Array
(
    [Sub_Class_ID] => 160
    [Subdivision_ID] => 45
    [Class_ID] => 80
    [Sub_Class_Name] => Статьи
    [Priority] => 0
    [Read_Access_ID] => 1
    [Write_Access_ID] => 3
    [EnglishName] => stati
    [Checked] => 1
    [Catalogue_ID] => 1
    [Edit_Access_ID] => 3
    [Checked_Access_ID] => 3
    [Delete_Access_ID] => 3
    [Subscribe_Access_ID] => 0
    [Moderation_ID] => 1
    [DaysToHold] => 0
    [AllowTags] => 0
    [RecordsPerPage] => 20
    [MinRecordsInInfoblock] => 
    [MaxRecordsInInfoblock] => 
    [SortBy] => 
    [Created] => 2018-07-10 17:44:20
    [LastUpdated] => 2020-04-20 23:54:18
    [DefaultAction] => index
    [NL2BR] => 0
    [UseCaptcha] => 0
    [CustomSettings] => 
    [Class_Template_ID] => 203
    [isNaked] => 0
    [AllowRSS] => 0
    [AllowXML] => 0
    [SrcMirror] => 0
    [Edit_Class_Template] => 0
    [Admin_Class_Template] => 0
    [TableViewMode] => 1
    [Cache_Access_ID] => 2
    [Cache_Lifetime] => 0
    [CacheForUser] => 0
    [Comment_Rule_ID] => 0
    [sysTbl] => 0
    [_nc_final] => 1
    [Class_Name] => Раздел инфоцентра
    [Class_Group] => Шаблоны компонентов
    [Keyword] => information_center_section
    [ObjectNameSingular] => 
    [ObjectNamePlural] => 
    [FormPrefix] => 
    [FormSuffix] => 
    [RecordTemplate] => 
    [RecordTemplateFull] => 
    [TitleTemplate] => $f_Title
    [TitleList] => 
    [UseAltTitle] => 1
    [AddTemplate] => 
    [EditTemplate] => 
    [AddActionTemplate] => 
    [EditActionTemplate] => 
    [SearchTemplate] => 
    [FullSearchTemplate] => 
    [SubscribeTemplate] => 
    [System_Table_ID] => 0
    [Settings] => 
    [AddCond] => 
    [EditCond] => 
    [SubscribeCond] => 
    [DeleteCond] => 
    [CheckActionTemplate] => 
    [DeleteActionTemplate] => 
    [CustomSettingsTemplate] => 
    [ClassDescription] => 
    [DeleteTemplate] => 
    [ClassTemplate] => 80
    [Type] => useful
    [File_Mode] => 1
    [File_Path] => /docsvision_infocenter_materials/information_center_section/
    [File_Hash] => dcf6ac53f87850ed8401302f6d6f4d37
    [FieldsInTableView] => 
    [IsAuxiliary] => 0
    [IsOptimizedForMultipleMode] => 0
    [DisableBlockMarkup] => 1
    [Real_Class_ID] => 203
    [Subdivision_Name] => Статьи
    [Hidden_URL] => /info-centr/articles/
    [Hidden_Host] => docsvision.com
    [Sub_Class_Settings] => 
    [convert2txt] => $f_Title = htmlspecialchars($f_Title, ENT_QUOTES, $nc_core->NC_CHARSET, false);
$f_SubTitle = htmlspecialchars($f_SubTitle, ENT_QUOTES, $nc_core->NC_CHARSET, false);
$f_ShortDescription = htmlspecialchars($f_ShortDescription, ENT_QUOTES, $nc_core->NC_CHARSET, false);
$f_Subdivisions = htmlspecialchars($f_Subdivisions, ENT_QUOTES, $nc_core->NC_CHARSET, false);
$f_ExternalLink = htmlspecialchars($f_ExternalLink, ENT_QUOTES, $nc_core->NC_CHARSET, false);
)

Потоковый ввод документов в СЭД

Традиционно основу документооборота каждой организации составляют бумажные документы. Переход на электронный документооборот подразумевает постепенное уменьшение количества бумажных документов за счёт перевода их в электронный вид.

Если в организации внедрена и используется система электронного документооборота (СЭД), то все документы создаются и регистрируются в этой системе, и дальнейшая работа пользователей с этими документами также производится в СЭД. Входящие же документы из других организаций в большинстве случаев по-прежнему поступают в бумажном виде, тем не менее, они тоже должны быть переведены в электронный вид и зарегистрированы в СЭД данной организации.

До сих пор, как правило, этот процесс производится тем же сотрудником, который регистрирует документ в СЭД, непосредственно в момент регистрации (создания карточки документа и прикрепления к ней отсканированного изображения). Так происходит в большинстве не только небольших, но и достаточно крупных компаний. Но наступает момент, когда у организации-получателя количество бумажных входящих документов становится настолько значительным, что становятся ощутимыми трудозатраты сотрудников, выполняющих эту операцию, а само время ввода становится недопустимо длительным. Так возникает задача разделения составной операции регистрации на шаги, выполнения однотипных шагов параллельно разными сотрудниками и повышения степени автоматизации ввода документов в СЭД.

Потоковый ввод документов позволяет решить задачу массового ввода электронных образов бумажных документов в СЭД. Чаще всего технология основывается на использовании штрих-кодов, которые наклеиваются или печатаются на первой странице бумажного документа или на отдельном чистом листе-разделителе. Затем набор разброшюрованных бумажных документов со штрих-кодами помещается в потоковый сканер. В результате электронные образы документов в заданном формате, полученные при сканировании, автоматически прикрепляются к соответствующим регистрационным карточкам документов в СЭД. Это позволяет существенно сократить количество ручных операций и значительно ускорить перевод бумажных документов в электронный вид и сохранение их в СЭД. Происходит это благодаря распараллеливанию операций, автоматизации таких процессов как разделение потока сканируемых документов на отдельные файлы, поиск в СЭД карточки зарегистрированного документа и прикрепление к ней электронного образа документа.

Потоковый ввод документов, как правило, реализуется в виде отдельного программного модуля, интегрированного в СЭД организации. Собственно операции разделения потока отсканированных образов документов на файлы (и распознавание текста, если требуется) могут выполняться самим этим модулем или внешними программными средствами. Интеграция модуля потокового ввода с внешними средствами распознавания может осуществляться на уровне программного взаимодействия или через файлообмен.

Второй способ позволяет обеспечить поддержку широкого спектра внешних средств сканирования и распознавания по выбору заказчика. Практически любое ПО сканирования и распознавания умеет сохранять результаты своей работы в виде файлов. Флагманские модели документных сканеров содержат в своей поставке ПО распознавания штрих-кодов.

Образ документа может помещаться в папку различными способами. Например, большинство современных потоковых сканеров поддерживают встроенные средства распознавания штрих-кодов, также для этого могут быть использованы специализированные средства, например, ABBYY Scan Station. Обнаруженные в папках файлы автоматически добавляются в карточки документов СЭД, например, по следующему правилу: имя файла должно быть сформировано по заданной маске и содержать в себе значение штрих-кода, по этому штрих-коду производится поиск карточки документа. Если карточка в СЭД найдена – файл автоматически прикрепляется к этой карточке, если карточка не найдена, или в имени файла не обнаружено значение штрих-кода, – автоматически создаётся новая карточка документа заданного в настройках вида, и к этой карточке прикрепляется файл.

В большинстве случаев прикрепления отсканированного изображения документа к карточке в СЭД достаточно, так как поступившие извне документы не подлежат редактированию. В основном они нужны только для чтения и поэтому не требуется распознавания их текста. Но распознавание текста и сохранение его вместе с изображением может оказаться полезным для возможности поиска этих документов в системе. Для распознавания текста также рационально использовать внешние средства OCR (Optical Character Recognizing), например, распространенный в России ABBY Recognition Server. Это целая отрасль индустрии ПО, и в организациях могут использоваться различные программные системы этого класса, в соответствии с корпоративными ИТ-стандартами. Модуль потокового ввода СЭД должен поддерживать прикрепление распознанных текстов к карточке документа независимо от используемых средств OCR.

Как известно, в бизнесе наряду с произвольными (неформализованными) документами используются так называемые формы – формализованные по внешнему виду документы. Примеры таких форм – платёжные документы, бланки, квитанции и пр. Современные средства OCR умеют при распознавании отсканированных изображений выделять атрибуты таких документов и сохранять их в структурированных текстовых файлах (например, формата XML). Примером такого ПО является ABBYY FlexiCapture. Модуль потокового ввода должен иметь возможность при вводе таких документов в СЭД автоматически заполнять атрибуты карточки документа, используя эту информацию. Следует иметь в виду, что при этом требуется настройка как средств распознавания форм, так и модуля потокового ввода под каждую форму.

В общем случае схема организации потокового ввода бумажных документов в СЭД выглядит следующим образом:


Потоковый ввод документов в СЭД - архитектура решения
Рис.1. Архитектура решения с использованием модуля потокового ввода

Когда же следует задуматься о том, что необходим потоковый ввод документов, и соответствующий модуль? Как правило, когда величина потока документов составляет сотни документов в день и более.

Чаще всего потоковый ввод используется такими предприятиями и организациями:

  • Крупные госучреждения – большой поток входящей корреспонденции.
  • Банки, страховые компании – большой поток клиентских документов.
  • Мелкооптовая и сетевая розничная торговля – большой поток финансовых документов (первички).

Использование потокового ввода даёт им преимущества:

  • Повышение оперативности ввода документов в СЭД.
  • Снижение затрат на ввод документов в СЭД.
  • Уменьшение количества ошибок при вводе документов в СЭД.

Автор: Ирина Петренко, ведущий консультант компании «ДоксВижн».

Похожие публикации
7 сентября 2021
Отвечаем на вопрос: как предоставить доступ к внутренней информационной системе, бухгалтерской и налоговой отчётностям согласно регламентам ФНС, не нарушая политику предприятия?
29 июля 2021
Когда в компании назревает потребность во внедрении системы электронного документооборота, часто выбор решения ложится на руководителей ИТ-отдела. Всегда хочется выбрать разумное лучшее, учесть максимум нюансов на старте и реализовать проект успешно.
Подпишитесь на рассылку
Нажимая на кнопку «Отправить», вы даёте согласие на обработку ваших персональных данных, в соответствии с политикой «ДоксВижн» в отношении обработки персональных данных.