Электронная подпись в кадровом документообороте (КЭДО)

• 
  Владимир Андреев
• 2 июля 2022
• Статьи

Совсем недавно кадровый документооборот был одним из главных препятствий полного отказа от бумаги в работе организации, так как законодательство требовало оформлять существенную часть документов в бумажном виде и получать собственноручные подписи сотрудника. Однако принятый в ноябре 2021 года закон N 377-ФЗ "О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации" радикально меняет ситуацию. Он обеспечивает возможность практически полного перехода на цифровой кадровый документооборот, что стало предметом активного обсуждения в профессиональном сообществе. А 1 июля 2022 года было утверждено постановление Правительства РФ №1192 о воз­можнос­ти подписывать и обмениваться кадровыми документами с работниками через пор­та­л «Го­сус­лу­ги».

Этим нововведениям мы посвятили специальный вебинар: разобрали реальные кейсы компаний, которые уже перешли на КЭДО, сложности и практику применения различных типов электронной подписи в работе кадровой службы и отдела персонала.

Запись вебинара о внедрении системы КЭДО, типах электронной подписи,
организации хранения, обработки и предоставления по запросу кадровых электронных документов

В этой статье отметим основные изменения, которые коснулись документооборота в сфере трудовых отношений.

Что нового в ЭДО для кадров?

1. Все документы кадрового делопроизводства могут быть переведены в электронный вид.

Исключение сделано только для трёх видов документов:

• акты о несчастном случае на производстве по установленной форме;
• приказы (распоряжения) об увольнении работника;
• документы, подтверждающие прохождение инструктажей по охране труда.

Все остальные документы могут оформляться в электронном виде без обязательства хранить их бумажные копии. Теперь это закреплено нормативной базой.

2. Для перехода на КЭДО в локальные нормативные акты (ЛНА) необходимо внести изменения.
Следует разработать регламенты формирования и процессов обработки электронных документов. В ЛНА необходимо описать порядок взаимодействия с системой электронного документооборота, в качестве которой может использоваться СЭД работодателя или сервис «Работа в России».

3. Согласие работников на использование ЭДО.
Для сотрудников, принятых на работу до 31 декабря 2021 года, требуется письменное согласие на использование ЭДО в его отношении, иначе организация обязана продолжать бумажный документооборот с данным сотрудником. С сотрудниками, которые принимаются на работу с 2022 г., можно сразу оформить такое согласие в электронном виде, а для начинающих стаж после 31 декабря 2021 года согласие не требуется.

4. Зафиксированы типы электронной подписи, которые следует использовать для подписания документов, сопровождающих трудовые отношения. Подробное описание условий их применения можно найти в самом законе, мы же ограничимся кратким пояснением.

• Работодатель в СЭД должен применять Усиленную Квалифицированную Электронную Подпись (УКЭП) для оформления некоторых документов. Работник для подписания всех документов может использовать Усиленную Неквалифицированную Электронную Подпись (УНЭП). Допустимо использовать УНЭП, выданную с использованием инфраструктуры электронного правительства или используемой СЭД, если это определено соглашением сторон трудового договора.
• При использовании для КЭДО сервиса «Работа в России» работодатель может использовать УКЭП или УНЭП, выданную с использованием инфраструктуры электронного правительства. Для работника же будет достаточно использовать простую электронную подпись (ПЭП), ключ которой получен при личной явке в соответствии с установленными Правительством Российской Федерации правилами использования простой электронной подписи при обращении за получением государственных и муниципальных услуг в электронной форме.

Как настроить электронные подписи (ЭП) в СЭД?

Раньше дороговизна и сложность использования УКЭП для большого числа сотрудников тормозили переход на КЭДО. Теперь новый закон допускает работодателю использовать несколько ключей УКЭП, то есть не для всех сотрудников. Также Минцифры развивают и тестируют мобильное приложение Госключ, которое позволяет физическому лицу бесплатно получить электронную подпись (УНЭП и УКЭП). В результате стоимость владения КЭДО и сложность процесса кратно снизится. Подробно нюансы настройки различных типов подписей в системе электронного документооборота мы разбирали в специальном материале.

Дополнительно работодатели сталкивались с трудностями при массовом использовании ЭП. В новом ФЗ прописаны возможности использования работниками УНЭП. К УНЭП предъявляется меньше требований, чем к УКЭП. Уже сегодня есть возможность использовать облачные сервисы УНЭП (в отличие от облачной УКЭП, требования к сертификации которой ещё не определены, значит, невозможно её использовать). Облачные ЭП радикально упрощают процедуры сопровождения «ключевым хозяйством». Предусмотрена возможность использования ПЭП при использовании сервиса «Работа в России».

Для эффективной работы с кадровыми документами система электронного документооборота должна не только поддерживать возможность подключать и использовать различные виды ЭП как факт, но и предоставлять функции для удобного и быстрого исполнения оперативных задач. Например, директору необходимо подписывать дополнительные соглашения к трудовым договорам со всеми сотрудниками компании. Платформа Docsvision позволяет это сделать за несколько кликов в рамках одной операции, даже если документов больше 1000.

Массовое подписание документов электронной подписью в интерфейсе Docsvision.

Постановление №1192 от 01.07.2022 определяет способ обмена документами между работодателем и работником через портал Единый портал госуслуг (ЕГПУ): работодатель может передать документы, подписанные в своей СЭД, а работник – подписать их (при наличии верифицированной учётной записи в EСИА) или отравить из личного кабинета различного рода заявления, уведомления и т.п. Однако ещё не опубликованы методы API и протоколы обмена для технической реализации сквозного такого сценария. Также как и пока невозможно определить временные перспективы интеграции порталов «Госуслуги» и «Работа в России».

Какой вид ЭП выбрать работодателю?

Как наиболее оптимальные сегодня можно выделить три варианта организации электронной подписи для массового использования работниками:

1. Использовать сервис «Работа в России» как фронтенд приложение для взаимодействия работника и организации в процессах КЭДО. Сценарий не требует значительных издержек, но пока сложно реализуем. Потому что сам сервис ещё находится в стадии активной доработки, строгий взгляд опытного пользователя корпоративных систем документооборота отнесёт его скорее к MVP (минимально жизнеспособный продукт). Отметим его основные ограничения:
   • Невозможно подключить более 50 сотрудников от одной организации.
   • Отсутствует подсистема разграничения доступа для руководителей и кадровых работников.
   • Не разработаны функциональные интерфейсы для интеграции с СЭД или другими программными решениями организации, поэтому пока невозможно настроить сквозные процессы КЭДО.
   • Отсутствует система визирования документов несколькими пользователями перед подписанием.
   • Процедура получения ключа простой электронной подписи достаточно сложная, требует личной явки каждого работника.
     В результате сегодня использовать данный сервис сложно, особенно крупным организациями для комплексной автоматизации процессов КЭДО.
2. Развернуть собственную инфраструктуру УНЭП в ИС организации и встроить её в СЭД. Это реалистичный сценарий требует инвестиций в создание инфраструктуры. Не будем обсуждать нюансы развёртывания данной инфраструктуры. Отметим, что подобные инвестиции в инфраструктуру в ближайшей перспективе окупятся (в сравнении со следующим вариантом) при условии перевода на КЭДО более 1 500 сотрудников.
3. Использование облачного сервиса УНЭП одного из провайдеров, предоставляющих соответствующий сервис. Преимущества:
   • Для крупных компаний цена использования такого сервиса ниже, чем стоимость сертификата УКЭП.
   • Интеграция сервиса облачной УНЭП уже реализована в нашем продукте и появится в доступе в новом релизе web-клиента Docsvision.

Последние два варианта не только являются самыми реалистичными сегодня, но и позволяют увязать формальные требования к КЭДО, зафиксированные в законе, и бизнес-запросы на комплексную автоматизацию кадрового документооборота. А эта задача выходит далеко за пределы классического КДП.

КЭДО на базе Docsvision →

Владимир Андреев

Президент компании «ДоксВижн»