ТОП-5 советов. Как внедрить СЭД и решить бизнес-задачи в вашей компании?

Когда в компании назревает потребность во внедрении системы электронного документооборота для решения внутренних бизнес-задач, часто анализ и подбор системы ложится на руководителей ИТ-отдела. Всегда хочется сделать лучший выбор, учесть максимум потребностей на старте и реализовать проект успешно.

Современные системы электронного документооборота закрывают широкий пул бизнес-задач: от согласования договоров и централизованного хранения всех документов в архиве до улучшения исполнительской дисциплины и повышения прозрачности бизнес-процессов.

Базовый выбор, с которым сталкивается ИТ-отдел: сделать всё самостоятельно или внедрить «коробочное» решение. Сравним плюсы и минусы каждого варианта.

Выбор системы электронного документооборота: плюсы и минусы коробки, платформы и внутренней разработки

Внутренняя разработка СЭД

Внутренняя разработка была актуальна пару десятков лет назад, когда на рынке почти не было готовых программных продуктов. ИТ-отделу приходилось заниматься разработкой ИТ-систем in-house. Из-за высокой стоимости этот путь сегодня выбирает всё меньше компаний.

Преимущества внутренней разработки
  • Cоздаётся точно под бизнес с учётом всех требований и пожеланий.
  • Независимость от вендоров и ИТ-интеграторов. Решение будет принадлежать только заказчику.
  • Нет ограничений по развитию. Всегда сохраняется возможность доработки СЭД с учётом возникающих задач и требований.
Недостатки внутренней разработки
  • 100% загрузка ИТ-отдела. Не каждая компания способна содержать штат разработчиков, которые будут заниматься исключительно одной задачей.
  • Полная ответственность за работу и функциональность системы лежит на ИТ-отделе.
  • Непредсказуемые сроки реализации проекта. Как правило, внутренняя разработка движется с минимальным приоритетом, и процесс реализации проекта существенно затягивается.

«Коробочное» решение СЭД

«Коробка» подходит компаниям с небольшим и довольно стандартным набором задач. Идеально для тех, кому важно, чтобы электронный документооборот заработал уже завтра.

Преимущества «коробки»
  • Фиксированная стоимость и дешевле проекта разработки.
  • Можно быстро развернуть, буквально «в пару кликов», и начать работать.
  • Готовая функциональность.
Недостатки систем «из коробки»
  • Необходимо подстраиваться под заложенную функциональность. На второй план уходят требования компании, приходится довольствоваться тем, что предлагает коробочное решение.
  • Зависимость от поставщика. «Коробку» разрабатывает вендор, и покупатель зависит того, как часто появляются обновления, насколько быстро внедряются актуальные требования к электронному документообороту.
  • Ограничения в развитии и кастомизации. Коробочное решение не рассчитано на новые, нестандартные и сложные задачи. Зачастую компаниям приходится устанавливать 5-6 таких систем, чтобы покрывать растущие потребности документооборота.

СЭД на платформе – «золотая середина»

Современный рынок СЭД предлагает большой выбор платформенных решений с возможностью расширения функциональности и масштабирования. Система электронного документооборота на платформе выступает базисом для построения бизнес-решений.

 
Преимущества платформы
  • Возможность адаптировать систему под любые требования бизнеса.
  • Независимость от поставщика. Платформа принадлежит клиенту, её можно развивать и масштабировать.
  • Нет ограничений по развитию. В отличие от коробочного решения, на платформе можно автоматизировать специальные процессы, которые характерны для конкретной отрасли или компании.
  • Частичная загрузка ИТ-отдела. Участие сотрудников ИТ-отдела требуется на этапе сопровождения. Работы по внедрению берёт на себя подрядчик, а ИТ-отдел руководит проектом и контролирует успешную интеграцию в существующий ИТ-ландшафт компании.
  • Ответственность на подрядчике. Все вопросы по внедрению системы (и её развитию, в случае продолжения сотрудничества) решает интегратор.
  • Фиксированные и управляемые сроки. Заказчик с момента утверждения ТЗ получает результат точно в срок, указанный в договоре.
Недостатки платформы
  • Относительно высокая стоимость на начальном этапе. СЭД на платформе обойдётся дороже коробочного решения. Причина в том, что это не одна узкая задача, а базис, на котором строятся все цифровые бизнес-процессы по работе с документами компании.
  • Длительный срок внедрения. Интеграция платформы занимает минимум 2-6 месяцев, начиная с аудита и анализа процессов, которые необходимо оцифровать. Платформа содержит базовые инструменты для работы с документами. При внедрении проводится адаптация под индивидуальные задачи компании, настраивается необходимая функциональность.

Взвесив все плюсы и минусы вышеприведённых вариантов, можно утверждать, что платформа – оптимальный выбор для цифровизации документооборота. Остаётся выбрать именно подходящую для компании систему электронного документооборота.

5 советов для выбора «правильной» СЭД

1. Сформировать требования к СЭД с учётом бизнес-процессов.
Важно уточнить бизнес-задачи, которые должна решать система сейчас и в будущем. Тогда получится сформулировать чёткие требования к системе. Речь не идёт о скоринговых таблицах на 100 вкладок, в которых прописаны требования к вендорам. На практике такие таблицы неэффективны. Как правило, все вендоры могут всё. Важно выделить основное и найти понимание, для чего нужна та или иная функция, какие задачи должны решаться в первую очередь, а какие возможности обеспечиваются в перспективе.

2. Изучить рейтинги СЭД и проанализировать отзывы.
При изучении рынка доверяйте рейтингам известных компаний с объективными показателями – количеством проектов, количеством пользователей, масштабами проектов и прочими статистическими данными. Собирая отзывы, учитывайте, что мнения субъективны и могут искажать действительность. Выясняйте причины выбора или отказа от системы. 

3. Изучить презентации СЭД.
Презентации и видеообзоры функциональности позволят понять возможности систем. Во время презентации уточните для себя, соответствуют ли те или иные возможности предлагаемых СЭД требованиям к системе, которые были сформулированы на 1 шаге.

4. Протестировать СЭД на кейсе бизнеса.
Сформулируйте небольшой кейс и попросите подрядчика спроектировать и настроить систему. Попробуйте поработать в пилотном режиме. Этот шаг позволит оценить сильные и слабые места. Не бойтесь задавать вендорам уточняющие вопросы. Демоверсии можно донастроить под прототипные шаблоны процессов компании. Это позволит оценить преимущества систем. 

5. Выбрать команду внедрения СЭД.
Крайне важны компетенции и экспертиза интегратора. От них зависит, насколько система будет отвечать заявленным требованиям, как эффективно развивать её в дальнейшем. На основании опроса составьте ТОП-3 или ТОП-5 подходящих систем и делайте свой выбор.

Дополнительно в помощь всем, кто планирует свой путь от идеи внедрения СЭД до полноценной работающей системы, которой довольны топ-менеджмент и пользователи, мы сформировали дорожную карту с пошаговым алгоритмом. Над этой методикой внедрения и развития СЭД работали эксперты, за плечами которых свыше 40 проектов интеграции корпоративных ИТ-систем. Материал поможет вам пройти путь от выбора до старта эксплуатации СЭД максимально быстро и решить задачи, поставленные бизнесом.

Скачать дорожную карту внедрения СЭД

Похожие публикации
15 октября 2021
Одним из инструментов решения задачи сохранности данных является электронная подпись (ЭП).
7 сентября 2021
Отвечаем на вопрос: как предоставить доступ к внутренней информационной системе, бухгалтерской и налоговой отчётностям согласно регламентам ФНС, не нарушая политику предприятия?
Подпишитесь на рассылку
Нажимая на кнопку «Отправить», вы даёте согласие на обработку ваших персональных данных, в соответствии с политикой «ДоксВижн» в отношении обработки персональных данных.