Электронный архив документов

Предпосылки создания электронного архива в компании

Электронный архив в системе электронного документооборота

С годами существования любой организации в ней накапливается большое количество различной документации. Чтобы не складировать папки с различными бумагами, всё больше предприятий создают электронный архив документов.

Создание электронного архива – что именно под этим подразумевается? Под организацией электронного архива документов в компании мы понимаем реализацию части функций комплексной СЭД, которые обеспечивают долгосрочное хранение документов. Систематизация информации посредством электронного архива решает следующие задачи: способствует более быстрому нахождению нужного документа, отслеживанию движения договоров и прочих нормативных актов компании, а также более эффективному управлению делопроизводством. Электронный архив особенно важен в случае, когда нужно обеспечить централизованное или распределённое хранение документов компании, которые весь или часть своего жизненного цикла проходят в электронном виде (разрабатываются, обрабатываются, исполняются или хранятся).

Каким предприятиям необходим электронный архив?

Несомненно, организация электронного архива особенно важна для крупных холдингов – им важно поддерживать свой электронный архив, так как ежедневно через организацию проходят тысячи различных бумаг, которые необходимо не только оперативно обрабатывать, но и хранить. Цифровизация архива компании не только упорядочивает работу, но и способствует экономии времени сотрудников. Можно сказать, что электронный архив документов является неотъемлемым компонентом IT-инфраструктуры современной компании. Однако, электронный архив документов — это выигрышное решение для бизнеса любого масштаба, и для малого бизнеса в том числе. Несмотря на то, что небольшие фирмы не нуждаются в комплексном контроле за документооборотом, электронный архив станет залогом того, что все бумаги компании находятся в порядке. Начинать надо с малого, и в случае развития организации до масштабов среднего или крупного бизнеса, опыт ведения электронного архива документов сыграет своё дело на благо и прибыль компании.

Запись вебинара об организации электронного архива на предприятии

Функции и требования к электронному архиву организации

Электронный архив должен обеспечивать хранение как документов, созданных в результате автоматических процессов обработки, так и размещённых сотрудниками в свободном режиме при персональной работе или в рабочих группах. Цель максимум – добиться, чтобы электронный архив стал единственным местом, где хранится контент и документы компании. Как инфраструктурный компонент архив электронных документов должен предоставлять целый ряд сервисов для владельца, для конечных пользователей и для приложений корпоративных информационных систем. Одна из ключевых возможностей СЭД - создание и организация электронного архива (платформы для электронного документооборота и цифровых бизнес-процессов, например Docsvision, отвечают всем актуальным требованиям как с технической, так и с нормативной точки зрения).

Механизм наполнения и комплектования электронного архива документов организации

Подробно о требованиях к электронному архиву документов, его функциях и условиях для успешного внедрения в любой компании можно прочитать в нашем методическом руководстве.

Руководство по организации электронного архива. →

Реализация требований к электронному архиву на примере СЭД Docsvision

Для полноценного функционирования электронного архива СЭД должна отвечать некоторым условиям. Рассмотрим, как реализуются выше обозначенные сервисы и функции электронного архива документов на примере функций системы Docsvision:

  • Структуризация хранения. Docsvision позволяет создавать электронный архив документов компании, включающий один или несколько серверов, имеющий произвольную структуру. Структуру электронного архива формируют иерархические папки документов, которые могут создаваться пользователями и приложениями. Для папок могут быть определены различные ограничения, например, на хранимые в папках типы документов. Имеется возможность создавать виртуальные деревья, размещая в иерархиях ссылки на папки и так называемые виртуальные (поисковые) папки. С папками могут быть связаны различные представления, по-разному отображающиеся данные документов, хранящихся в электронном архиве и т.д.

  • Разграничение доступа. Docsvision обеспечивает гибкие и разнообразные механизмы разграничения доступа в Электронном архиве, как на уровне дискреционной, так и мандатной безопасности. Доступ к документам или папкам может быть представлен различным пользователям, группам и ролям. Особо нужно отметить так называемую ролевую безопасность, в которой доступ к документам электронного архива может определяться в зависимости от их содержимого. Электронный архив может содержать как внешние, так и внутренние документы, поэтому ему нужна надёжная система защиты на различных уровнях менеджмента. Иными словами, электронный архив документации должен быть доступен руководству предприятия в большей степени, нежели рядовым менеджерам.

  • Поиск. Docsvision поддерживает все необходимые для современного электронного архива документов средства поиска: полнотекстового, атрибутивного, с возможностями сохранения шаблонов поисковых запросов и созданием виртуальных папок.

  • Интеграция со средствами обработки документов. Пользователи могут осуществлять сохранение документов и сообщений электронной почты в электронном архиве непосредственно из приложений Microsoft, При использовании структурированных шаблонов атрибуты документов будут доступны в качестве метаданных для атрибутивного поиска в электронном архиве и для обработки в бизнес-процессе. Данные возможности позволяют сотрудникам системы полностью отказаться от хранения документов в файловых архивах и пользоваться надежным централизованным архивом документов.

  • Средства интеграции с корпоративными приложениями. Docsvision обеспечивает различные механизмы, которые позволяют корпоративным приложениям использовать систему в качестве хранилища документов, используемых в приложениях. Развитый API, интерфейс WebService, возможность загрузки и выгрузки документов в XML формате обеспечивают бесшовную интеграцию средств электронного архива документов Docsvision и различных приложений. Поддерживаются готовые модули интеграции с электронной почтой, сервисами операторов ЭДО, 1C, SAP и другими корпоративными системами.

  • Масштабирование. Архитектура Docsvision предоставляет различные инструменты и способы масштабирования, которые позволяют создавать высоконагруженные электронные хранилища. Большое количество проектов в крупнейших российских компаниях демонстрирует возможности использования системы в качестве корпоративного архива электронных документов.

  • Надёжность системы. Конечно, система сама по себе должна быть надёжна и стабильна. Для подтверждения производительности электронного архива нужны соответствующие тестовые испытания. Электронный архив документов Docsvision подходит по всем стандартам и самым жёстким требованиям, что неоднократно подтверждено результатами нагрузочного тестирования.

Нагрузочное тестирование электронного архива документов

В ходе тестового испытания решения на основе Docsvision и Microsoft SQL Server, которое используется в банке ВТБ24, был реализован сценарий одновременной работы в архиве документов 5000 пользователей. Производилась эмуляция 10 типов операций по работе с карточками и документами, поиску и обмену данными в архиве документов. В час в системе электронного архива производилось более 2 млн операций, общий общем базы данных составил 5 Тб: 50 миллионов сканированных изображений, 60 миллионов карточек документов. По результатам нагрузочного тестирования специалисты компаний-разработчиков и ИТ-специалисты компании-заказчика подтвердили, что архив документов, построенный на платформе Docsvision и Microsoft SQL Server, способен выдерживать высокие нагрузки и является надежным решением для построения электронного архива документов крупной компании.

Другой пример – нагрузочное тестирование платформы Dosvision в ПАО «Акционерная компания «АЛРОСА». Основной интерфейс работы с электронным архивом в компании – web-клиент Docsvision. Тестирование подтвердило применимость платформы для работы с реестрами документов в количестве свыше 20 млн., c нагрузкой 7 000 одновременных пользователей, что покрывает потребности крупного холдинга на горизонте в 13 лет. Нагрузочные тестирования будут продолжаться, предварительно в ходе разработки платформы было подтверждено быстродействие работы архива при одновременной активности 120 000 пользователей.

Нагрузочное тестирование платформы для электронного документооборота Docsvision

Создание электронного архива с учётом тренда на цифровую экономику и перевод документооборота в электронный вид становится не выбором, а необходимостью для большинства компаний. Для успешного внедрения и развития электронного архива можно выбрать готовые ИТ-решения от отечественных разработчиков, экспертиза которых подтверждена десятками реализованных проектов.

Стоимость электронного архива →
Похожие публикации
3 октября 2022
ИТ-лидеры, выбирая систему, опираются на технологический стек и желание сделать продукт комфортным для бизнес-пользователей.
21 сентября 2022
Можно ли делать больше, не увеличивая штат разработчиков? На этот вопрос ответил Денис Елхов, руководитель отдела производства «ДоксВижн».
Подпишитесь на рассылку
Нажимая на кнопку «Отправить», вы даёте согласие на обработку ваших персональных данных, в соответствии с политикой «ДоксВижн» в отношении обработки персональных данных.
Подключайтесь к нам в Telegram! Подписывайтесь на официальный Telegram-канал платформы Docsvision.
Подключайтесь к нам в Telegram!