Управление внутренней документацией

• 
  Ольга Карачева
• 20 декабря 2020
• Статьи

Внутренняя документация — это весь объём официальных бумаг, разработанных для применения внутри предприятия. Они создаются согласно предписаниям внешних нормативных актов и не выходят за пределы организации, в которой были созданы, и классифицируются по различным параметрам, таким как содержание, предназначение, порядок согласования и другим характеристикам.

Виды внутренних документов организации

• Организационно-правовые — учредительный договор, локальные нормативный акты (ЛНА), включая положения о структурных подразделениях, штатное расписание, устав, правила внутреннего трудового распорядка, должностные инструкции.
• Распорядительные (или организационно-распорядительная документация, ОРД) — постановления, решения, приказы, распоряжения.
• Информационно-справочные — служебные или докладные записки, объяснительные, заявления, протоколы, акты, справки, предложения.
• Трудовые (кадровые) — личные дела, карточки Т-2, трудовые книжки, графики отпусков, приказы, трудовые договора и контракты.
• Финансово-бухгалтерские — кассовые книги, первичные документы, акты и приказы по инвентаризации.
• Личные — доверенности, расписки, резюме.

В крупных компаниях с большим количеством подразделений принято также обозначать категории входящих и исходящих документов (канцелярские документы). К ним относятся различные заявления, справки, запросы регуляторов и другие важные информационные файлы.

Управление внутренней документацией — это комплексный процесс по обработке перечисленных типов документов, установлению правил их оформления, согласования, перемещения и хранения. Данный алгоритм прописывается в локальных актах и инструкциях по делопроизводству. От момента создания и до достижения предназначенной цели (исполнение) внутренний документ проходит несколько этапов, включая согласование, подпись, рассмотрение, утверждение и регистрацию. После того, как проведены процедуры контроля, он передается на хранение и подшивается в дело или передается в архив (электронный или бумажный).

Использование СЭД для организации управления внутренней документацией

Распространение электронного документооборота и развитие программных средств обработки больших объёмов информации поспособствовали значительному упрощению процесса движения внутренних данных в организациях и стандартизации форматов. На смену бумажным журналам и таблицам пришли цифровые аналоги, а изменения нормативной базы закрепляют полную юридическую значимость электронных дубликатов всё большего числа видов документов. Также разрабатываются инициативы, регламентирующие процедуру реформатирования документов длительного хранения в электронный вид. Таким образом, управление внутренней документацией стало одним из направлений автоматизации документооборота и внутренних бизнес-процессов компании.

Чаще всего в процессе обработки того или иного рабочего запроса необходимо задействовать сразу несколько связанных документов. Ручной поиск и оформление бумажных приказов и актов отнимает большое количество времени и не исключает возможности появления ошибок или неточностей в данных. При использовании систем электронного документооборота из процесса управления исключается человеческий фактор. Значительно упрощается регистрация данных и передача их в нужное подразделение.

В управление внутренней документацией также включается и этап передачи актов, приказов и других бумаг на хранение и в архив. Все передвижения документов должны быть зарегистрированы согласно утвержденным положениям в организации. Функциональность СЭД позволяет провести этот этап с минимальным участием сотрудников предприятия, должным образом зафиксировав перемещения документа.

Составные части процесса управления внутренней документацией

Грамотное распределение внутренних документов (в электронном и бумажном виде) на предприятии способствует эффективному ведению хозяйственной деятельности, поскольку их поиск и обработка не отнимают большого количества времени и не отрывают от основных должностных обязанностей.

Благодаря использованию автоматизированной системы делопроизводства данные всегда упорядочены и находятся в доступе. Отсюда вытекает положительное следствие — упрощение взаимодействия с проверяющими органами (аудиторами, налоговой инспекцией). После получения от них соответствующего запроса можно не только быстро найти нужный акт или договор, но и показать всю сеть взаимосвязанных документов по определённому факту хозяйственной жизни.

Помимо прочего управление внутренней документацией включает следующие направления:

• установление процедур и указаний руководящего характера;
• разработка, принятие и применение стандартов и политики в области управления документами внутри организации;
• формирование списка ответственных лиц и распределение установленных полномочий по сотрудникам, связанным с реализацией внутреннего документооборота;
• подбор, тестирование, внедрение, администрирование и использование подходящих СЭД;
• решение вопросов по усовершенствованию управления файлами в рамках системы электронного документооборота.

Использование Docsvision для управления внутренней документацией

Комплексные решения для автоматизации электронного документооборота на базе платформы Docsvision проработаны с учётом богатого опыта внедрений в крупных и средних компаниях и понимания задач, которые необходимо решить в процессе внутреннего поиска, обмена и хранения важных корпоративных документов.

Преимущества выбора Docsvision в качестве платформы автоматизации внутренней документации:

• 
  Скачать буклет бесплатно
  экономия на разработке и внедрении за счет большого количества партнерских решений;
• уменьшение объема бумажной документации;
• возможность интеграции с другими корпоративными решениями;
• высокий уровень конфиденциальности информации;
• поддержка быстрого ввода ручным или автоматическим способом;
• хранение данных согласно созданным папкам и обеспечение отдельного доступа для разного типа пользователей;
• большой набор атрибутов, приписываемых тому или иному документу;
• поддержка простой электронной цифровой подписи для отображения факта ознакомления с информацией.

Обучение управлению внутренней документацией

Управление внутренней документацией с применением СЭД принесёт максимальную выгоду предприятию, если руководители и сотрудники будут хорошо знакомы с функциями системы и станут использовать её в текущих рабочих процессах. Помимо услуг по внедрению платформы электронного документооборота, которые оказывают как партнёры Docsvision, так и сам вендор, компания «ДоксВижн» организует обучение в форме вебинаров или очных семинаров по платформе, её использованию и настройке. После внедрения платформы Docsivision заказчики получают доступ к технической поддержке.

Помимо управления внутренней документацией платформа Docsvision предлагает готовые прикладные решения автоматизации сквозных процессов внешнего (с покупателями и поставщиками) документооборота и договоров, электронного архива и хранения всех видов контента предприятия, кадрового документооборота, цифрового управления процессами и командой.

Ольга Карачева

Главный бизнес-аналитик «ДоксВижн»