Бизнес-аналитик, разработчик, тестировщик и руководитель проекта в одном. Это реально?

• 
  Ирина Чеча
• 30 марта 2022
• Статьи

Компания «Смарт-Докс» по итогам 2021 года повысила свой статус партнёра до Docsvision Certified Solution Partner Gold. О том, как компания строит работу с заказчиками, мы попросили рассказать Дмитрия Далматского, генерального директора «Смарт-Докс».

Поделитесь опытом ваших заказчиков, как «мотивировать» сотрудников компании работать в новой системе?

Мы сформировали список достаточно простых правил, которые рекомендуем руководителям заказчика применять для того, чтобы мотивировать сотрудников выполнять всю работу с документами и заданиями в СЭД:

1. Любые документы и поручения необходимо оформлять только в системе электронного документооборота.
2. Сотрудники должны узнавать о новых заданиях и документах только из системы электронного документооборота.
3. На все вопросы сотрудников «а где мне найти документ или поставленные мне задачи» должен быть один ответ - «в системе электронного документооборота». И это будет единственно правильный ответ.
4. Результат работы каждого сотрудника должен быть зафиксирован в системе электронного документооборота в виде завершённого задания. Если в СЭД нет выполненных поручений – то нет и выполненной работы, а, возможно, нет и премии! 

Когда заканчивается процесс внедрения и начинается процесс развития системы?

Очень часто процесс развития системы начинается непосредственно на этапе опытной эксплуатации, когда уже сотрудники заказчика начинают выполнять в СЭД обработку документов и заданий. Примером является изменение маршрутов согласования документов. Зачастую именно использование СЭД как раз позволяет наглядно выработать оптимальный маршрут согласования для того или иного вида документа и оперативно его настроить. Разработка новых отчётов по контролю исполнительской дисциплины или аналитике в разрезе разных видов документов также является примером развития.

Разумеется, нельзя забывать и о реализации интеграционных задач. Требования к интеграции появляются в большинстве случаев уже при непосредственном использовании СЭД. Например, сначала пользователи начинают выполнять создание, согласование и подписание договоров и бухгалтерских документов в СЭД и в процессе появляются требования к интеграции Docsvision с Диадок, 1С, SAP и т.д.

Чем отличаются процессы внедрения от сопровождения? Как меняется коммуникация и фреймворк работы?

Что касается работы нашей компании, то мы выполняем внедрение, что называется, «под ключ». Мы не только настраиваем функциональность в соответствии с требованиями заказчика, но и выполняем обучение администраторов и пользователей, предоставляем инструкции, реализовываем те требования, которые не были учтены первоначально при подготовке технического задания и появились уже позже, но являются критичными с точки зрения работы бизнес-процессов заказчика. Говоря кратко, мы работаем на результат, которым является факт, что реализованное решение полностью оправдывает ожидания заказчика и можно оценить эффективность использования СЭД уже на ранних сроках её эксплуатации. Поэтому, когда мы говорим о сопровождении внедрённого решения, то мы имеем в виду техническую поддержку уже законченного программного продукта. Услуги сопровождения мы оказываем через портал технической поддержки, который позволяет сотрудникам заказчика создавать и отслеживать статус выполнения того или иного запроса. Коммуникация по обращениям выполняется также посредством портала тех. поддержки. В рамках сопровождения наши специалисты оказывают консультации, решают инциденты, выполняют доработку функциональности.

Над чем вы сейчас работаете?

Сейчас в планах развитие нового сервиса «СЭД по подписке». Ряд заказчиков предпочитает использовать СЭД как сервис, актуально для заказчиков, бизнес-процессы которых являются стандартными. Наше коробочное решение покрывает 80% требований к работе с документами компаний различных отраслей. Данный сервис удобен тем, что избавляет заказчиков от приобретения дополнительного оборудования и программного обеспечения.

В портфеле кейсов «Смарт-Докс» много разноплановых клиентов по отраслям. Как вы находите ключик в работе с клиентами? Может, они не такие разные, как кажется со стороны?

Мы выполняем внедрение на основе нашего готового решения, реализованного на платформе Docsvision. Решение для электронного документооборота можно полноценно модифицировать с учётом отраслевой специфики. Например, в системе на базе платформы Docsvision на предприятии Ведомственная охрана железнодорожного транспорта сначала была учтена специфика и оцифрованы процессы управления, и далее запланировано тиражирование системы на филиалы и другие подразделения.

В готовом решении «Смарт-Докс» уже реализованы карточки документов и выполнены настройки, охватывающие 80% процессов по обработке документов в организациях любой отрасли. Таким образом, в процессе интервью с бизнес-заказчиком по подготовке требований к реализации того или иного вида документа, мы демонстрируем, как выглядит обработка этого документа в нашей системе и фиксируем требования заказчика по модификации. Очевидно, что пользователю удобнее сформулировать свои требования, глядя на конкретную реализацию. Кроме того, высокая готовность нашего решения позволяет сократить сроки не только на этапе подготовки требований, но и на этапе разработки: реализация требований выполняется на уже созданных карточках документов.

В чём сильные стороны «Смарт-Докс» для клиентов?

Мы смотрим на задачу комплексно в рамках бизнес-процессов, а не просто как на набор карточек в СЭД. Мы готовы предложить заказчику идти от готового решения, точнее, из лучших практик. Наш опыт в автоматизации внутреннего документооборота более 15 лет отражён в коробочном решении «Смарт-Докс». Заказчик может оценить эффективность работы в приложении и соотнести с особенностями бизнеса. При необходимости внести коррективы, и работать не «с чистого листа», а на основе некой законченной логики.

Можно сделать проект внедрения без команды, а силами одного сильного эксперта? Если да, то какой компетенцией он должен обладать? 

Со своей стороны мы видели подобные попытки выполнить внедрение самостоятельно силами заказчика, когда приобретались лицензии на платформу и далее сотрудник заказчика (в большинстве случаев это один, максимум два человека) выполнял внедрение Docsvision своими силами. В итоге, результатом внедрения являлась платформа, пусть даже интегрированная с внутренней ИТ-инфраструктурой, но не законченная работающая система с настроенной функциональностью, которая покрывает требования внутренних бизнес-заказчиков. Могли быть настроены карточки документов, маршруты согласования, бизнес-процессы, отчёты, но, как правило, это не позволяло перевести работу с документами полностью в электронный вид, более того, «внедрённая» таким образом система не упрощала работу с документами, а делала её сложнее и дольше. Итог – недовольство пользователей и руководства.

Это неудивительно, т.к. для выполнения качественного внедрения в срок требуются:

• Руководитель проекта.
• Аналитик, который «на ходу» может предложить оптимальное решение с точки зрения реализации конкретного бизнес-процесса, а также разговаривать с бизнес-пользователями на понятном им языке установленных в компании процессов делопроизводства.
• Разработчики.
• Технологи.
• Тестировщики.

Очень сложно сочетать все эти компетенции в одном эксперте. Для гарантированного результата в адекватные сроки лучше сотрудничать с компанией-интегратором, у которой есть опыт внедрения выбранной корпоративной информационной системы.

Читайте также первое интервью Дмитрия о начале партнёрства с Docsvision.

«Смарт-Докс» и реализованные проекты →

Ирина Чеча

Менеджер по связям с общественностью «ДоксВижн»