Проникновение технологий электронного документооборота приближается к насыщению. Большинство предприятий и организаций, имеющих потребность в автоматизации документооборота, ее уже как-то решили. Индикатором этого состояния рынка являются ведущиеся уже не первый год разговоры о «выходе СЭД за границы канцелярии».
Давайте попробуем разобраться, кто ждет СЭД за границами канцелярии, для решения каких задач, и как этот «выход» происходит сейчас.
В госсекторе, как правило, граница канцелярии — это и есть граница организации. Там нередки случаи, когда практически все сотрудники являются пользователями СЭД. Это естественно, ведь вся работа органа власти состоит в принятии решений и их исполнении. Эти решения, как правило, принимаются по входящим документам, т.е. реактивно. По каждому решению выстраивается вертикаль от руководителя до конкретных исполнителей, и всю эту вертикаль необходимо контролировать.
В коммерческих предприятиях гораздо чаще СЭД внедряется именно в канцелярии и охватывает контур управленцев высшего звена — топ-менеджеров, решения которых доводятся до функциональных руководителей. Дальнейшая работа происходит вне СЭД — в рабочих группах, отделах. Это и есть пользователи, «живущие за границами канцелярии». Именно они и производят практически весь контент: проекты, контракты, разнообразную рабочую и отчетную документацию. Для хранения контента в процессе его создания, в большинстве случаев, используют разделяемые папки на файловых серверах, а для координации работы – электронную почту. Реже используются более продвинутые инструменты, такие как SharePoint.
Эти пользователи подключаются к СЭД, как правило, при автоматизации какого-либо процесса (например, согласования договоров, или заявок на корпоративные сервисы). Однако подавляющую часть своей работы они по-прежнему проводят в файловых папках и электронной почте. Ожидать, что таким образом СЭД постепенно охватит всю работу с контентом — полнейшая утопия. Почему?
Объективно — потому что СЭД — инструмент корпоративного уровня, слишком жесткий для рабочих групп. Практически никакой свободы в организации информационного пространства конкретного пользователя или рабочей группы она не предоставляет. Внесение изменений в структуру хранилища документов или реализация какого-либо процесса — корпоративное изменение, провести которое самостоятельно руководитель рабочей группы не может. А это необходимо: изменения в окружающей предприятие среде, в первую очередь, проявляются на уровне рабочих групп и происходят непредсказуемо, ждать корпоративных изменений слишком долго.
Субъективно — избыточная сложность СЭД для процессов, замкнутых в рабочих группах, из чего следует сложный непонятный интерфейс, необходимость проведения каких-то ритуалов вроде «регистрации» и т.п.
Файловые сервера и электронная почта, напротив, дают практически полную свободу формирования информационного пространства рабочей группы, но они не дают важных и удобных инструментов, таких, как версионность, контроль статуса контента, простые согласования, поддержка электронной подписи, контроль исполнения заданий и микро-проектов в рабочих группах.
Наличие сложившегося таким образом разрыва между СЭД и инструментами управления контентом в рабочих группах препятствует эффективной работе и приводит к проблемам. И не только на уровне рабочих групп, но и на уровне руководителей. Очень существенная часть заданий ставится ими подчиненным вне механизмов СЭД — по электронной почте, лично, по телефону. И контролируется также вне СЭД! По тем же причинам.
Наглядно разница в сценариях работы с контентом видна в сравнении:
Где же выход? Может ли СЭД действительно выйти за границы канцелярии и стать для большинства сотрудников не обузой, необходимой для поддержания жесткого порядка, а эффективным, полезным и удобным инструментом? Какой должна быть такая новая СЭД?
Давайте сформулируем требования к СЭД как к инструменту управления контентом и потоком работ в рабочих группах.
Для того, чтобы реализовать это в своей СЭД, необходимо выбирать платформу, в которой рабочие группы выделены как организационные единицы, децентрализовано управление рабочими неофициальными документами и потоками работ, сделаны простые инструменты и интерфейсы для контекста рабочих групп.
Работа пользователя при этом будет выглядеть следующим образом.
Создание контента:
Поиск:
Управление потоком работ (заданиями):
С помощью СЭД можно реализовать даже управление микропроектами, главное - оставлять необходимую руководителю микропроекта свободу управления, предоставить возможность хранить в структуре кейса все необходимые документы, поддерживать коммуникации между участниками задачи в процессе её решения (минимально — на уровне комментариев к задачам и кейсу в целом). Сохранение реализованных кейсов как шаблонов потока работ и структуры контента решает задачу простой автоматизации процессов в рабочих группах.
Если в компании есть унаследованная инфраструктура для рабочих групп (файловые серверы или SharePoint, электронная почта) и миграция этой инфраструктуры в СЭД невозможна или слишком дорога и сложна — выход в интеграции этой инфраструктуры с СЭД по линии официальные/неофициальные документы с реализацией регламентированных процессов в СЭД, а нерегламентированных — вне СЭД. Реализовать интеграцию СЭД с SharePoint проще, чем с файловой системой: SharePoint уже содержит многие необходимые для рабочей группы базовые инструменты — это администрирование на уровне рабочей группы, версионинг, удобные инструменты управления метаданными файлов и документов, фильтрации и категоризации контента. Казалось бы, возможен и путь реализации СЭД прямо в SharePoint или на файловой системе, но многочисленные попытки сделать это приводят в тупик — в лучшем случае, превращают SharePoint в жесткий инструмент корпоративного уровня, приводят к сложным интерфейсам и, в результате, вытесняют пользователей рабочих групп за пределы этих сложностей.
Многие компании включают управление задачами в контур автоматизации СЭД, успешно используют готовые решения на базе платформы Docsvision и развивают их под свои специализированные процессы.
