КЭДО – всë, что важно знать о переходе

• 
  Ирина Чеча
• 20 сентября 2023
• Статьи

За месяц на пересылку и согласование документов для одного сотрудника уходит до 3 тыс. рублей. В пиковые моменты, когда нужно массово подписать бумаги, отдел кадров может оказаться почти парализованным и с трудом справляться с работой. Снизить убытки на ведение кадрового документооборота позволяет переход на КЭДО. Перевод КДП в цифру ускоряет подписание документов, облегчает работу кадровой службы, экономит деньги на доставке бумаг и снижает числоавралов. В этой статье рассмотрим поэтапный переход на КЭДО и разберём важные вопросы, которые его облегчат.

КЭДО — государственные документы

В конце 2019 года было принято два закона: № 439-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации в части формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде» и № 476-ФЗ «О внесении изменений в Федеральный закон «Об электронной подписи». Благодаря этому переход от бумаг к электронным подписям сотрудников стал возможен на законодательном уровне.

Позже появились законы № 122-ФЗ и №377-ФЗ, позволяющие создавать, подписывать и хранить трудовые документы в «облачных» хранилищах без обязательных бумажных копий. Стало ещё проще вести электронный документооборот.

Кратко, законодательные инициативы позволяют перевести все кадровые документы в электронный вид, кроме приказов об увольнении работника, актов о несчастном случае на производстве и документов, подтверждающих прохождение инструктажей по охране труда. При этом за работником остается право отказаться от перехода на электронное подписание документов с работодателем. А компания обязуется получить согласование на такой переход у всех сотрудников.
Очевидно, что государство заинтересовано в упрощении работы с документами, а бизнес осознаëт это удобство и оперативно внедряет нововведения. Что же вас ждёт, если вы решите перейти на КЭДО?

5 вопросов, которые встанут между вами и КЭДО

Как только вы примете решение о переходе на КЭДО, перед компанией встаёт ряд важных и сложных вопросов, как, например, эти 5:

1. У вас в компании есть практика подписания бумаг «задним числом»? В электронном виде сделать это будет невозможно — придëтся либо подписывать с новой датой, либо переносить на бумагу.
2. Компании предстоит обеспечить доступ к электронным документам всем сотрудникам, включая тех, кто работает не из офиса. Как будут защищаться эти данные? 
3. Все документы теперь подписываются онлайн, соответственно, потребуется решить вопрос об использовании электронной подписи всеми сотрудниками — покупать ключи для усиленной квалифицированной подписи сотрудников или использовать усиленную электронную подпись? Подробнее мы рассматриваем вопросы применения различных форматов электронных подписей в части КЭДО в этой статье.
4. Организовать процесс для сотрудников, работающих по совместительству. Как они будут подписывать документы? Не будут ли документы дублироваться?
5. Как, где и какой период времени хранить электронные документы?

На самом деле всё проще, чем кажется. Ниже мы составили пошаговую схему перехода на КЭДО и разобрали в ней каждый из вопросов.

Шаги подготовки к КЭДО

Ревизия процессов и документов

Чтобы облегчить переход, стоит сделать аудит того, что есть сейчас: составить список документов, описать процессы их согласования и количество задействованных людей. Зачем это нужно? Так вы увидите дублирующиеся данные, поймёте, как можно упростить процесс и от чего отказаться — автоматизация пройдёт быстрее и легче.

Дополнительный инструмент ускорения — шаблоны документов. Их можно разработать для многих регулярных бумаг. Например, компания “Востокцемент” ускорила в 10 раз процесс работы с внутренними документами благодаря шаблонам.

Доступ для всех сотрудников

Здесь мы подходим ко второму сложному вопросу. При переходе на КЭДО не будет бумажных документов — всё подписывается онлайн, поэтому каждому сотруднику придётся обеспечивать доступ, даже тем, которые не имеют фиксированного рабочего места. Для тех, кто работает удалённо или в цехе, не имеет своего ПК, важно предусмотреть возможность подписи через домашние компьютеры, смартфоны или инфокиоски. Отсюда возникает вопрос безопасности — как защитить данные от взлома?

1. Можно применять автоматическое завершение сессии — система будет делать log-out, если с ней определённое время не взаимодействуют.
2. Возможно использование двухфакторной аутентификации.
3. Можно использовать аутентификацию через единую систему идентификации и аутентификации (ЕСИА). 

Во всех этих способах главное одно — система КЭДО должна быть достаточно гибкой для настройки доступа и обеспечивать безопасность данных. Дополнительная задача — работа сотрудников, которые совмещают должности. Им важно подписывать документы в каждой должности, и КЭДО позволит избежать лишних дублей.

Какое ИТ-решение выбрать

Есть два варианта:

• подключение к коммерческому сервису КЭДО;
• настроить КЭДО на базе внутренней СЭД (системы документооборота). 

Облачные сервисы КЭДО предоставляют довольно удобный набор функций, личные кабинеты для сотрудников и работодателя, а также позволяют использовать разные виды электронных подписей. По сути, это системы для подписания и выгрузки документов. Если компании подходит базовая функциональность, минимальный набор возможностей без возможности доработок под бизнес-процессы, то модель по подписке можно реализовать в минимальные сроки.

Реализация КЭДО на базе СЭД позволяет учесть все нюансы в бизнес-процессах крупной организации, выстраивать маршруты согласования в соответствии со сложной организационной структурой и организовывать хранение документов вдолгую. Такая платформа также поддерживает работу со всеми видами электронных подписей и изменения в законодательстве, например переход на новые форматы электронных подписей и применения машиночитаемых доверенностей. Чем крупнее предприятие, тем больше процессов можно оптимизировать через такое решение. Более того, у многих крупных компаний уже есть СЭД для других процессов документооборота и экспертиза по развитию и поддержки таких решений.

Работа с электронными документами

Когда вы выбрали решение, предстоит настроить его под нужды компании и отделов: внести данные, создать маршруты документов, обеспечить всех сотрудников электронной подписью. Здесь перед вами может встать вопрос — какая подпись требуется?

От использования простой электронной подписи отговаривают юристы — при спорных ситуациях документы могут не принять. Также бумаги, подписанные простой ЭП, должны передаваться на портал Госуслуги, а на данный момент такой функциональности у портала нет. 
Хорошее решение — использовать неквалифицированную подпись (УНЭП). Сотрудник может подписывать документы как в офисе, так и за его пределами, а для получения подписи не требуется идти в удостоверяющий центр.

Для работодателей потребуется УКЭП юридического или физического лица — усиленная квалифицированная электронная подпись. Юридические лица получают её в ФНС, а физические используют вместе с машиночитаемой доверенностью.

Готовимся к переходу

Согласно трудовому кодексу, работодатель обязан уведомить сотрудников о переходе на КЭДО и получить от них подписанное согласие. Предстоит подготовить два документа: 

1. положение об электронном документообороте;
2. приказ о переходе на КЭДО.

Без согласия команды перейти на КЭДО не получится — электронные документы не будут обладать никакой юридической силой при спорных ситуациях. Единственная группа сотрудников, от которых не требуются согласие, — те, кто официально не работал до 31 декабря 2021 года.

Образец Приказа.

Запускаем КЭДО

ИТ-решение выбрано, сотрудники согласны — можно запускать КЭДО. Важно лишь помнить о нескольких нюансах, которые вскоре войдут в привычку:

• Документы не получится подписать «задним числом».
• Электронные документы не получится порвать, как бумажные — их можно лишь отозвать.
• Сотрудники могут сохранить за собой право на бумажные документы. Обычно таких меньше 1%.

Пример компаний, которые уже экономят с КЭДО

Государственное унитарное предприятие «Топливно-энергетический комплекс Санкт-Петербурга» — одна из ведущих теплоэнергетических компаний Северо-Запада. Доля предприятия на петербургском рынке тепловой энергии составляет около 50%. На нём трудится более 7,5 тысяч человек.

С 2022 года компания решила внедрить КЭДО. Для этого компания «Диджитал Дизайн» оцифровала документы. Платформу для кадровых процессов предоставила компания Docvision. У ГУП «ТЭК СПб» появилась единая система с удобным интерфейсом. Сотрудники могут работать с документами со смартфона, планшета или компьютера.

Какие выгоды получила компания?

• Только за 2021 год было сэкономлено более 142 килограммов бумаги — не пришлось печатать более 28 000 документов.
• Сократились трудозатраты, и повысилась эффективность работы.
• Сотрудникам, работающим далеко от офиса, больше не приходится посещать его для подписания документов.
• Автоматизация процессов упростила все составляющие кадрового делопроизводства: отпуска, командировки, больничные, найм персонала.

Переход на КЭДО — это экономия денег, ресурсов и времени. Компании, которые понимают это быстрее, оказываются в лидерах рынка.

Компания «ЦФТ» начала процесс автоматизации кадрового делопроизводства с 2020 года, участвовала в эксперименте Минтруда и накопила достаточно опыта в этой сфере. Узнать про развитие проекта можно в видео-интервью:

Интервью Артёма Коротченко, руководителя проекта ЦФТ, о переходе на кадровый электронный документооборот

Ирина Чеча

Менеджер по связям с общественностью «ДоксВижн»