Система электронного документооборотана платформе Docsvision
Это выражается в высоких затратах времени на физическую пересылку и поиск, рисках утери документов и ошибках ввода, полном отсутствии прозрачности их движения, а также в регулярных срывах сроков и внутренних регламентов.
Все этапы контролируются системой согласно заданным регламентам и срокам.
Управление документами, задачами и бизнес-процессами в одной системе
Автоматическая регистрация и обработка документов с ИИ
Встроенный искусственный интеллект (ИИ) помогает на самых трудоемких этапах. СЭД Docsvision автоматически регистрирует входящие документы, определяет ответственных, контролирует исполнение и помогает в подготовке резолюций.
-
Автоматическая регистрация
Система мониторит все каналы поступления: электронную почту, сканеры, операторов ЭДО. Самостоятельно создает карточку документа, присваивает входящий номер по указанным правилам, определяет отправителя. Останется только проверить созданную карточку и зарегистрировать ее.
-
Рассмотрение в электронном виде
Руководители и сотрудники работают с документами с любого устройства: ПК, планшета или смартфона. ИИ формирует краткое описание многостраничных документов, сокращая время на ознакомление.
-
Подготовка резолюции с помощью ИИ
Искусственный интеллект помогает определить, требуется ли ответ на документ, и может подготовить проект резолюции. Руководителю остается проверить и отправить ее на исполнение.
-
Контроль исполнительской дисциплины
Система автоматически формирует задания исполнителям по резолюции руководителя и контролирует срок их исполнения. Доступны сводные отчеты по исполнительской дисциплине как в табличной, так и в графической форме.
Мобильность и удобство
Переводим документооборот
в цифру
Эффективность компании зависит от скорости обработки документов. Перевод процессов в электронный вид сокращает сроки, уменьшает трудозатраты и исключает риск потери или дублирования документов.
-
Понятный и адаптивный интерфейс
Web-клиент Docsvision позволяет работать в системе с любого устройства: компьютера, планшета или смартфона. Интерфейс адаптируется к роли сотрудника. 95% пользователей считают наш интерфейс простым и удобным.
-
Удобные оповещения
Система направляет уведомления на электронную почту. Адресат может выполнить задание, ответив на письмо. Например, сотрудники подтвердят ознакомление с приказом, не заходя в СЭД.
-
Рассмотрение, согласование, электронная подпись
Весь цикл работы с документом можно провести в электронном виде, быстро и из любой точки мира: ознакомиться, вынести резолюцию и подписать электронной подписью. Система поддерживает все виды подписи по ФЗ-63.
-
Подготовка документов по шаблонам
В системе настраиваются шаблоны документов, которые автоматически синхронизируются с полями карточки. С помощью искусственного интеллекта можно подготовить текст для документа, например, письма или служебной записки.
Поиск, доступ и контроль исполнения на всех этапах
Все входящие, исходящие и внутренние документы хранятся в единой системе. Можно разграничить права доступа, быстро найти нужный документ и контролировать ход обработки.
-
Быстрый поиск и ролевая модель
В системе можно найти документы по реквизитам или по тексту приложенных файлов. Гибкие настройки безопасности позволяют разграничить права доступа с учетом роли пользователя и статуса документа.
-
Номенклатура дел для хранения
Система позволяет вести электронную номенклатуру дел: формировать иерархию хранения, указывать место хранения томов в архиве, создавать описи, формировать акты выдачи и уничтожения документов.
-
Электронные журналы
В системе предусмотрены удобные журналы с реестрами документов. Их можно настраивать: группировать и фильтровать данные, отображать и скрывать столбцы, экспортировать в Excel, выполнять массовые операции с документами.
Примеры внедрения
-
Увеличение скорости внутренних процессов.
Быстрее отвечать на запросы контрагентов и знакомить сотрудников с новыми регламентами. -
Улучшение качества обработки документов.
В срок готовить ответы на запросы контрагентов, согласовывать по регламентам отправляемые документы. -
Повышение комфорта работы сотрудников.
Согласование документов со смартфона, ознакомление в электронном виде, напоминания о сроках.