Array
(
    [Sub_Class_ID] => 160
    [Subdivision_ID] => 45
    [Class_ID] => 80
    [Sub_Class_Name] => Статьи
    [Priority] => 0
    [Read_Access_ID] => 1
    [Write_Access_ID] => 3
    [EnglishName] => stati
    [Checked] => 1
    [Catalogue_ID] => 1
    [Edit_Access_ID] => 3
    [Checked_Access_ID] => 3
    [Delete_Access_ID] => 3
    [Subscribe_Access_ID] => 0
    [Moderation_ID] => 1
    [DaysToHold] => 0
    [AllowTags] => 0
    [RecordsPerPage] => 20
    [MinRecordsInInfoblock] => 
    [MaxRecordsInInfoblock] => 
    [SortBy] => 
    [Created] => 2018-07-10 17:44:20
    [LastUpdated] => 2020-04-20 23:54:18
    [DefaultAction] => index
    [NL2BR] => 0
    [UseCaptcha] => 0
    [CustomSettings] => 
    [Class_Template_ID] => 203
    [isNaked] => 0
    [AllowRSS] => 0
    [AllowXML] => 0
    [SrcMirror] => 0
    [Edit_Class_Template] => 0
    [Admin_Class_Template] => 0
    [TableViewMode] => 1
    [Cache_Access_ID] => 2
    [Cache_Lifetime] => 0
    [CacheForUser] => 0
    [Comment_Rule_ID] => 0
    [sysTbl] => 0
    [_nc_final] => 1
    [Class_Name] => Раздел инфоцентра
    [Class_Group] => Шаблоны компонентов
    [Keyword] => information_center_section
    [ObjectNameSingular] => 
    [ObjectNamePlural] => 
    [FormPrefix] => 
    [FormSuffix] => 
    [RecordTemplate] => 
    [RecordTemplateFull] => 
    [TitleTemplate] => $f_Title
    [TitleList] => 
    [UseAltTitle] => 1
    [AddTemplate] => 
    [EditTemplate] => 
    [AddActionTemplate] => 
    [EditActionTemplate] => 
    [SearchTemplate] => 
    [FullSearchTemplate] => 
    [SubscribeTemplate] => 
    [System_Table_ID] => 0
    [Settings] => 
    [AddCond] => 
    [EditCond] => 
    [SubscribeCond] => 
    [DeleteCond] => 
    [CheckActionTemplate] => 
    [DeleteActionTemplate] => 
    [CustomSettingsTemplate] => 
    [ClassDescription] => 
    [DeleteTemplate] => 
    [ClassTemplate] => 80
    [Type] => useful
    [File_Mode] => 1
    [File_Path] => /docsvision_infocenter_materials/information_center_section/
    [File_Hash] => dcf6ac53f87850ed8401302f6d6f4d37
    [FieldsInTableView] => 
    [IsAuxiliary] => 0
    [IsOptimizedForMultipleMode] => 0
    [DisableBlockMarkup] => 1
    [Real_Class_ID] => 203
    [Subdivision_Name] => Статьи
    [Hidden_URL] => /info-centr/articles/
    [Hidden_Host] => docsvision.com
    [Sub_Class_Settings] => 
    [convert2txt] => $f_Title = htmlspecialchars($f_Title, ENT_QUOTES, $nc_core->NC_CHARSET, false);
$f_SubTitle = htmlspecialchars($f_SubTitle, ENT_QUOTES, $nc_core->NC_CHARSET, false);
$f_ShortDescription = htmlspecialchars($f_ShortDescription, ENT_QUOTES, $nc_core->NC_CHARSET, false);
$f_Subdivisions = htmlspecialchars($f_Subdivisions, ENT_QUOTES, $nc_core->NC_CHARSET, false);
$f_ExternalLink = htmlspecialchars($f_ExternalLink, ENT_QUOTES, $nc_core->NC_CHARSET, false);
)

Как электронный архив организации помогает снизить издержки? 3 проверенных способа.

Потребность в информации о договорах, счетах, согласованных актах и проектной документации может возникнуть внезапно из-за проверки надзирательных органов или просто в ходе процесса подготовки отчёта или статистики за длительный период. Удобно, когда сотрудники имеют доступ к безопасному хранилищу со всеми данными. Неудобно, когда бумажные документы существенно ограничивают оперативный доступ к информации.

Хранение документов в электронном архиве позволяет максимально эффективно использовать важные бизнес-ресурсы: время и деньги.

Как электронный архив может оптимизировать работу организации и снизить операционные затраты?

1. Повышение эффективности рабочих процессов

Электронный архив организует мгновенный доступ к информации по нужным параметрам. Если раньше сотруднику на поиск документа могло потребоваться от 10 минут, чтобы найти нужную папку, а в ней требуемую бумагу, то в электронном виде поиск занимает меньше минуты и не требует переключения между задачами.

Электронный архив может помочь:

  • использовать интеллектуальные методы поиска по различным параметрам: по ключевым словам, по дате, за период и другое;
  • минимизировать риски потери документов;
  • хранить копии и распространять нужные документы по электронной почте;
  • снизить число канцелярских ошибок.

В результате экономии времени на поиск нужных документов сотрудники могут сосредоточиться на важных для бизнеса целях:

  • встречаться с клиентами для заключения сделок;
  • оперативно отвечать на запросы аудиторов, регуляторов, клиентов на предоставление документов и архивных сведений;
  • в результате качественно обслуживать клиентов без угрызений совести за потерю времени на работу с документами и поиск нужной информации.

Внедрение электронного документооборота в Уральском регионе ПАО «Ростелеком» сократило время поиска нужного документа до 3 сек, при этом архив состоял из более чем  1,5 миллионов (!) договоров. Ранее, без единой системы хранения, поиск нужных документов требовал больших временных трудозатрат, так как приходилось открывать множество Excel-файлов в поисках нужных сведений.

2. Удалённый доступ к документам и улучшение коммуникации между департаментами

Электронный архив позволяет легко обмениваться нужными документами в электронном виде с коллегами, находясь в офисе или на удалённой работе. Доступ к электронному архиву может быть реализован:

  • удалённо, через интернет-подключение. В этом случае документы доступны сотруднику в любом месте, где есть доступ к сети интернет;
  • через интеграцию с веб-сайтом или порталом компании.

Какой бы способ вы ни выбрали, убедитесь, что соблюдается баланс между доступностью и безопасностью. Электронный архив не только предоставляет доступ к документам, но и контролирует, какие документы доступны и каким сотрудникам. Работайте практически из любого места: веб-браузеры, смартфоны, планшеты, операционные системы и оборудование.

В компании «Центр финансовых технологий» электронный архив первичных финансовых документов значительно упростил для сотрудников бухгалтерии подготовку и отправку отчётности в ответ на запросы контролирующих органов (ФНС) через СБИС. 

3. Снижение затрат на хранение документов, организацию офисных помещений

Внедрение и заполнение электронного архива требует предварительных затрат и вложений. Однако, в долгосрочной перспективе эти издержки окупаются. После внедрения электронного архива организация может сэкономить:

  • на переоборудовании места, где раньше хранились документы, в рабочие места или производство для деятельности, приносящей доход компании;
  • на сокращении времени простоя в случае вынужденной удалённой работы.

На предприятии «Сокол-АТС», которое занимается производством телекоммуникационной техники, деталей и изделий для авиастроения, судостроения, проектирования и изготовления инструмента, электронный архив собрал в себя сведения по всей проектной документации в едином месте. Ранее некоторые чертежи хранились в цехах, некоторые в «бумажных» архивах. Централизация хранения упростила поиск, доступ, отправку заданий по помещённым в электронный архив документам. Предприятие получило удобный инструмент не только для повышения порядка в документах, но и контроля исполнительской дисциплины сотрудников. 

Как на практике работать с электронным архивом?

На платформе Docsvision можно создать электронный архив различных данных компании: документов, файлов, скан-копий, медиафайлов. В 9-минутном ролике продемонстрированы основные функции для работы с данными в электронном архиве, а также показан пример загрузки иерархии папок с файлами из файловой системы в Docsvision.

Оцифровка документов и управление электронным архивом позволяет организации исключить возню с бумажными документами, где нет функции автоматического поиска, и улучшить совместную работу между отделами, с партнёрами и клиентами. В результате сотрудники переключаются с канцелярских задач на задачи, которые могут принести доход компании.

Рассчитайте стоимость внедрения электронного архива
Похожие публикации
7 сентября 2021
Отвечаем на вопрос: как предоставить доступ к внутренней информационной системе, бухгалтерской и налоговой отчётностям согласно регламентам ФНС, не нарушая политику предприятия?
29 июля 2021
Когда в компании назревает потребность во внедрении системы электронного документооборота, часто выбор решения ложится на руководителей ИТ-отдела. Всегда хочется выбрать разумное лучшее, учесть максимум нюансов на старте и реализовать проект успешно.
Подпишитесь на рассылку
Нажимая на кнопку «Отправить», вы даёте согласие на обработку ваших персональных данных, в соответствии с политикой «ДоксВижн» в отношении обработки персональных данных.