4 августа 2023
Как изменения в законодательстве сглаживают сроки перехода на МЧД. И почему МЧД не будет отменён.
Ритейл переходит на электронный документооборот: да или нет?
- 21 декабря 2020
- Наш взгляд
Как изменился спрос на решения для организации безбумажного документооборота в ритейле, что мешает отказаться от бумаги, что стимулирует изменения в процессах, рассказал Владимир Андреев, президент компании "ДоксВижн", редакции журнала "Мое дело. Магазин". Его ответы вошли в обзорный материал редации "Эпоха ЭДО". Мы же представляем все материалы интервью.
Вы заметили в последнее время возросший интерес к теме ЭДО заказчиков именно из сферы ритейла? Каковы ваши наблюдения?
Действительно, интерес к тематике ЭДО в первую очередь возник именно у организаций, занимающихся ритейлом, сначала у крупных сетевых операторов, а в настоящее время и у более мелких поставщиков. Связано это прежде всего с тем, что у этого типа бизнеса обработка первичных документов – существенная часть расходов, и переход на безбумажную первичку дает максимальные выгоды. Это касается как собственно накладных на обработку бумаги, так и других факторов – скорости производства транзакций, управление возмещением НДС и пр. Именно эти компании стали пионерами в переходе на безбумажные технологии. И именно в области обработки первичных бумажных документов. Остальные документопотоки переводятся на безбумажные рельсы гораздо медленнее, потому что отказ от бумаги дает не столько выигрышей.
Тема электронного документооборота очень давняя — о ней не первый год говорят на всех профильных конференциях. Почему же до сих пор компании не перешли на ЭДО? Что мешает, в частности, представителям ритейла?
Я бы выделил два фактора – консерватизм руководства и линейных сотрудников, инновации всегда встречают сопротивление, и достаточно существенные единовременные инвестиции перевода на ЭДО, которые для большинства задач (за исключением того же перевода первички и еще некоторых задач) окупаются достаточно долго. Однако, необходимость работы в удаленном режиме показывает неизбежность этого процесса.
Какие плюсы получит торговая компания при переходе на ЭДО? Если можно, приведите, пожалуйста, в пример историю успеха.
В долгосрочном периоде выгоды огромны и очевидны. Это и радикальное ускорение процессов, и сокращение их стоимости, и главное - получение детальной информации о их ходе. А это дает огромные возможности по их оптимизации, в частности, с применением технологий ИИ, с бумажными документами это все совершенно невозможно. И все же первые шаги могут не давать быстрого эффекта, так что это долгосрочная инвестиция, которую надо тщательно просчитывать.
Например, компания «СТД Петрович» после внедрения СЭД на платформе Docsvision повысила эффективность работы сотрудников за счет сокращения сроков и повышения прозрачности процесса согласования и исполнения договоров, уменьшения времени и трудозатрат на подготовку и поиск необходимых документов.
С какими сложностями сталкивается именно продуктовый ритейл при попытках полностью перейти на ЭДО?
Основные сложности в правильной организации процесса, так как это длительный процесс. Его необходимо тщательно планировать, и с самого первого шага иметь представление об экономике. Об этом часто забывают и в результате не получают ожидаемого результата.
Без чего невозможно задумываться о переходе на ЭДО?
Это зависит от разных факторов, от объёма документооборота с контрагентами, необходимости его оптимизации, требования контролирующих органов и фискальных рисков. Если для обмена небольшим количеством документов будет достаточно услуг оператора ЭДО, то для сложных случаев потребуется тесная интеграция с ИС организации. Для каких-то процессов хватит интеграции учетной системы с оператором, для других необходимо иметь бесшовную интеграцию с корпоративной СЭД. По мере увеличения степени автоматизации необходимо будет структурировать как процессы, так и документы, которые в них обрабатываются. В каждом конкретном случае необходимо смотреть на экономику инвестиций и определять оптимальные подходы к решению этой задачи.
Достаточно ли иметь только CRM или ECM для перехода на безбумажный документооборот?
Когда мы говорим об ЭДО, мы прежде всего говорим о кросс-организационном безбумажном документообороте. И тут в любом случае не обойтись без оператора ЭДО, так как он необходим для перехода на безбумажные счета-фактуры. Но и в других случаях использование оператора приносит выгоды. Какая внутренняя система будет участвовать в этом процессе, зависит от конкретной организации и конкретного процесса. Взаимодействие с оператором может осуществляться напрямую из прикладной системы (CRM или ERP) или реализовываться через СЭД. Вариантов много, надо выбрать оптимальный с точки зрения стоимости реализации, сопровождения и экономического эффекта.
Обязательно ли соблюдать эту очередность: сначала наладить внутренний ЭДО, затем внешний? Или можно поменять очередность? От чего зависит этот выбор?
Как я уже отметил, нет единственного правильного решения. Но в большинстве случаев в итоге все равно придется налаживать как внешний, так и внутренний документооборот. Так что надо подумать как про внутреннюю автоматизацию безбумажного документооборота на базе СЭД, так и средствам интеграции СЭД и операторов ЭДО. При этом СЭД в данном случае мы «поднимем» не узко, как систему традиционного делопроизводства, а именно как комплексную СЭД/ECM систему, которая может автоматизировать произвольные процессы, с использованием инструментов быстрой разработки и возможностью создавать различные архивы, в частности, безбумажных документов.
Какие первые шаги нужно обязательно сделать ритейлеру, чтобы перейти на ЭДО? Нужно ли будет внедрять какие-то новые информационные системы? Если да, то какие?
Прежде всего нужно понять, в чем реальные потребности бизнеса, какие процессы влекут самые большие потери и риски. После этого стоит построить экономическую модель и посмотреть выгоды от перевода документооборота в безбумажный вид. Естественно, для этого потребуется оценить инвестиции в этот проект, а затем начинать внедрение. Как показал опыт, кажущиеся очевидными выгоды не всегда оказываются таковыми на практике и наоборот.