Организация работы с документами в учреждении включает управление внутренней документацией, которая представляет собой весь объём официальных бумаг, разработанных для применения внутри предприятия. Корпоративная документация – это документы, созданные согласно предписаниям внешних нормативных актов и классифицируемые по различным параметрам, таким как содержание, предназначение, порядок согласования и другим характеристикам.
Внутренние локальные документы организации включают различные категории документов, такие как:
В крупных компаниях с большим количеством подразделений принято также обозначать категории входящих и исходящих документов (канцелярские документы). К ним относятся различные заявления, справки, запросы регуляторов и другие важные информационные файлы.
Управление внутренней документацией — это комплексный процесс по обработке перечисленных типов документов, установлению правил их оформления, согласования, перемещения и хранения. Данный алгоритм прописывается в локальных актах и инструкциях по делопроизводству. От момента создания и до достижения предназначенной цели (исполнение) внутренний документ проходит несколько этапов, включая согласование, подпись, рассмотрение, утверждение и регистрацию. После того, как проведены процедуры контроля, он передается на хранение и подшивается в дело или передается в архив (электронный или бумажный).
Распространение электронного документооборота и развитие программных средств обработки больших объёмов информации поспособствовали значительному упрощению процесса движения внутренних данных в организациях и стандартизации форматов. На смену бумажным журналам и таблицам пришли цифровые аналоги, а изменения нормативной базы закрепляют полную юридическую значимость электронных дубликатов всё большего числа видов документов. Также разрабатываются инициативы, регламентирующие процедуру реформатирования документов длительного хранения в электронный вид. Таким образом, управление внутренней документацией стало одним из направлений автоматизации документооборота и внутренних бизнес-процессов компании.
Внедрение систем электронного документооборота (СЭД) значительно упрощает внутренний электронный документооборот в организации, стандартизируя форматы и улучшая управление документопотоками.
Чаще всего в процессе обработки того или иного рабочего запроса необходимо задействовать сразу несколько связанных документов. Ручной поиск и оформление бумажных приказов и актов отнимает большое количество времени и не исключает возможности появления ошибок или неточностей в данных. При использовании систем электронного документооборота из процесса управления исключается человеческий фактор. Значительно упрощается регистрация данных и передача их в нужное подразделение.
В управление внутренней документацией также включается и этап передачи актов, приказов и других бумаг на хранение и в архив. Все передвижения документов должны быть зарегистрированы согласно утвержденным положениям в организации. Функциональность СЭД позволяет провести этот этап с минимальным участием сотрудников предприятия, должным образом зафиксировав перемещения документа.
Грамотное распределение внутренних документов (в электронном и бумажном виде) на предприятии способствует эффективному ведению хозяйственной деятельности, поскольку их поиск и обработка не отнимают большого количества времени и не отрывают от основных должностных обязанностей.
Благодаря использованию автоматизированной системы делопроизводства данные всегда упорядочены и находятся в доступе. Отсюда вытекает положительное следствие — упрощение взаимодействия с проверяющими органами (аудиторами, налоговой инспекцией). После получения от них соответствующего запроса можно не только быстро найти нужный акт или договор, но и показать всю сеть взаимосвязанных документов по определённому факту хозяйственной жизни.
Порядок движения документов в организации включает несколько этапов, таких как создание, согласование, подпись, утверждение и регистрация. Также важен этап передачи документов внутри организации на хранение и в архив.
Помимо прочего управление внутренней документацией включает следующие направления:
Комплексные решения для автоматизации электронного документооборота на базе платформы Docsvision проработаны с учётом богатого опыта внедрений в крупных и средних компаниях и понимания задач, которые необходимо решить в процессе внутреннего поиска, обмена и хранения важных корпоративных документов.
Преимущества выбора Docsvision в качестве платформы автоматизации внутренней документации:
экономия на разработке и внедрении за счет большого количества партнерских решений;Платформа Docsvision обеспечивает эффективное управление внутренними нормативными документами (ВНД) организации за счет автоматизации и интеграции с другими корпоративными решениями.
Обучение управлению внутренней документацией, включая документы ООО, помогает сотрудникам лучше понимать их сущность и эффективно с ними работать.
Управление внутренней документацией с применением СЭД принесёт максимальную выгоду предприятию, если руководители и сотрудники будут хорошо знакомы с функциями системы и станут использовать её в текущих рабочих процессах. Помимо услуг по внедрению платформы электронного документооборота, которые оказывают как партнёры Docsvision, так и сам вендор, компания «ДоксВижн» организует обучение в форме вебинаров или очных семинаров по платформе, её использованию и настройке. После внедрения платформы Docsivision заказчики получают доступ к технической поддержке.
Помимо управления внутренней документацией платформа Docsvision предлагает готовые прикладные решения автоматизации сквозных процессов внешнего (с покупателями и поставщиками) документооборота и договоров, электронного архива и хранения всех видов контента предприятия, кадрового документооборота, цифрового управления процессами и командой.
Готовые решения СЭД →
