СЭД в строительстве

Строительство — один из видов бизнеса в сфере недвижимости. Помимо строителей на этом рынке присутствуют инвесторы, девелоперы, проектные и дизайн-бюро, организации, предоставляющие услуги сервиса и эксплуатации объектов недвижимости, бизнесы продажи и аренды. Зачастую организации, работающие в сфере недвижимости, сочетают в себе несколько бизнесов сразу. Кроме того, в этой сфере работают государственные органы, консультанты и посредники, финансовые и страховые компании, СМИ. Их мы оставим за рамками данной статьи, остановимся только на основных участниках строительного «конвейера».

Требования, предъявляемые различными участниками строительного рынка

Каждый из перечисленных выше видов деятельности имеет свои особенности, которые отражаются в наборе внутренних бизнес-процессов и структуре информации, с которой этот бизнес работает.

Рассмотрим некоторые особенности требований, выполнение которых, помимо общих требований к СЭД, ожидают представители различных бизнесов в сфере недвижимости.

Инвесторы

Инвестиционные компании — это компании, которые финансируют строительство с целью дальнейшей продажи объекта по частям или сдачи его в аренду. Также к ним можно отнести компании, покупающие готовые объекты или объекты, находящиеся на финальном этапе производства. Бизнес-процессы связаны с проведением инвестиционных сделок или сделок, связанных с приобретением или продажей объектов. К числу особенностей таких компаний можно отнести большой штат юристов. Инвесторы предъявляют требования к электронному архиву. Архив должен хранить широкую номенклатуру документов в структурированном виде и отражать  связи между документами, объектами строительства и юридическими лицами. Система согласования договоров у них нацелена на согласования деталей договоров и автоматизацию работы юридического отдела. Возможность ввода правок непосредственно в договор обязательна.

Девелоперы

Здесь мы будем рассматривать девелопмент как отдельный бизнес или бизнес-направление в рамках холдинга. Надо отметить, что чистые девелоперы (или fee-девелоперы) на просторах России пока редко встречаются.

Главный информационный объект для этих организаций — это девелоперский проект. Он включает множество документов: это и концепция проекта, и его финансово-инвестиционная часть, комплект исходно-разрешительной документации, технический проект, взаимоотношения с подрядчиками и поставщиками, а также государственными органами.

Поэтому помимо архива, который необходим на всех этапах девелоперского проекта, нужны системы, которые будут поддерживать процессы. На нулевом цикле нужна система, отслеживающая прохождение разрешительной и проектной документации в органах власти, координирующая действия сотрудников компании для получения конечного результата: полного комплекта документов для выхода строителей на строительную площадку. Процесс является нелинейным с большим количеством участников, но при этом достаточно типизированным для отрасли в целом.

Строители и проектировщики

Для строительных организаций характерна проектная структура управления. Архив используется для хранения проектной документации со структурой и правами доступа по объектам. Необходима возможность как хранения файлов большого размера, так и удобный интерфейс, который позволяет без зависаний и разрывов сессий эти файлы в систему погрузить.

Система Docsvision удовлетворяет этим требованиям.

Эксплуатационные компании

Такие организации отвечают за здание или комплекс  строений и предоставляют арендаторам или собственникам услуги по обслуживанию. Структура архива у таких организаций — матрица: СтроенияИнженерные сети и коммуникацииСервисы.

Правильным для них является сервисный подход, который позволяет управлять людьми с целью предоставления качественных услуг для более выгодного и надежного возврата инвестиций.  Очевидно, что им необходима система согласования документов, обеспечивающая прохождение заявок, договоров, пропусков и пр.

Требования к СЭД в Строительстве

Решения на платформе Docsvision для строительной отрасли

Электронный архив

Для всех участников строительного рынка важной частью системы электронного документооборота будет являться архив. Структура этого архива от бизнеса к бизнесу отличается. Если же компания сочетает в себе признаки нескольких видов бизнесов, то архив ещё сложнее. Но, по сути, электронный архив — это массив документов с наложенной на него матрицей прав и рубрикатором.

Система электронного архива на платформе Docsvision позволяет применять к одному и тому же массиву документов матрицу прав, основанную на содержании документов, а также иметь несколько рубрикаторов документов для разных групп пользователей в холдинге. Это позволяет построить на одном и том же массиве документов несколько структур архивов для разных целей. Таким образом создаются специализированные электронные хранилища: архив проектной документации, архив технической документации, архив конструкторской документации. Которые находятся в единой IT-инфраструктуре глобальной корпоративной ECM-системы.

Платформа Docsvision позволяет хранить файлы больших объёмов, а интерфейс простого «перетаскивания» таких файлов в карточку не вызывает никаких проблем у пользователей.

Управление инвестиционными проектами, согласование исходно-разрешительной документации

В системе, построенной на платформе Docsvision, возможна очень гибкая работа с процессами и заданиями. Начиная согласование проекта планировки, система запускает сразу несколько процессов по разработке, утверждению, согласованию всех его разделов в отдельных  параллельных активностях или подпроцессах. При этом система позволяет создавать и фиксировать различные незапланированные задачи и активности по ходу, сохраняя общий каркас процедуры.

Согласование договоров

Два ключевых преимущества электронного согласования договоров на строительство:

1. Маршрут согласования применяется к документу на основе параметров документа и бизнес-правил. Соответственно пользователю не нужно задумываться, по какому маршруту отправить документ, система сама выберет маршрут.

2. Замечания к документу можно высказывать непосредственно в тексте документа и даже на параллельном участке согласования — система все правки консолидирует автоматически, ничего не теряется.

Решения на платформе Docsvision охватывают весь перечень требований строительной отрасли к системам электронного документооборота.

Схема решений для создания СЭД на платформе Docsvision в cтроительных организациях

Доработка и внедрение готовых решений, в отличие от разработки решений с нуля, позволяет максимально быстро и с наименьшими вложениями решить насущные проблемы управления документами в строительной сфере, улучшить качество принимаемых решений, в разы ускорить процессы.

Готовые решения СЭД в строительстве →

Похожие публикации
21 декабря 2021
Российский рынок BPM-систем показал рост за 2020-2021 гг.
15 октября 2021
Одним из инструментов решения задачи сохранности данных является электронная подпись (ЭП).
Подпишитесь на рассылку
Нажимая на кнопку «Отправить», вы даёте согласие на обработку ваших персональных данных, в соответствии с политикой «ДоксВижн» в отношении обработки персональных данных.