Как электронный архив организации помогает снизить издержки? 3 проверенных способа.

• 8 июля 2020
• Статьи

Потребность в информации о договорах, счетах, согласованных актах и проектной документации может возникнуть внезапно из-за проверки надзирательных органов или просто в ходе процесса подготовки отчёта или статистики за длительный период. Удобно, когда сотрудники имеют доступ к безопасному хранилищу со всеми данными. Неудобно, когда бумажные документы существенно ограничивают оперативный доступ к информации.

Хранение документов в электронном архиве позволяет максимально эффективно использовать важные бизнес-ресурсы: время и деньги.

Как электронный архив может оптимизировать работу организации и снизить операционные затраты?

1. Повышение эффективности рабочих процессов

Электронный архив организует мгновенный доступ к информации по нужным параметрам. Если раньше сотруднику на поиск документа могло потребоваться от 10 минут, чтобы найти нужную папку, а в ней требуемую бумагу, то в электронном виде поиск занимает меньше минуты и не требует переключения между задачами.

Электронный архив может помочь:

• использовать интеллектуальные методы поиска по различным параметрам: по ключевым словам, по дате, за период и другое;
• минимизировать риски потери документов;
• хранить копии и распространять нужные документы по электронной почте;
• снизить число канцелярских ошибок.

В результате экономии времени на поиск нужных документов сотрудники могут сосредоточиться на важных для бизнеса целях:

• встречаться с клиентами для заключения сделок;
• оперативно отвечать на запросы аудиторов, регуляторов, клиентов на предоставление документов и архивных сведений;
• в результате качественно обслуживать клиентов без угрызений совести за потерю времени на работу с документами и поиск нужной информации.

Внедрение электронного документооборота в Уральском регионе ПАО «Ростелеком» сократило время поиска нужного документа до 3 сек, при этом архив состоял из более чем  1,5 миллионов (!) договоров. Ранее, без единой системы хранения, поиск нужных документов требовал больших временных трудозатрат, так как приходилось открывать множество Excel-файлов в поисках нужных сведений.

2. Удалённый доступ к документам и улучшение коммуникации между департаментами

Электронный архив позволяет легко обмениваться нужными документами в электронном виде с коллегами, находясь в офисе или на удалённой работе. Доступ к электронному архиву может быть реализован:

• удалённо, через интернет-подключение. В этом случае документы доступны сотруднику в любом месте, где есть доступ к сети интернет;
• через интеграцию с веб-сайтом или порталом компании.

Какой бы способ вы ни выбрали, убедитесь, что соблюдается баланс между доступностью и безопасностью. Электронный архив не только предоставляет доступ к документам, но и контролирует, какие документы доступны и каким сотрудникам. Работайте практически из любого места: веб-браузеры, смартфоны, планшеты, операционные системы и оборудование.

В компании «Центр финансовых технологий» электронный архив первичных финансовых документов значительно упростил для сотрудников бухгалтерии подготовку и отправку отчётности в ответ на запросы контролирующих органов (ФНС) через СБИС. 

3. Снижение затрат на хранение документов, организацию офисных помещений

Внедрение и заполнение электронного архива требует предварительных затрат и вложений. Однако, в долгосрочной перспективе эти издержки окупаются. После внедрения электронного архива организация может сэкономить:

• на переоборудовании места, где раньше хранились документы, в рабочие места или производство для деятельности, приносящей доход компании;
• на сокращении времени простоя в случае вынужденной удалённой работы.

На предприятии «Сокол-АТС», которое занимается производством телекоммуникационной техники, деталей и изделий для авиастроения, судостроения, проектирования и изготовления инструмента, электронный архив собрал в себя сведения по всей проектной документации в едином месте. Ранее некоторые чертежи хранились в цехах, некоторые в «бумажных» архивах. Централизация хранения упростила поиск, доступ, отправку заданий по помещённым в электронный архив документам. Предприятие получило удобный инструмент не только для повышения порядка в документах, но и контроля исполнительской дисциплины сотрудников. 

Как на практике работать с электронным архивом?

На платформе Docsvision можно создать электронный архив различных данных компании: документов, файлов, скан-копий, медиафайлов. В 9-минутном ролике продемонстрированы основные функции для работы с данными в электронном архиве, а также показан пример загрузки иерархии папок с файлами из файловой системы в Docsvision.

Оцифровка документов и управление электронным архивом позволяет организации исключить возню с бумажными документами, где нет функции автоматического поиска, и улучшить совместную работу между отделами, с партнёрами и клиентами. В результате сотрудники переключаются с канцелярских задач на задачи, которые могут принести доход компании.