Когда в компании назревает потребность во внедрении системы электронного документооборота для решения внутренних бизнес-задач, часто анализ и подбор системы ложится на руководителей ИТ-отдела. Всегда хочется сделать лучший выбор, учесть максимум потребностей на старте и реализовать проект успешно.
Современные системы электронного документооборота закрывают широкий пул бизнес-задач: от согласования договоров и централизованного хранения всех документов в архиве до улучшения исполнительской дисциплины и повышения прозрачности бизнес-процессов.
Базовый выбор, с которым сталкивается ИТ-отдел: сделать всё самостоятельно или внедрить «коробочное» решение. Сравним плюсы и минусы каждого варианта.
Внутренняя разработка была актуальна пару десятков лет назад, когда на рынке почти не было готовых программных продуктов. ИТ-отделу приходилось заниматься разработкой ИТ-систем in-house. Из-за высокой стоимости этот путь сегодня выбирает всё меньше компаний.
«Коробка» подходит компаниям с небольшим и довольно стандартным набором задач. Идеально для тех, кому важно, чтобы электронный документооборот заработал уже завтра.
Современный рынок СЭД предлагает большой выбор платформенных решений с возможностью расширения функциональности и масштабирования. Система электронного документооборота на платформе выступает базисом для построения бизнес-решений.
Взвесив все плюсы и минусы вышеприведённых вариантов, можно утверждать, что платформа – оптимальный выбор для цифровизации документооборота. Остаётся выбрать именно подходящую для компании систему электронного документооборота.
1. Сформировать требования к СЭД с учётом бизнес-процессов.
Важно уточнить бизнес-задачи, которые должна решать система сейчас и в будущем. Тогда получится сформулировать чёткие требования к системе. Речь не идёт о скоринговых таблицах на 100 вкладок, в которых прописаны требования к вендорам. На практике такие таблицы неэффективны. Как правило, все вендоры могут всё. Важно выделить основное и найти понимание, для чего нужна та или иная функция, какие задачи должны решаться в первую очередь, а какие возможности обеспечиваются в перспективе.
2. Изучить рейтинги СЭД и проанализировать отзывы.
При изучении рынка доверяйте рейтингам известных компаний с объективными показателями – количеством проектов, количеством пользователей, масштабами проектов и прочими статистическими данными. Собирая отзывы, учитывайте, что мнения субъективны и могут искажать действительность. Выясняйте причины выбора или отказа от системы.
3. Изучить презентации СЭД.
Презентации и видеообзоры функциональности позволят понять возможности систем. Во время презентации уточните для себя, соответствуют ли те или иные возможности предлагаемых СЭД требованиям к системе, которые были сформулированы на 1 шаге.
4. Протестировать СЭД на кейсе бизнеса.
Сформулируйте небольшой кейс и попросите подрядчика спроектировать и настроить систему. Попробуйте поработать в пилотном режиме. Этот шаг позволит оценить сильные и слабые места. Не бойтесь задавать вендорам уточняющие вопросы. Демоверсии можно донастроить под прототипные шаблоны процессов компании. Это позволит оценить преимущества систем.
5. Выбрать команду внедрения СЭД.
Крайне важны компетенции и экспертиза интегратора. От них зависит, насколько система будет отвечать заявленным требованиям, как эффективно развивать её в дальнейшем. На основании опроса составьте ТОП-3 или ТОП-5 подходящих систем и делайте свой выбор.
Дополнительно в помощь всем, кто планирует свой путь от идеи внедрения СЭД до полноценной работающей системы, которой довольны топ-менеджмент и пользователи, мы сформировали дорожную карту с пошаговым алгоритмом. Над этой методикой внедрения и развития СЭД работали эксперты, за плечами которых свыше 40 проектов интеграции корпоративных ИТ-систем. Материал поможет вам пройти путь от выбора до старта эксплуатации СЭД максимально быстро и решить задачи, поставленные бизнесом.
