23 октября 2024
В статье рассматриваются аспекты организации кадрового архива с учетом требований законодательства РФ по хранению юридически значимых документов.
Кадровый электронный документооборот в компании ГУП «ТЭК СПб»
- 14 октября 2024
- Статьи
Предпосылки внедрения КЭДО в ГУП «ТЭК СПб»
Государственное унитарное предприятие «Топливно-энергетический комплекс Санкт-Петербурга» – одна из ведущих теплоэнергетических компаний Северо-Запада. Компания использует решения для электронного документооборота с 2009 года, а платформу Docsvision – c 2014. За это время система видоизменилась и трансформировалась из СЭД в CSP (Content Service Platform), систему управления корпоративным контентом, подразумевающую отказ от монолитной архитектуры ECM-систем в пользу платформы и набора сервисов. Трансформации из СЭД в CSP помогли Low-Code инструменты платформы Docsvision, так как доработка и кастомизация системы – неотъемлемая часть CSP-решений. Внедрением платформы занималась компания «Digital design»
Сейчас в компании с помощью платформы Docsvision поддерживаются целый ряд процессов: от кадрового электронного документооборота и системы хранения электронных документов до мобильного приложения «Автоматизированное рабочее место Руководителя» и автоматизации работы со сметной документацией. Настроены интеграции с «Единой системой электронного документооборота и делопроизводства исполнительных органов государственной власти Санкт Петербурга» (ЕСЭДД), СБИС, облачным УЦ Контур и системой 1С.
Сегодня Docsvision в компании ГУП «ТЭК СПб» это 2500 пользователей, 3,5 млн документов и более 100 процессов.
В январе 2023 года в компании стартовал новый проект – внедрение кадрового электронного документооборота (КЭДО). Предпосылкой для внедрения проекта послужила необходимость оптимизации затрат и упрощения КДО: сокращение временных, логистических и материальных затрат. У отдела кадров уже имелся положительный опыт работы с информационными системами, поэтому внедрение КЭДО стало логичным этапом развития IT-структуры ГУП «ТЭК СПб».
Основные цели проекта – повышение прозрачности бизнес-процессов, эффективности сотрудников, сохранности персональных данных и одновременное сокращение материальных издержек компании. Также было необходимо решить существующие проблемы – затягивание сроков подписания документов, в том числе массовых, сложная логистика из-за территориальной распределённости сотрудников и необходимости личного посещения отдела кадров, большой объем бумажных документов.
В ходе внедрения кадрового электронного документооборота были цифровизованы следующие процессы:
- подписание трудовых договоров, дополнительных соглашений;
- договоров займа и поручительства;
- подача заявлений сотрудником, ознакомление с кадровыми документами;
- ознакомление с ЛНА и должностными инструкциями при приёме или переводе;
- подписание табеля учёта рабочего времени, работа с документами индивидуального характера;
- формирование доверенностей на получение материальных ценностей и ведение договоров материальной ответственности, формирование денежных отчётных документов.
На базе платформы Docsvision была создана система длительного хранения электронных документов юридической значимости (СХЭД), которая полностью соответствует законодательству РФ в части организации архива: Приказу Росархива от 31.07.2023 N 77 и Федеральному закону от 22.10.2004 №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», а также трудовому кодексу РФ.
В результате внедрения кадрового электронного документооборота на платформе Docsvision срок обработки и подписания сократился с двух недель до нескольких часов, существенно сократились материальные расходы компании.
Проект получил положительные оценки сотрудников – 5 из 5!
В 2024 году проект получил диплом конкурса «Лучшие кадровые технологии Северо-западного округа-2024» в номинации «Лучшая кадровая технология работы с персоналом». Организаторами ежегодного конкурса являются Администрация Губернатора Санкт-Петербурга и ГБОУ ДПО СПб «Корпоративный университет Администрации Санкт-Петербурга – центр развития компетенций государственных и муниципальных служащих». В конкурсе участвовало более 90 компаний, а в номинации «Лучшая кадровая технология работы с персоналом» было представлено 17 проектов.
Высокие оценки пользователей и специалистов проект получил благодаря преимуществам Кадрового электронного документооборота на платформе Docsvision – возможность тонкой и гибкой настройки с учётом специфики и бизнес-процессов конкретной компании, масштабируемости решения и возможности поддержки КЭДО на десятки тысяч сотрудников.