Госключ: как подписывать корпоративные документы?

• 
  Ирина Чеча
• 14 ноября 2022
• Статьи
• Новости

Технологии и законодательство, которые обеспечивают переход на цифровые процессы, активно развиваются последние 2 года. Усиленные электронные подписи становятся более доступными благодаря облачным технологиям и новым инициативам государства. В 2021 году Минцифры представили новое мобильное приложение Госключ как удобный и безопасный сервис для онлайн-подписания документов между физическими и юридическими лицами. С тех пор длится эксперимент, постепенно расширяется перечень видов документов, которые можно подписывать Госключом. О том, как работать с приложением Госключ, мы поговорили с Владимиром Андреевым, президентом компании «ДоксВижн».

Что такое Госключ? Это благо для компаний или барьер в будущей работе?

Госключ – это бесплатное государственное мобильное приложение, которое позволяет подписывать документы электронной подписью. С его помощью можно создавать ключи и наносить электронные подписи на юридически значимые документы, использовать и УКЭП, и УНЭП. Была сформирована нормативная база, внесены изменения в Трудовой Кодекс РФ, обозначена сфера применения Госключа: получение государственных услуг, заключение договоров при оказании услуг связи, а также подписание электронных документов в сфере трудовых отношений. Не вызывает сомнений, что постепенно спектр доступных для подписания документов будет расширяться.

В перспективе это приложение может стать решением для многих компании, позволив значительно сэкономить на организации электронного документооборота. Оно избавит работодателя от необходимости предоставлять сотрудникам средства подписания документов в случаях использования подписи физического лица, например, в контуре задач КЭДО.

Всё большую значимость приобретает организация найма удалённых сотрудников, помимо очевидных преимуществ дистанционного подписания с ними всех кадровых документов Госключ ещё и снимет риски: работодатель будет уверен, что это действительно реальный человек с подтверждёнными в государственном сервисе персональными данными.

Как сделать Госключ? Кто может им пользоваться и для чего?

Физическому лицу необходимо скачать приложение, оно доступно во всех популярных мобильных сторах. Пройти регистрацию с использованием данных своей подтверждённой учётной записи на портале Госуслуги. Запросить и выпустить сертификат усиленной неквалифицированной электронной подписи (УНЭП). Для получения сертификата усиленной квалифицированной электронной подписи (УКЭП) дополнительно потребуются загранпаспорт нового образца, а смартфон должен быть с NFC-модулем. Ключ электронной подписи хранится и применяется в приложении: не нужны USB-токены и СМС-пароли. Выпуск электронных подписей в сервисе Госключ осуществляется бесплатно и быстро.

Таким образом для использования всех функций сервиса Госключ пользователю понадобятся:

• Мобильное приложение Госключ
• Подтверждённая учётная запись на портале Госуслуги
• Загранпаспорт нового поколения (с биометрическими данными)
• Смартфон с NFC-модулем

Юридическому лицу пока задействовать Госключ можно, только если оно присоединилось к эксперименту по согласованию с Минцифрами. Тогда, чтобы подписать документ, пользователь, т.е. сотрудник компании, должен послать этот документ через специальную форму на портале Госуслуг. Необходимость переключаться между различными интерфейсами создавало трудности, но пока не было опубликовано API, вендоры СЭД не могли реализовать бесшовные интеграционные связки в своих решениях. В ноябре 2022 года был представлен организационный процесс подключения по API, и началась активная подготовка к интеграции на стороне вендоров корпоративных систем.

Как адаптировать СЭД для работы с Госключом?

Необходимо разобраться в деталях схем взаимодействия и интегрировать через API Госключ и СЭД. Также научить пользователей работать в мобильном приложении. Если использовать Госключ с машиночитаемой доверенностью (МЧД), то нужно будет настроить дополнительные интерфейсы в СЭД.

Пока связка Госуслуги->Госключ была «закрытая», то вопросы информационной безопасности казались неактуальными: считаем, что все требования к защите передачи данных соблюдены государственными сервисами. При появлении третьей стороны, например, для реализации интеграции с внутренней СЭД компании, безопасность становится одним из главных аспектов. В некоторых случаях, затраты на безопасное подключение нивелируют всю экономию, если система самописная и не отвечает актуальным требованиям.

Клиентам коммерческих СЭД и корпоративных CSP-платформ, таких как Docsvision, об этом не стоит переживать, потому что вендоры постоянно обновляют свои продукты согласно изменениям нормативной базы в сфере электронного документооборота.

Как развиваются технологии и законодательные инициативы в России в части распространения цифровых процессов и использования ЭП?

В последние годы законодательство поддерживает переход на безбумажные процессы – заполняются правовые пробелы, которым ранее много лет не уделялось внимание. До перехода на полностью цифровые технологии и экосистемы остаётся совсем немного: решить оставшиеся организационные и технические вопросы использования нового формата подписи с использованием МЧД, принять законодательные акты о долгосрочном хранении и создании электронных дубликатов документов, и выпустить нормативные требования по форматам передачи электронных документов в государственные архивы. Затем реализовать все необходимые расширения в СЭД и других прикладных системах. Работа, конечно, немаленькая, но очень радуют открывающиеся перспективы.

Ирина Чеча

Менеджер по связям с общественностью «ДоксВижн»