Array
(
    [Sub_Class_ID] => 160
    [Subdivision_ID] => 45
    [Class_ID] => 80
    [Sub_Class_Name] => Статьи
    [Priority] => 0
    [Read_Access_ID] => 1
    [Write_Access_ID] => 3
    [EnglishName] => stati
    [Checked] => 1
    [Catalogue_ID] => 1
    [Edit_Access_ID] => 3
    [Checked_Access_ID] => 3
    [Delete_Access_ID] => 3
    [Subscribe_Access_ID] => 0
    [Moderation_ID] => 1
    [DaysToHold] => 0
    [AllowTags] => 0
    [RecordsPerPage] => 20
    [MinRecordsInInfoblock] => 
    [MaxRecordsInInfoblock] => 
    [SortBy] => 
    [Created] => 2018-07-10 17:44:20
    [LastUpdated] => 2020-04-20 23:54:18
    [DefaultAction] => index
    [NL2BR] => 0
    [UseCaptcha] => 0
    [CustomSettings] => 
    [Class_Template_ID] => 203
    [isNaked] => 0
    [AllowRSS] => 0
    [AllowXML] => 0
    [SrcMirror] => 0
    [Edit_Class_Template] => 0
    [Admin_Class_Template] => 0
    [TableViewMode] => 1
    [Cache_Access_ID] => 2
    [Cache_Lifetime] => 0
    [CacheForUser] => 0
    [Comment_Rule_ID] => 0
    [sysTbl] => 0
    [_nc_final] => 1
    [Class_Name] => Раздел инфоцентра
    [Class_Group] => Шаблоны компонентов
    [Keyword] => information_center_section
    [ObjectNameSingular] => 
    [ObjectNamePlural] => 
    [FormPrefix] => 
    [FormSuffix] => 
    [RecordTemplate] => 
    [RecordTemplateFull] => 
    [TitleTemplate] => $f_Title
    [TitleList] => 
    [UseAltTitle] => 1
    [AddTemplate] => 
    [EditTemplate] => 
    [AddActionTemplate] => 
    [EditActionTemplate] => 
    [SearchTemplate] => 
    [FullSearchTemplate] => 
    [SubscribeTemplate] => 
    [System_Table_ID] => 0
    [Settings] => 
    [AddCond] => 
    [EditCond] => 
    [SubscribeCond] => 
    [DeleteCond] => 
    [CheckActionTemplate] => 
    [DeleteActionTemplate] => 
    [CustomSettingsTemplate] => 
    [ClassDescription] => 
    [DeleteTemplate] => 
    [ClassTemplate] => 80
    [Type] => useful
    [File_Mode] => 1
    [File_Path] => /docsvision_infocenter_materials/information_center_section/
    [File_Hash] => dcf6ac53f87850ed8401302f6d6f4d37
    [FieldsInTableView] => 
    [IsAuxiliary] => 0
    [IsOptimizedForMultipleMode] => 0
    [DisableBlockMarkup] => 1
    [Real_Class_ID] => 203
    [Subdivision_Name] => Статьи
    [Hidden_URL] => /info-centr/articles/
    [Hidden_Host] => docsvision.com
    [Sub_Class_Settings] => 
    [convert2txt] => $f_Title = htmlspecialchars($f_Title, ENT_QUOTES, $nc_core->NC_CHARSET, false);
$f_SubTitle = htmlspecialchars($f_SubTitle, ENT_QUOTES, $nc_core->NC_CHARSET, false);
$f_ShortDescription = htmlspecialchars($f_ShortDescription, ENT_QUOTES, $nc_core->NC_CHARSET, false);
$f_Subdivisions = htmlspecialchars($f_Subdivisions, ENT_QUOTES, $nc_core->NC_CHARSET, false);
$f_ExternalLink = htmlspecialchars($f_ExternalLink, ENT_QUOTES, $nc_core->NC_CHARSET, false);
)

Управление внутренней документацией

Внутренняя документация — это весь объём официальных бумаг, разработанных для применения внутри предприятия. Они создаются согласно предписаниям внешних нормативных актов и не выходят за пределы организации, в которой были созданы, и классифицируются по различным параметрам, таким как содержание, предназначение, порядок согласования и другим характеристикам.

Виды внутренних документов организации

  • Организационно-правовые — учредительный договор, локальные нормативный акты (ЛНА), включая положения о структурных подразделениях, штатное расписание, устав, правила внутреннего трудового распорядка, должностные инструкции.
  • Распорядительные (или организационно-распорядительная документация, ОРД) — постановления, решения, приказы, распоряжения.
  • Информационно-справочные — служебные или докладные записки, объяснительные, заявления, протоколы, акты, справки, предложения.
  • Трудовые (кадровые) — личные дела, карточки Т-2, трудовые книжки, графики отпусков, приказы, трудовые договора и контракты.
  • Финансово-бухгалтерские — кассовые книги, первичные документы, акты и приказы по инвентаризации.
  • Личные — доверенности, расписки, резюме.

В крупных компаниях с большим количеством подразделений принято также обозначать категории входящих и исходящих документов (канцелярские документы). К ним относятся различные заявления, справки, запросы регуляторов и другие важные информационные файлы.

Интерфейс системы управления внутренней документацией Docsvision

Управление внутренней документацией — это комплексный процесс по обработке перечисленных типов документов, установлению правил их оформления, согласования, перемещения и хранения. Данный алгоритм прописывается в локальных актах и инструкциях по делопроизводству. От момента создания и до достижения предназначенной цели (исполнение) внутренний документ проходит несколько этапов, включая согласование, подпись, рассмотрение, утверждение и регистрацию. После того, как проведены процедуры контроля, он передается на хранение и подшивается в дело или передается в архив (электронный или бумажный).

Использование СЭД для организации управления внутренней документацией

Распространение электронного документооборота и развитие программных средств обработки больших объёмов информации поспособствовали значительному упрощению процесса движения внутренних данных в организациях и стандартизации форматов. На смену бумажным журналам и таблицам пришли цифровые аналоги, а изменения нормативной базы закрепляют полную юридическую значимость электронных дубликатов всё большего числа видов документов. Также разрабатываются инициативы, регламентирующие процедуру реформатирования документов длительного хранения в электронный вид. Таким образом, управление внутренней документацией стало одним из направлений автоматизации документооборота и внутренних бизнес-процессов компании.

Чаще всего в процессе обработки того или иного рабочего запроса необходимо задействовать сразу несколько связанных документов. Ручной поиск и оформление бумажных приказов и актов отнимает большое количество времени и не исключает возможности появления ошибок или неточностей в данных. При использовании систем электронного документооборота из процесса управления исключается человеческий фактор. Значительно упрощается регистрация данных и передача их в нужное подразделение.

В управление внутренней документацией также включается и этап передачи актов, приказов и других бумаг на хранение и в архив. Все передвижения документов должны быть зарегистрированы согласно утвержденным положениям в организации. Функциональность СЭД позволяет провести этот этап с минимальным участием сотрудников предприятия, должным образом зафиксировав перемещения документа.

Составные части процесса управления внутренней документацией

Грамотное распределение внутренних документов (в электронном и бумажном виде) на предприятии способствует эффективному ведению хозяйственной деятельности, поскольку их поиск и обработка не отнимают большого количества времени и не отрывают от основных должностных обязанностей.

Благодаря использованию автоматизированной системы делопроизводства данные всегда упорядочены и находятся в доступе. Отсюда вытекает положительное следствие — упрощение взаимодействия с проверяющими органами (аудиторами, налоговой инспекцией). После получения от них соответствующего запроса можно не только быстро найти нужный акт или договор, но и показать всю сеть взаимосвязанных документов по определённому факту хозяйственной жизни.

Помимо прочего управление внутренней документацией включает следующие направления:

  • установление процедур и указаний руководящего характера;
  • разработка, принятие и применение стандартов и политики в области управления документами внутри организации;
  • формирование списка ответственных лиц и распределение установленных полномочий по сотрудникам, связанным с реализацией внутреннего документооборота;
  • подбор, тестирование, внедрение, администрирование и использование подходящих СЭД;
  • решение вопросов по усовершенствованию управления файлами в рамках системы электронного документооборота.

Использование Docsvision для управления внутренней документацией

Комплексные решения для автоматизации электронного документооборота на базе платформы Docsvision проработаны с учётом богатого опыта внедрений в крупных и средних компаниях и понимания задач, которые необходимо решить в процессе внутреннего поиска, обмена и хранения важных корпоративных документов.

Преимущества выбора Docsvision в качестве платформы автоматизации внутренней документации:

  • Бесплатная дорожная карта внедрения и развития СЭД в организации
    Скачать буклет бесплатно
    экономия на разработке и внедрении за счет большого количества партнерских решений;
  • уменьшение объема бумажной документации;
  • возможность интеграции с другими корпоративными решениями;
  • высокий уровень конфиденциальности информации;
  • поддержка быстрого ввода ручным или автоматическим способом;
  • хранение данных согласно созданным папкам и обеспечение отдельного доступа для разного типа пользователей;
  • большой набор атрибутов, приписываемых тому или иному документу;
  • поддержка простой электронной цифровой подписи для отображения факта ознакомления с информацией.

Обучение управлению внутренней документацией

Управление внутренней документацией с применением СЭД принесёт максимальную выгоду предприятию, если руководители и сотрудники будут хорошо знакомы с функциями системы и станут использовать её в текущих рабочих процессах. Помимо услуг по внедрению платформы электронного документооборота, которые оказывают как партнёры Docsvision, так и сам вендор, компания «ДоксВижн» организует обучение в форме вебинаров или очных семинаров по платформе, её использованию и настройке. После внедрения платформы Docsivision заказчики получают доступ к технической поддержке.

Помимо управления внутренней документацией платформа Docsvision предлагает готовые прикладные решения автоматизации сквозных процессов внешнего (с покупателями и поставщиками) документооборота и договоров, электронного архива и хранения всех видов контента предприятия, кадрового документооборота, цифрового управления процессами и командой.

Готовые решения СЭД →
Похожие публикации
15 октября 2021
Одним из инструментов решения задачи сохранности данных является электронная подпись (ЭП).
7 сентября 2021
Отвечаем на вопрос: как предоставить доступ к внутренней информационной системе, бухгалтерской и налоговой отчётностям согласно регламентам ФНС, не нарушая политику предприятия?
Подпишитесь на рассылку
Нажимая на кнопку «Отправить», вы даёте согласие на обработку ваших персональных данных, в соответствии с политикой «ДоксВижн» в отношении обработки персональных данных.