ТОП-5 советов. Как внедрить СЭД и решить бизнес-задачи в вашей компании?
-
- 29 июля 2021
- Статьи
Когда в компании назревает потребность во внедрении системы электронного документооборота для решения внутренних бизнес-задач, часто анализ и подбор системы ложится на руководителей ИТ-отдела. Всегда хочется сделать лучший выбор, учесть максимум потребностей на старте и реализовать проект успешно.
Современные системы электронного документооборота закрывают широкий пул бизнес-задач: от согласования договоров и централизованного хранения всех документов в архиве до улучшения исполнительской дисциплины и повышения прозрачности бизнес-процессов.
Базовый выбор, с которым сталкивается ИТ-отдел: сделать всё самостоятельно или внедрить «коробочное» решение. Сравним плюсы и минусы каждого варианта.
Внутренняя разработка СЭД
Внутренняя разработка была актуальна пару десятков лет назад, когда на рынке почти не было готовых программных продуктов. ИТ-отделу приходилось заниматься разработкой ИТ-систем in-house. Из-за высокой стоимости этот путь сегодня выбирает всё меньше компаний.
Преимущества внутренней разработки
- Cоздаётся точно под бизнес с учётом всех требований и пожеланий.
- Независимость от вендоров и ИТ-интеграторов. Решение будет принадлежать только заказчику.
- Нет ограничений по развитию. Всегда сохраняется возможность доработки СЭД с учётом возникающих задач и требований.
Недостатки внутренней разработки
- 100% загрузка ИТ-отдела. Не каждая компания способна содержать штат разработчиков, которые будут заниматься исключительно одной задачей.
- Полная ответственность за работу и функциональность системы лежит на ИТ-отделе.
- Непредсказуемые сроки реализации проекта. Как правило, внутренняя разработка движется с минимальным приоритетом, и процесс реализации проекта существенно затягивается.
«Коробочное» решение СЭД
«Коробка» подходит компаниям с небольшим и довольно стандартным набором задач. Идеально для тех, кому важно, чтобы электронный документооборот заработал уже завтра.
Преимущества «коробки»
- Фиксированная стоимость и дешевле проекта разработки.
- Можно быстро развернуть, буквально «в пару кликов», и начать работать.
- Готовая функциональность.
Недостатки систем «из коробки»
- Необходимо подстраиваться под заложенную функциональность. На второй план уходят требования компании, приходится довольствоваться тем, что предлагает коробочное решение.
- Зависимость от поставщика. «Коробку» разрабатывает вендор, и покупатель зависит того, как часто появляются обновления, насколько быстро внедряются актуальные требования к электронному документообороту.
- Ограничения в развитии и кастомизации. Коробочное решение не рассчитано на новые, нестандартные и сложные задачи. Зачастую компаниям приходится устанавливать 5-6 таких систем, чтобы покрывать растущие потребности документооборота.
СЭД на платформе – «золотая середина»
Современный рынок СЭД предлагает большой выбор платформенных решений с возможностью расширения функциональности и масштабирования. Система электронного документооборота на платформе выступает базисом для построения бизнес-решений.
Преимущества платформы
- Возможность адаптировать систему под любые требования бизнеса.
- Независимость от поставщика. Платформа принадлежит клиенту, её можно развивать и масштабировать.
- Нет ограничений по развитию. В отличие от коробочного решения, на платформе можно автоматизировать специальные процессы, которые характерны для конкретной отрасли или компании.
- Частичная загрузка ИТ-отдела. Участие сотрудников ИТ-отдела требуется на этапе сопровождения. Работы по внедрению берёт на себя подрядчик, а ИТ-отдел руководит проектом и контролирует успешную интеграцию в существующий ИТ-ландшафт компании.
- Ответственность на подрядчике. Все вопросы по внедрению системы (и её развитию, в случае продолжения сотрудничества) решает интегратор.
- Фиксированные и управляемые сроки. Заказчик с момента утверждения ТЗ получает результат точно в срок, указанный в договоре.
Недостатки платформы
- Относительно высокая стоимость на начальном этапе. СЭД на платформе обойдётся дороже коробочного решения. Причина в том, что это не одна узкая задача, а базис, на котором строятся все цифровые бизнес-процессы по работе с документами компании.
- Длительный срок внедрения. Интеграция платформы занимает минимум 2-6 месяцев, начиная с аудита и анализа процессов, которые необходимо оцифровать. Платформа содержит базовые инструменты для работы с документами. При внедрении проводится адаптация под индивидуальные задачи компании, настраивается необходимая функциональность.
Взвесив все плюсы и минусы вышеприведённых вариантов, можно утверждать, что платформа – оптимальный выбор для цифровизации документооборота. Остаётся выбрать именно подходящую для компании систему электронного документооборота.
5 советов для выбора «правильной» СЭД
1. Сформировать требования к СЭД с учётом бизнес-процессов.
Важно уточнить бизнес-задачи, которые должна решать система сейчас и в будущем. Тогда получится сформулировать чёткие требования к системе. Речь не идёт о скоринговых таблицах на 100 вкладок, в которых прописаны требования к вендорам. На практике такие таблицы неэффективны. Как правило, все вендоры могут всё. Важно выделить основное и найти понимание, для чего нужна та или иная функция, какие задачи должны решаться в первую очередь, а какие возможности обеспечиваются в перспективе.
2. Изучить рейтинги СЭД и проанализировать отзывы.
При изучении рынка доверяйте рейтингам известных компаний с объективными показателями – количеством проектов, количеством пользователей, масштабами проектов и прочими статистическими данными. Собирая отзывы, учитывайте, что мнения субъективны и могут искажать действительность. Выясняйте причины выбора или отказа от системы.
3. Изучить презентации СЭД.
Презентации и видеообзоры функциональности позволят понять возможности систем. Во время презентации уточните для себя, соответствуют ли те или иные возможности предлагаемых СЭД требованиям к системе, которые были сформулированы на 1 шаге.
4. Протестировать СЭД на кейсе бизнеса.
Сформулируйте небольшой кейс и попросите подрядчика спроектировать и настроить систему. Попробуйте поработать в пилотном режиме. Этот шаг позволит оценить сильные и слабые места. Не бойтесь задавать вендорам уточняющие вопросы. Демоверсии можно донастроить под прототипные шаблоны процессов компании. Это позволит оценить преимущества систем.
5. Выбрать команду внедрения СЭД.
Крайне важны компетенции и экспертиза интегратора. От них зависит, насколько система будет отвечать заявленным требованиям, как эффективно развивать её в дальнейшем. На основании опроса составьте ТОП-3 или ТОП-5 подходящих систем и делайте свой выбор.
Дополнительно в помощь всем, кто планирует свой путь от идеи внедрения СЭД до полноценной работающей системы, которой довольны топ-менеджмент и пользователи, мы сформировали дорожную карту с пошаговым алгоритмом. Над этой методикой внедрения и развития СЭД работали эксперты, за плечами которых свыше 40 проектов интеграции корпоративных ИТ-систем. Материал поможет вам пройти путь от выбора до старта эксплуатации СЭД максимально быстро и решить задачи, поставленные бизнесом.