Демо-центр

Управление внутренней документацией

Внутренняя документация — это весь объем официальных бумаг, разработанных для применения в рамках предприятия. Они создаются согласно указаниям внешних нормативных актов и не выходят за пределы организации, в которой они были подготовлены, классифицируются по различным признакам, таким как содержание, предназначение, порядок согласования и другим параметрам.

Внутренние документы подразделяются по следующим направлениям:

  • организационно-правовые — учредительный договор, положения о структурных подразделениях, штатное расписание, устав, правила внутреннего трудового распорядка, должностные инструкции;
  • информационно-справочные — служебные или докладные записки, объяснительные, заявления, протоколы, акты, справки, предложения;
  • трудовые — личные дела, карточки Т-2, трудовые книжки, графики отпусков, приказы, контракты, лицевые счета;
  • финансово-бухгалтерские — кассовые книги, первичные документы, акты и приказы по инвентаризации, главная книга;
  • распорядительные — постановления, решения, приказы, распоряжения;
  • личные — доверенности, расписки, резюме.

В крупных компаниях с большим количеством подразделений принято также обозначать категории входящих и исходящих документов. К ним относятся различные заявления, справки и другие важные информационные файлы.

Управление внутренней документацией — это комплексный процесс по распределению перечисленных документов, обозначению правил их оформления и перемещения. Данный алгоритм прописывается в локальных актах и инструкциях по делопроизводству. От момента создания и до достижения предназначенной цели (исполнение) внутренний документ проходит несколько этапов, включая согласование, подпись, рассмотрение, утверждение и регистрацию в системе. После того, как проведены процедуры контроля, он передается на хранение и подшивается в дело или передается в архив.

Использование СЭД для организации управления внутренней документацией

Повсеместное распространение электронного документооборота и развитие программных средств обработки больших объемов информации поспособствовали значительному упрощению процесса движения внутренних данных в организациях. На смену бумажным журналам и таблицам пришли их цифровые аналоги. Таким образом, управление внутренней документацией стало одним из направлений автоматизации документооборота и внутренних бизнес-процессов компании.

Чаще всего в процессе обработки того или иного рабочего запроса необходимо задействовать сразу несколько связанных документов. Ручной поиск и оформление бумажных приказов и актов отнимает большое количество времени и не исключает возможности появления ошибок или неточностей в данных. При использовании систем электронного документооборота из процесса управления исключается человеческий фактор. Значительно упрощается регистрация данных и передача их в нужное подразделение.

В управление внутренней документацией также включается и этап передачи актов, приказов и других бумаг на хранение и в архив. Все передвижения документов должны быть зарегистрированы согласно утвержденным положениям в организации. Функциональность СЭД позволяет провести этот этап с минимальным участием сотрудников предприятия, должным образом зафиксировав перемещения документа.

Составные части процесса управления внутренней документацией

Грамотное распределение внутренних документов (в электронном и бумажном виде) на предприятии способствует эффективному ведению хозяйственной деятельности, поскольку их поиск и обработка не отнимают большого количества времени и не отрывают от основных должностных обязанностей.

Благодаря использованию автоматизированной системы управления данные всегда упорядочены и находятся в доступе. Отсюда вытекает положительное последствие — упрощение взаимодействия с проверяющими органами (аудиторская компания, налоговая инспекция). После получения от них соответствующего запроса можно не только быстро найти нужный акт или договор, но и показать всю сеть взаимосвязанных документов по выбранному факту хозяйственной жизни.

Помимо прочего управление внутренней документацией включает следующие направления:

  • установление процедур и указаний руководящего характера;
  • разработка, принятие и применение стандартов и политики в области управления документами внутри организации;
  • формирование списка ответственных лиц и распределение установленных полномочий по сотрудникам, связанным с реализацией внутреннего документооборота;
  • подбор, тестирование, внедрение, администрирование и использование подходящих СЭД;
  • решение вопросов по усовершенствованию управления файлами в рамках системы электронного документооборота.

Использование Docsvision для управления внутренней документацией

Комплексные решения для автоматизации электронного документооборота (СЭД) на базе платформы Docsvision проработаны с учетом богатого опыта внедрений в крупныз и средних компаниях  и понимания задач, которые необходимо предусмотреть в процессе внутреннего поиска, обмена и хранения важных корпоративных документов.

Выбор Docsvision в качестве платформы для автоматизации сопровождается следующими преимуществами:

  • экономия на разработке и внедрении за счет большого количества партнерских решений;
  • уменьшение объема бумажной документации;
  • возможность интеграции с другими корпоративными решениями;
  • высокий уровень конфиденциальности информации;
  • поддержка быстрого ввода ручным или автоматическим способом;
  • хранение данных согласно созданным папкам и обеспечение отдельного доступа для разного типа пользователей;
  • большой набор атрибутов, приписываемых тому или иному документу;
  • поддержка простой электронной цифровой подписи для отображения факта ознакомления с информацией.

Дополнительные услуги

Управление внутренней документацией с применением СЭД принесет максимальную пользу предприятию, если руководители и сотрудники будут хорошо знакомы со всеми параметрами системы. Помимо услуг по внедрению системы электронного документооборота, которые оказывают как партнеры «ДоксВижн» самостоятельно, так и сам вендор, компания «ДоксВижн» организует обучение в форме вебинаров или очных семинаров по направлениям, соответствующим разрабатываемым продуктам. При желании может быть проведен семинар для отдельной компании по узкой тематике. Небольшие вопросы, возникающие в рамках работы внедренного продукта, можно решить, воспользовавшись консультацией от специалистов «ДоксВижн» или услугой авторского надзора. После внедрения системы СЭД Docsivision заказчики получают техническую поддержку.

Подпишитесь на рассылку
Заполняя настоящую форму, Вы подтверждаете свое полное согласие на обработку Ваших персональных данных, в соответствии с Федеральным законом от 27.07.2006 г. № 152-ФЗ "О персональных данных". Обработка персональных данных ООО «ДоксВижн» осуществляется в соответствии Политикой ООО «ДоксВижн» в отношении обработки персональных данных, в которой также содержатся сведения о реализуемых требованиях к защите персональных данных