Ведомственная охрана железнодорожного транспорта (ВОЖДТ)

Старт и задачи проекта

1. Документооборот в Ведомственной охране железнодорожного транспорта формализован как внутри организации, так и с её внешним окружением. Ежедневно поступает свыше сотни официальных обращений от юридических лиц, граждан, федеральных органов исполнительной власти (ФОИВ). Каждое из них требует рассмотрения и подготовки ответа. Таким образом, требовалось автоматизировать процессы, связанные с обработкой как входящей, так и исходящей корреспонденции (рассмотрение писем руководителем, автоматическое формирование заданий назначенным в ходе рассмотрения сотрудникам, контроль исполнения резолюций, возможность отследить наличие ответа на поступившее входящее письмо, в т. ч. от ФОИВ или гражданина). Кроме того, необходимо было автоматизировать процессы согласования документов, как внутренних (организационно-распорядительные документы, служебные и докладные записки, указания), так и документов, сопровождающих взаимодействие с контрагентами (договоры и дополнительные соглашения, исходящая корреспонденция).
2. Необходимо было усилить контроль за процессами подготовки, согласования, регистрации документов, а также за исполнением поручений руководителя. Перевод процессов согласования из бумажного в электронный вид должен был ускорить процесс согласования и ликвидировать ошибки, такие как потеря версий.
3. Наличие web-интерфейса позволило обеспечить дистанционную работу сотрудников в системе электронного документооборота, что оказалось очень актуальным в период пандемии COVID-19.
4. Требовалось формализовать и автоматизировать работу с документами сначала внутри центрального аппарата, а затем распространить систему электронного документооборота на все нижестоящие подразделения, учитывая специфику обработки документов в каждом конкретном филиале.

СЭД на базе платформы Docsvision позволила реализовать функциональные требования бизнес-заказчиков предприятия, настроить гибкие ролевые модели и обеспечить высокий уровень безопасности. Она удобна в администрировании, легко может поддерживаться силами заказчика, применима в организациях с территориально-распределённой структурой. Проект модернизации реализовала компания «Смарт-Докс», обладающая высокой компетенцией не только в вопросах конструирования решений на базе Docsvision, но и в вопросах оптимизации бизнес-процессов, связанных, в том числе, и с обработкой документов.

О проекте в цифрах

• 9 430 – поставленных задач за месяц
• 1 300 – документов создано в системе за месяц 
• более 1500 пользователей, включая руководство организации

Развитие системы электронного документооборота

Эксперты «Смарт-Докс» внедрили решение на базе платформы Docsvision, которое в Ведомственной охране железнодорожного транспорта выполняет следующие функции:

• Автоматизация работы с входящей/исходящей корреспонденцией: регистрация и рассмотрение руководителем входящих писем, автоматическая постановка задач с текстом резолюции, назначенным в ходе рассмотрения исполнителям, контроль и приёмка результатов выполнения, автоматический перевод документов в архив после завершения всех заданий. Возможность отследить наличие ответа на поступившее входящее письмо. Согласование исходящих писем в соответствии с принятыми на предприятии маршрутами согласования, постановка заданий сотрудникам на отправку писем контрагентам.
• Автоматическое определение маршрута согласования в зависимости от различных условий по всем видам документов.
• Рассмотрение адресатом и исполнение докладных и служебных записок.
• Автоматическая постановка заданий на ознакомление и поручений по приказам. Отслеживание их исполнения.
• Ознакомление с протоколом совещания его участников и постановка поручений на исполнение.
• Согласование договоров.
• Построение отчётов для прозрачного контроля исполнительской дисциплины.

Все сотрудники работают с системой электронного документооборота в web-интерфейсе Docsvision, который можно запустить через любой браузер с любого устройства. Возможности конструктора ролей и конструктора web-разметок позволили реализовать в web-клиенте личные кабинеты, которые отличаются в зависимости от роли пользователя: руководитель, рядовой сотрудник и др. Личные кабинеты представлены в виде рабочих столов, отображающих документы и задания, которые соответствуют определённым критериям.

Личный кабинет сотрудника в СЭД

Личный кабинет руководителя в СЭД

Функциональность платформы Docsvision также позволила оформить дизайн web-клиента в соответствии с пожеланиями бизнес-заказчиков со стороны предприятия. Реализация перечисленных возможностей не повлияла на сроки выполнения проекта, так как вся функциональность была настроена с помощью Low-Code конструкторов Docsvision.

Эффект от модернизации СЭД

После модернизации системы электронного документооборота сотрудники Ведомственной охраны железнодорожного транспорта отмечают следующие изменения:

• Процессы согласования стали более прозрачными и контролируемыми. Объём бумажных документов уменьшился примерно на 30%, по экспертным оценкам руководителя проекта. Появился механизм контроля истории изменений документов.
• Система электронного документооборота на платформе Docsvision позволила организовать на предприятии единое место регистрации входящих и исходящих документов. Найти документ стало проще.
• В 2 раза сократился объём ручных операций по обработке документации.
• Благодаря тому, что маршруты согласования различных видов документов определяются автоматически в рамках системы, исключена возможность отсутствия в цепочке согласования сотрудника из обязательного списка.
• Документооборот и внутренние процессы стали более прозрачными.
• Повысилась исполнительская дисциплина.
• Появилась возможность полноценной мобильности в работе через удобный адаптивный интерфейс. Внедрение системы электронного документооборота позволило руководству предприятия работать с документами не только находясь на территории управления, но и в командировках. Это является актуальным и для рядовых сотрудников, особенно в условиях пандемии COVID-19.

Андрей Мамаев, заместитель начальника Центра информатизации и делопроизводства – начальник службы связи и информационных технологий Ведомственной охраны железнодорожного транспорта:
«Благодаря высокому профессионализму команды специалистов «Смарт-Докс», мы завершили проект модернизации системы Docsvision в кратчайшие сроки, при этом существенно модернизировали и оптимизировали собственные процессы. В результате мы действительно наблюдаем, что работа сотрудников ускорилась, бумаг на столах стало меньше. Действия сотрудников стали результативнее и прозрачнее, многие задачи выполняются внутри системы, а не на личных встречах. Несмотря на определённое сопротивление нововведению со стороны консервативных сотрудников, эффективность нового подхода постепенно заменяет скепсис привычкой работать с системой. В Docsvision работают как первые лица организации, самостоятельно без помощи секретарей, так и рядовые сотрудники».

Видео

На вебинаре из серии «Истории успеха с Docsvision» Андрей Мамаев, начальник службы связи и информационных технологий Ведомственной охраны железнодорожного транспорта, поделился опытом модернизации СЭД, начиная от поставленных задач до реализации проекта и вовлечения пользователей в активную работу с обновлённой системой.

На вебинаре также была продемонстрирована работа реализованного на базе Docsvision решения, которое объединило в едином информационном пространстве внутренний документооборот, согласование договоров с контрагентами, обработку входящих обращений и формирование ответов на запросы ФОИВ, надзорных органов и др.