Управление внутренней документацией

Внутренняя документация — это весь объём официальных бумаг, разработанных для применения внутри предприятия. Они создаются согласно предписаниям внешних нормативных актов и не выходят за пределы организации, в которой были созданы, и классифицируются по различным параметрам, таким как содержание, предназначение, порядок согласования и другим характеристикам.

Виды внутренних документов организации

  • Организационно-правовые — учредительный договор, локальные нормативный акты (ЛНА), включая положения о структурных подразделениях, штатное расписание, устав, правила внутреннего трудового распорядка, должностные инструкции.
  • Распорядительные (или организационно-распорядительная документация, ОРД) — постановления, решения, приказы, распоряжения.
  • Информационно-справочные — служебные или докладные записки, объяснительные, заявления, протоколы, акты, справки, предложения.
  • Трудовые (кадровые) — личные дела, карточки Т-2, трудовые книжки, графики отпусков, приказы, трудовые договора и контракты.
  • Финансово-бухгалтерские — кассовые книги, первичные документы, акты и приказы по инвентаризации.
  • Личные — доверенности, расписки, резюме.

В крупных компаниях с большим количеством подразделений принято также обозначать категории входящих и исходящих документов (канцелярские документы). К ним относятся различные заявления, справки, запросы регуляторов и другие важные информационные файлы.

Интерфейс системы управления внутренней документацией Docsvision

Управление внутренней документацией — это комплексный процесс по обработке перечисленных типов документов, установлению правил их оформления, согласования, перемещения и хранения. Данный алгоритм прописывается в локальных актах и инструкциях по делопроизводству. От момента создания и до достижения предназначенной цели (исполнение) внутренний документ проходит несколько этапов, включая согласование, подпись, рассмотрение, утверждение и регистрацию. После того, как проведены процедуры контроля, он передается на хранение и подшивается в дело или передается в архив (электронный или бумажный).

Использование СЭД для организации управления внутренней документацией

Распространение электронного документооборота и развитие программных средств обработки больших объёмов информации поспособствовали значительному упрощению процесса движения внутренних данных в организациях и стандартизации форматов. На смену бумажным журналам и таблицам пришли цифровые аналоги, а изменения нормативной базы закрепляют полную юридическую значимость электронных дубликатов всё большего числа видов документов. Также разрабатываются инициативы, регламентирующие процедуру реформатирования документов длительного хранения в электронный вид. Таким образом, управление внутренней документацией стало одним из направлений автоматизации документооборота и внутренних бизнес-процессов компании.

Чаще всего в процессе обработки того или иного рабочего запроса необходимо задействовать сразу несколько связанных документов. Ручной поиск и оформление бумажных приказов и актов отнимает большое количество времени и не исключает возможности появления ошибок или неточностей в данных. При использовании систем электронного документооборота из процесса управления исключается человеческий фактор. Значительно упрощается регистрация данных и передача их в нужное подразделение.

В управление внутренней документацией также включается и этап передачи актов, приказов и других бумаг на хранение и в архив. Все передвижения документов должны быть зарегистрированы согласно утвержденным положениям в организации. Функциональность СЭД позволяет провести этот этап с минимальным участием сотрудников предприятия, должным образом зафиксировав перемещения документа.

Составные части процесса управления внутренней документацией

Грамотное распределение внутренних документов (в электронном и бумажном виде) на предприятии способствует эффективному ведению хозяйственной деятельности, поскольку их поиск и обработка не отнимают большого количества времени и не отрывают от основных должностных обязанностей.

Благодаря использованию автоматизированной системы делопроизводства данные всегда упорядочены и находятся в доступе. Отсюда вытекает положительное следствие — упрощение взаимодействия с проверяющими органами (аудиторами, налоговой инспекцией). После получения от них соответствующего запроса можно не только быстро найти нужный акт или договор, но и показать всю сеть взаимосвязанных документов по определённому факту хозяйственной жизни.

Помимо прочего управление внутренней документацией включает следующие направления:

  • установление процедур и указаний руководящего характера;
  • разработка, принятие и применение стандартов и политики в области управления документами внутри организации;
  • формирование списка ответственных лиц и распределение установленных полномочий по сотрудникам, связанным с реализацией внутреннего документооборота;
  • подбор, тестирование, внедрение, администрирование и использование подходящих СЭД;
  • решение вопросов по усовершенствованию управления файлами в рамках системы электронного документооборота.

Использование Docsvision для управления внутренней документацией

Комплексные решения для автоматизации электронного документооборота на базе платформы Docsvision проработаны с учётом богатого опыта внедрений в крупных и средних компаниях и понимания задач, которые необходимо решить в процессе внутреннего поиска, обмена и хранения важных корпоративных документов.

Преимущества выбора Docsvision в качестве платформы автоматизации внутренней документации:

  • Бесплатная дорожная карта внедрения и развития СЭД в организации
    Скачать буклет бесплатно
    экономия на разработке и внедрении за счет большого количества партнерских решений;
  • уменьшение объема бумажной документации;
  • возможность интеграции с другими корпоративными решениями;
  • высокий уровень конфиденциальности информации;
  • поддержка быстрого ввода ручным или автоматическим способом;
  • хранение данных согласно созданным папкам и обеспечение отдельного доступа для разного типа пользователей;
  • большой набор атрибутов, приписываемых тому или иному документу;
  • поддержка простой электронной цифровой подписи для отображения факта ознакомления с информацией.

Обучение управлению внутренней документацией

Управление внутренней документацией с применением СЭД принесёт максимальную выгоду предприятию, если руководители и сотрудники будут хорошо знакомы с функциями системы и станут использовать её в текущих рабочих процессах. Помимо услуг по внедрению платформы электронного документооборота, которые оказывают как партнёры Docsvision, так и сам вендор, компания «ДоксВижн» организует обучение в форме вебинаров или очных семинаров по платформе, её использованию и настройке. После внедрения платформы Docsivision заказчики получают доступ к технической поддержке.

Помимо управления внутренней документацией платформа Docsvision предлагает готовые прикладные решения автоматизации сквозных процессов внешнего (с покупателями и поставщиками) документооборота и договоров, электронного архива и хранения всех видов контента предприятия, кадрового документооборота, цифрового управления процессами и командой.

Готовые решения СЭД →
Похожие публикации
3 октября 2022
ИТ-лидеры, выбирая систему, опираются на технологический стек и желание сделать продукт комфортным для бизнес-пользователей.
21 сентября 2022
Можно ли делать больше, не увеличивая штат разработчиков? На этот вопрос ответил Денис Елхов, руководитель отдела производства «ДоксВижн».
Подпишитесь на рассылку
Нажимая на кнопку «Отправить», вы даёте согласие на обработку ваших персональных данных, в соответствии с политикой «ДоксВижн» в отношении обработки персональных данных.
Подключайтесь к нам в Telegram! Подписывайтесь на официальный Telegram-канал платформы Docsvision.
Подключайтесь к нам в Telegram!