«Пощупать» и сравнить разные СЭД/ECM продукты, выбрать вендора для партнёрского сотрудничества

Интервью Дмитрием Далматским, генеральным директором ООО «Смарт-Докс»

Анна Филимонова
11 апреля 2019
Наш взгляд

Возможность на собственном опыте сравнить в работе различные решения СЭД/ECM, в том числе Docsvision, привела Дмитрия Далматского и его коллег по компании Smart-Docs к уверенному решению о партнерстве с нашей компанией 5 лет назад. В интервью Дмитрий рассказывает о проектах по внедрению Docsvision и о том, что они дают клиентам. В материале - главные секреты успешного проекта, фирменный подход Smart-Docs и принципы работы с заказчиками, которые ещё не подводили!

Дмитрий, расскажите о своей компании – как вы пришли к партнерству с «ДоксВижн», какими были первые проекты внедрения Docsvision?
В 2019 году компания Smart-Docs отмечает 5 лет с момента основания. Однако знакомство команды с продуктами Docsvision началось задолго до этого - большая часть тех, кто стоял у истоков компании, уже имели опыт внедрения, разработки и сопровождения решений на платформе в течение нескольких лет. Все мы занимались проектированием решений, позволяющих автоматизировать не только документооборот, но и бизнес-процессы, связанные с основной деятельностью компаний, в которых мы работали в тот период.
После основания Smart-Docs задачи не изменились: прикладываем максимум усилий, чтобы перевести бизнес-процессы заказчиков в цифровое пространство. Изменился масштаб и количество заказчиков - теперь мы оказываем услуги предприятиям разных отраслей. Тем не менее, опыт работы с представителями различных бизнес-подразделений в стенах одной организации позволил получить такой ценный навык, как умение говорить с заказчиком на понятном ему языке - его не хватает многим российским компаниям, и не только в ИТ.

Нашим первым проектом было масштабное внедрение СЭД Docsvision для всех сотрудников и подразделений компании АО «Национальная система платежных карт», являющимся оператором национальной платежной системы «Мир» и единственным оператором всех транзакций по международным пластиковым картам (Visa и Mastercard) на территории РФ: были автоматизированы основные процессы делопроизводства, и количество пользователей системы превысило 400 человек.
Следующей компанией стал АО «Банк МИРъ» - там было автоматизировано делопроизводство, электронный архив нормативно-справочной информации, электронный архив банковских платежных документов и сделок, бизнес-процессы обслуживания клиентов по различным видам операций. Проект охватил все структурные подразделения, были реализованы интересные интеграционные задачи: автоматическая регистрация документов, поступающих от клиентов, обмен данными со специализированной Автоматизированной Банковской Системой (АБС). Количество пользователей Docsvision - более 250 человек.

Как Docsvision повлияла на развитие вашего бизнеса? Что представляет собой направление ЕСМ сегодня в вашей компании?
До основания Smart-Docs большая часть команды уже работала на стороне компаний, использующих платформы для автоматизации – была возможность «пощупать» и сравнить разные, наиболее хорошо зарекомендовавшие себя на рынке СЭД продукты. Еще в те давние времена, когда я возглавлял ИТ-подразделение банка, у меня сформировалось четкое мнение: Docsvision является полнофункциональной ECM-платформой, позволяющей автоматизировать процессы, связанные не только с документооборотом, но и с основной деятельностью компании. Это мнение на основе моего опыта внедрения, а потом и практического использования системы, в т. ч. различными подразделениями банка.

Подкупает и то, что, не обладая какими-то специальными знаниями, можно настроить в системе любое решение, которое позволяет избавиться от ручного труда. Кроме того, у меня большой опыт взаимодействия с технической поддержкой различных вендоров ПО – и в этом плане сравнение опять же в пользу Docsvision.
На текущий момент Smart-Docs является поставщиком как готового решения СЭД на платформе Docsvision, охватывающего 80% основных процессов делопроизводства компаний, так и программных решений, позволяющих автоматизировать специфические процессы, присущие конкретным заказчикам, причем абсолютно любой отрасли. Нашими заказчиками являются банки, общественные организации, строительные компании, благотворительный фонд, предприятие, производящее радиофармпрепараты, крупный производитель промышленного и автомобильного стекла.

Что вы считаете своим главным преимуществом в реализации проектов внедрения СЭД/ЕСМ?
Пожалуй, гибкость и индивидуальный подход к заказчику в процессе реализации проектов. В большинстве случаев у компаний есть индивидуальные требования к организации электронного документооборота. Очень важно услышать эти требования, найти общий язык при общении с бизнес-пользователями и индивидуальный подход к клиенту. Многие представители ИТ, к сожалению, этим пренебрегают – и, как следствие, мы имеем недовольство бизнес-заказчика продуктом или услугой.
Многолетний опыт наших сотрудников по части разработки и настройки решений на платформе Docsvision, приобретенный еще до Smart-Docs, я тоже считаю нашим преимуществом.

Расскажите пару слов о ключевых проектах, какими особенно гордитесь? Были ли неуспешные проекты, и на что это повлияло?
Начну с последнего: какой проект является «неуспешным» для ИТ-компании? Приостановленный, выполненный с нарушением сроков или не оправдавший ожидания заказчика. Приостановленных проектов в истории нашей компании не было. Предотвратить нарушение сроков позволяет четкое планирование всех задач в рамках проекта внедрения СЭД. При оценке сроков и трудозатрат мы закладываем в т. ч. и потенциальные риски, связанные с получением обратной связи от заказчика. Особенно ответственный подход важен на этапах формирования и согласования требований и передаче решения бизнес-пользователям на тестирование – это позволяет избежать ситуации, когда решение не устраивает заказчика с точки зрения функциональности, страдают сроки и удовлетворенность клиента. Сказывается предыдущий проектный опыт нашей команды. Могу смело заявлять, что неуспешных проектов у нас не было.

Конечно, были проекты, в которых наши сотрудники сталкивались со сложностями: например, с изменением требований со стороны ключевого заказчика на этапе разработки решения. Предварительно было проведено интервью с заинтересованными бизнес-пользователями, подготовлены требования, согласованы с заказчиком, разработано решение – и вдруг при демонстрации решения ключевой бизнес-пользователь «признается», что забыл учесть какую-то важную деталь при согласовании требований. Или: в проектную команду заказчика не был включен сотрудник, чью деятельность напрямую внедрение Docsvision не затрагивает, но косвенно влияет на выполняемые им процессы. Такие риски мы тоже учитываем при планировании проекта, оцениваем трудозатраты на их реализацию. Как правило, они невелики, и мы реализуем новые требования в рамках того же проекта. Главное для нас - удовлетворенность клиента и его желание в дальнейшем сотрудничать со Smart-Docs.

Что еще может усложнить выполнение проекта? Допустим, необходимость интеграции Docsvision с другими системами заказчика – но, как правило, эта особенность обнаруживает себя еще на этапе интервью, а квалификация наших специалистов и возможности платформы Docsvision позволяют решать интеграционные задачи практически любой сложности. Все подобные проекты были успешно реализованы.

Перейдём к проектам наиболее интересным. Среди внедрений, выполненных Smart-Docs, есть как типовые со стандартным набором функциональности, так и такие, в ходе реализации которых разрабатывалось абсолютно новое решение на базе Docsvision. Таким примером является проект в группе компаний «AGC Борский стекольный завод». Задачей проекта была полная автоматизация таких процессов, как управление командировками и приказами по ним, заявками на компенсацию горюче-смазочных материалов, на организацию представительских мероприятий, заявками на прочие выплаты, и, как следствие, управление авансовыми отчетами. Кроме того, необходимо было полностью автоматизировать весь цикл работы с доверенностями - с момента их создания до завершения и пролонгации. Итогом реализации проекта стала не только экономия времени и ресурсов, но и улучшение качества выполнения задач по части отсутствия ошибок, вызванных человеческим фактором. Роль контролера берет на себя разработанное решение на платформе Docsvision. Уход от необходимости печати и ручной подписи доверенностей, приказов, авансовых отчетов – также несомненный плюс. Для нас как для исполнителя участие в подобных проектах является очень важным, потому что разработанное в проекте решение может быть интересно как существующим, так и новым потенциальным заказчикам в связи с актуальностью обозначенных вопросов.

Другой проект, которому хочется уделить внимание – СЭД Docsvision во ФГУП «Федеральный центр по проектированию и развитию объектов ядерной медицины». Помимо автоматизации таких стандартных процессов, как регистрация корреспонденции, подготовка и отслеживание исполнения организационно-распорядительной документации, контроль исполнительской дисциплины - были автоматизированы тендерно-договорная и закупочная деятельность. Следующим проектом, выполненным Smart-Docs для этого предприятия, была автоматизация производства радиофармпрепаратов: процесс автоматизирован полностью, с момента создания распоряжений на производство конкретного РФП в соответствии с графиком и заявкой на поставку, до отправки произведенного продукта конечному заказчику – то есть охватывает полный цикл планирования производства, само производство и логистику.

Все проекты для нас важны, но наибольший интерес представляют те, в ходе которых разрабатывается новая функциональность для автоматизации бизнес-процессов, актуальных для различных компаний.

Что для Вас является критерием успешного проекта?
Проект, эффект от внедрения которого затрагивает сразу несколько аспектов. Во-первых, экономический - в очевидной экономии человеко-часов от автоматического выполнения системой ряда операций. Например, согласование документов, ознакомление и отслеживание исполнения заданий и т. д. Эксперты Smart-Docs разработали калькулятор, который рассчитывает экономическую эффективность от внедрения СЭД при различных параметрах документооборота. На сайте www.smart-docs.ru размещен этот калькулятор и описание принципа расчета эффективности. Например, ФГУП «Федеральный центр по проектированию и развитию объектов ядерной медицины», проект внедрения в котором я упоминал ранее, ежегодно экономит сумму, в 1,5 раза большую, чем разовая стоимость проекта внедрения.

Успешный проект должен позволять оптимально организовать работу всех сотрудников - от руководителей до подчиненных. При анализе существующих бизнес-процессов в компаниях в рамках проекта, мы предлагаем такие способы перевода их в цифровой формат, которые позволят не только сократить время, но и в принципе их оптимизировать. Практически все руководители компаний, в которых работала наша команда, единогласно отмечают, что деятельность всей компании стала более прозрачной после перевода даже части процессов в СЭД Docsvision. Они получают полную картину по загрузке сотрудников, это позволяет выявить «бутылочные горлышки» в организации процессов, посмотреть на работу компании под иным углом.

Наконец, не стоит забывать, что СЭД позволяет избавиться от зависимости процесса от конкретных сотрудников, от необходимости связываться с сотрудником вне офиса, чтобы выяснить статус работы с документом. Это экономит рабочее время, а время – как известно, деньги.

Как вы строите и как оцениваете взаимодействие с вендором?
Между Smart-Docs и «ДоксВижн» сложились крепкие партнерские отношения, которым предшествовал, в частности, мой положительный опыт в качестве заказчика. Еще в период, когда я руководил ИТ-подразделением, я отметил высокое качество технической поддержки Docsvision: к обращениям отсутствовал формальный подход, не было нарушения сроков в решении инцидентов, а консультации сотрудников ТП содержали четкие вопросы и развернутые ответы. Сейчас, когда Smart-Docs является партнером Docsvision на протяжении более 5 лет, могу утверждать, что качество технической поддержки вендора остается на должном уровне. В заявлении уверен, поскольку имею опыт взаимодействия с другими поставщиками ПО для решения разного класса задач.

Немаловажным является и то, как оперативно команда Docsvision развивает свою платформу, учитывая и нововведения в законодательстве, и появление современных технологий в документообороте. Не могу не отметить качество подачи информационных материалов компанией Docsvision: проведение вебинаров, качественная документация по системе - как для пользователя, так и для технических специалистов (администратор системы, разработчик). Сотрудники Smart-Docs прошли обучение по курсам, организованным Docsvision - мы очень довольны объемом освещенных вопросов, подачей материала. Полученные навыки позволяют настраивать не только типовые решения, но и выполнять задачи по реализации в системе специфических процессов.

Резюмируя: стабильность - и в то же время гибкость - платформы Docsvision вкупе с качественным уровнем взаимодействия вендора со своими заказчиками и партнерами – один из факторов, которые привели нас к партнерским отношениям с «ДоксВижн».

Над чем работаете сейчас? Какие видите перспективы?
Компетенции наших экспертов сфокусированы на платформе Docsvision - именно на её основе мы разработали готовое решение по ЭДО и выполняем автоматизацию различных процессов наших заказчиков.

Почему мы сосредоточились именно на Docsvision? Помимо положительного опыта взаимодействия с вендором, сама платформа полностью отвечает нашим требованиям. В Docsvision можно сконструировать любой процесс компании, при этом технические средства платформы – такие, как конструкторы, справочники, интерфейс системы в целом - делают этот процесс максимально удобным, прозрачным и гибким. Реализованные в Docsvision модели безопасности отвечают требованиям заказчиков из государственного сектора. Что касается интеграционных задач - опять же, они покрываются возможностями платформы: это разработанный вендором шлюз в 1С:Предприятие 8.X, модуль интеграции с провайдерами внешнего ЭДО, позволяющий сделать документооборот между контрагентами юридически значимым, модуль потокового ввода, обеспечивающий массовый ввод документов с помощью потоковых документ-сканеров.

По поводу планов по развитию: в большинстве случаев наши заказчики – это компании–представители среднего бизнеса. Для них мы выполняем работы в рамках проектного подхода, когда на старте проекта уже сформированы индивидуальные требования к реализации бизнес-процессов в системе. Мы, конечно, в любом случае проводим интервью с представителями заказчика, помогаем эти требования формализовать, предлагаем возможные способы оптимизаций. В результате разработки и внедрения спроектированного решения мы помогаем не только автоматизировать производственные процессы, но и, возможно, перераспределить мощности и ресурсы.

А есть компании - как правило, представители малого бизнеса - руководители которых понимают, что автоматизировать работу с документами нужно, но как именно и с чего начать – не знают. Для них мы разработали готовое решение на Docsvision, которое охватывает 80% процессов с документами компании. В готовом решении настроена работа с основными видами: корреспонденция, договоры, ОРД, протоколы совещаний, заявки на командировки, настроены типовые маршруты согласования и автоматическая постановка заданий, предусмотренная жизненным циклом документов. Чтобы запустить работу в системе, требуется несколько рабочих дней - на интеграцию Docsvision с инфраструктурой заказчика и минимальную настройку.

Одним из последних наших направлений является предоставление сервиса «Docsvision по подписке», в рамках которого заказчик может начать работу в полностью готовой к запуску СЭД с основными видами документов, избегая при этом единовременных затрат, связанных с покупкой дополнительного серверного оборудования, настройкой программного обеспечения, поиском и оформлением в штат ИТ-специалистов. В рамках ежемесячного платежа компания получает стабильно работающую СЭД и возможность обращения за консультациями и решением инцидентов к специалистам Smart-Docs. Облачный вариант поставки СЭД пользуется спросом у небольших компаний, масштаб деятельности которых привел к необходимости перевода работы с документами в электронный вид, при том, что компания пока не может позволить себе больших единовременных финансовых и временных затрат на внедрение СЭД.

Что можете посоветовать компании, которая планирует проект автоматизации ДО и БП?
Точно не стоит рассматривать в качестве потенциальной СЭД условно бесплатные продукты. В большинстве случаев они представляют собой пустую платформу, на которой можно «поднять» документооборот, или решение с очень ограниченным функционалом, которое позволит автоматизировать лишь малую часть процессов компании. Чтобы запустить оба варианта, компании необходимо принять в свой штат как минимум квалифицированного разработчика и аналитика, который должен будет проанализировать все слабые процессы компании и предложить способы их решения в новой СЭД. На поиск таких специалистов нужно потратить много времени, сил и денег. Я рекомендую обращаться все-таки к поставщикам промышленных СЭД/ECM систем, хорошо зарекомендовавших себя на рынке программного обеспечения.

Кроме того, приведу несколько важных правил, которым необходимо следовать уже после внедрения СЭД в компании:
1.   Сотрудники должны оформлять любые документы и поручения только в системе электронного документооборота.
2.   Уведомление о новых заданиях и документах должно происходить только в СЭД и никак иначе – ни по почте, ни по телефону, ни устно.
3.   Результат работы каждого сотрудника должен быть зафиксирован в СЭД в виде завершенного задания. Т. е. важно дать понять сотрудникам, что если в системе не зафиксировано выполнение того или иного задания, то задание не считается выполненным.

Для успешного перевода всех процессов в электронный вид руководителю важно правильно организовать работу своих сотрудников, только в этом случае он увидит экономический эффект от внедрения СЭД, и система станет помощником, а не препятствием для пользователей.

Дмитрий, спасибо! Желаем успехов!

В 2022 году в новом интервью с Дмитрием мы снова обсудили сотрудничество и проектный опыт Smart-Docs, который позволяет успешно реализовывать проекты, экономя время и деньги заказчика.

Страница партнёра →