Потребность в системе электронного документооборота на крупном предприятии непропорционально выше, чем на малых и средних. Это обусловлено, в первую очередь, именно его размером, сложной организационной структурой, количеством подразделений, их территориальной изолированностью друг от друга. Потребность растёт не линейно по мере роста предприятия, а пропорционально квадрату численности сотрудников.
СЭД – одна из ключевых ИТ-систем в больших компаниях, поэтому при выборе платформы необходимо учитывать специфику и опыт масштабных проектов внедрения.
По мере того, как сотрудники из одной комнаты (малое предприятие) рассаживаются по нескольким комнатам и этажам (среднее предприятие), а потом по нескольким зданиям и территориально удалённым площадкам (крупное предприятие) – деловые коммуникации между ними усложняются и затрудняются, и простые методы коллективной обработки документов перестают быть эффективными. Нужна серьёзная система, базирующаяся на современных информационных технологиях, которой сегодня выступает СЭД.
Запись вебинара о способах управления компанией и командами с применением корпоративных ИТ-систем
В «ручном» режиме управленческая деятельность в корпорациях и холдингах быстро упирается в потолок эффективности, а в случае стремительного изменения бизнес-ситуации работа компании может быть парализована. Поэтому оптимизация процессов, их автоматизация и унификация выходят на первый план, а СЭД становится в один ряд с такими критичными для бизнеса системами, как сервисы управления финансами, производством, закупками, продажами, персоналом. Более того, СЭД зачастую находится в фокусе внимания самого высшего руководства организации, собственников и топ-менеджеров.
Прежде всего, задачи системы электронного документооборота отличаются тем большим разнообразием, чем больше процессов они охватывают и чем масштабнее сама компания, а сфера её деятельности – диверсифицирована. Начинается всё с традиционного делопроизводства или документационного обеспечения управления (ДОУ). По этой части крупное предприятие сравнимо с органами государственного управления федерального и регионального масштаба. Это касается как интенсивности документооборота, так и применяемых методик. Фактически инструкции по делопроизводству крупных предприятий базируются на типовых инструкциях для федеральных органов исполнительной власти.
Но если в государственной организации (которая, по сути, является предприятием по обработке документов) этим всё в основном и заканчивается, то на крупном промышленном предприятии это только начало. Закупки сырья, материалов и услуг, производство и сбыт продукции – основные бизнес-процессы, сопровождаемые интенсивным документооборотом. Если крупное предприятие занимается разработкой продукции или предоставлением услуг – это тоже «документоёмкие» виды деятельности. Причём, если делопроизводство на всех предприятиях в значительной степени стандартизовано, то документооборот, связанный с производственными процессами, зачастую довольно специфичен для каждого предприятия, и это вносит дополнительное разнообразие.
Также, ввиду масштаба, даже вспомогательные задачи, которым на малых и средних предприятиях не уделяется столько внимания с точки зрения их автоматизации, на крупном предприятии становятся отдельной темой и разделом в СЭД. Это могут быть, например, процессы оформления командировок, обработки разнообразных внутренних заявок, финансовый и кадровый документооборот.
Поэтому современная СЭД крупного предприятия, кроме модуля традиционного делопроизводства, должна содержать достаточное количество вспомогательных прикладных модулей, и/или обладать высокой универсальностью и развитыми инструментами быстрой настройки разработки, чтобы удовлетворить эти различные и специфические потребности. То есть выступать платформой развития единого информационного пространства для автоматизации задач всех подразделений и обеспечения эффективных коммуникаций.
Крупное предприятие – это тысячи и десятки тысяч сотрудников. На таких предприятиях даже только на уровне делопроизводства в работу с СЭД вовлечены сотни и даже более тысячи человек. Это сотрудники канцелярии, аппарата управления, заводоуправления, руководители подразделений, их секретари, помощники и т.д. Но чем глубже СЭД проникает в операционную деятельность, в основные и вспомогательные функциональные процессы, тем больше число пользователей, достигающее нескольких тысяч. При этом интенсивность работы и функции различных категорий пользователей СЭД начинают сильно отличаться. В соответствии с этим начинают различаться и их требования к интерфейсу СЭД.
Делопроизводители и прочие профессионалы по работе с документами (например, ответственные за договоры или другие типы функциональных документов) нуждаются в развитых многофункциональных интерфейсах. Но, в зависимости от выполняемых функций, даже при работе с одними и теми же документами, в рамках одного и того же процесса, пользователям нужен различный интерфейс. При этом один и тот же сотрудник в одном процессе может играть одну роль (например, инициатора процесса обработки документа), а в другом – другую (например, согласующего или контролёра). Отсюда возникает новое требование к СЭД: возможность настройки интерфейсов пользователя, в зависимости от его ролей в различных процессах.
Руководители при выполнении своих задач в СЭД предъявляют свои требования: наглядность, «всё под рукой» и ничего лишнего. А многие пользователи прикасаются к СЭД лишь время от времени, выполняя в ней простейшие действия: ознакомиться с документом, согласовать документ, выполнить задание и т.п. Для них в таких случаях нужен простой, лёгкий, интуитивно понятный интерфейс «одной кнопки». Лучше всего, если для работы с СЭД этим пользователям не придётся осваивать какие-то новые интерфейсы, а взаимодействие с СЭД происходит через уже привычные приложения – например, через электронную почту. Для крупного предприятия это не просто документооборот, это корпоративная система электронного документооборота, объединяющая сотрудников.
СЭД на крупном предприятии – важная, но далеко не единственная ИТ-система. Множество специализированных систем обеспечивают автоматизацию разнообразных задач управления предприятием: управление производством, запасами, готовой продукцией, финансами, персоналом и т.д. Причём документы и процессы их обработки тесно переплетены с большинством из них, а также связывают одни функции с другими в рамках этих процессов. Поэтому решение для электронного документооборота должно предоставлять инструменты для интеграции СЭД с другими ИТ-системами, сервисами и ПО, как по справочным данным, так и при передаче управления и необходимой оперативной информации в рамках сквозных бизнес-процессов.
Так, например, при появлении или изменении информации, при выполнении определённых действий в одной системе, СЭД реагирует на это, загружая соответствующие данные, передавая их на обработку сотрудникам, а затем – в другую систему. Для взаимодействия с типовыми базовыми системами (службой каталогов, почтой, файловой системой, порталом) СЭД крупного предприятия должна иметь встроенные настраиваемые механизмы. Аналогичные механизмы могут существовать для распространенных ERP-систем. Но всех вариантов необходимой интеграции не предусмотреть, поэтому должны присутствовать универсальные низкоуровневые инструментальные возможности: открытый интерфейс прикладного программирования (API), экспорт-импорт XML, и пр. При наличии таких возможностей СЭД может быть интегрирована в ИТ-ландшафт любого специфического предприятия и проекта.
Фактически любое крупное предприятие – это несколько юридических лиц. Они могут находиться на одной или нескольких территориально удалённых площадках, находиться в различных организационных отношениях: управляющая компания, филиалы, представительства, дочерние и зависимые общества, крупные обособленные производственные, сбытовые, сервисные предприятия и т.д.
Если электронный документооборот внедряется на всю эту взаимосвязанную структуру, то к такой СЭД на предприятии предъявляются особые требования. В первую очередь, логически структура справочника пользователей должна позволять отразить эту сложную оргструктуру «своих предприятий». При этом часто бывает, что одни и те же физические лица занимают различные должности в нескольких предприятиях. Нужно, чтобы они могли выполнять свои действия в системе в соответствующих контекстах от имени различных должностных лиц. Учитывая территориальную распределённость, соотношение интенсивности внутреннего документооборота площадок и документооборота между площадками, может возникнуть необходимость организации многосерверной структуры и взаимодействия между удаленными серверами (репликация, синхронизация, маршрутизация, и т.п.). Электронный документооборот в организации и, соответственно, система (СЭД) должна иметь для этого соответствующие механизмы межфилиального взаимодействия.
Ну и, наконец, крупное предприятие – это высокая нагрузка на систему. Тысячи документов и десятки тысяч заданий в день, тысячи одновременно выполняемых бизнес-процессов. СЭД должна обеспечивать высокую производительность и быстродействие при таких нагрузках, обеспечивать возможность масштабирования. В основе должна лежать современная трехзвенная архитектура (клиент – сервер приложений – сервер баз данных), разделяющая нагрузку по отображению интерфейса пользователя, бизнес-логике, обработке данных. Каждый из серверных уровней должен иметь возможности кластеризации для обеспечения масштабирования и отказоустойчивости. Благодаря этому при росте количества пользователей и интенсивности документооборота можно наращивать аппаратные мощности, обеспечивая требуемую производительность и быстродействие СЭД.
Вебинар из серии , посвящённой техническим
особенностям высоконагруженных корпоративных систем
При большом количестве и территориальной распределённости пользователей также отдельной проблемой становится администрирование системы. Архитектура и арсенал средств администрирования должны позволять эффективно управлять всей системой из единого центра с минимальными трудозатратами на обслуживание. Несмотря на развитие чисто «вебных» интерфейсов, многие СЭД имеют клиентское ПО, устанавливаемое на рабочие станции для более эффективной работы. Для крупных инсталляций необходима возможность автоматической установки и обновления клиентов СЭД без участия администратора, при обращении их к серверу. Большое значение имеет также возможность автоматического распространения различных конфигурационных настроек на группы пользователей.
Повышенное внимание на крупных предприятиях уделяется безопасности ИТ-систем как с точки зрения их надежности, так и с точки зрения несанкционированного доступа. Архитектура СЭД должна обеспечивать устойчивость к сбоям, возможность быстрого восстановления после аварии. Как правило, информация, обрабатываемая в СЭД, очень чувствительна к разграничению доступа. Кроме базовых методов статической дискреционной безопасности (на основе списков доступа), бывает необходимо мандатное разграничение доступа (на основе меток безопасности «уровень доступау / уровень допуска»). Но поскольку информация в СЭД не статична, и ручные методы управления доступом в таких условиях слишком трудозатратны и медлительны, большое значение имеет возможность управлять не отдельными случаями, а правилами автоматического предоставления доступа на основе роли пользователя в контексте процесса, - так называемая «контекстно-ролевая безопасность».
Также система электронного документооборота должна поддерживать работу со всеми видами электронной подписи, которая верифицирует не только файлы документов, но и метаданные, и операции, выполняемые с документом в СЭД.
Итого, сформулируем основные требования к СЭД на крупном предприятии:
СЭД Docsvision изначально создавалась как система для крупных предприятий. Уже первые внедрения Docsvision в начале 2000-х годов – это проекты масштаба Октябрьской железной дороги и Министерства Экономического Развития РФ.
Версия платформы Docsvision 5.5 реализует все функций и отвечает актуальным требованиям, предъявляемых к современной СЭД/ECM/BPM корпоративной системе.
Цена системы электронного документооборота складывается из собственно стоимости владения ПО и лицензий, затрат на организацию физической ИТ-инфраструктуры и услуг интегратора, который ведёт проект внедрения.
Docsvision – это платформа, которая поставляется как база и дополнительные модули, расширяющие основную функциональность. Поэтому для каждого заказчика собирается комплексное решение из тех блоков, которые оптимальны для его бизнес-процессов. Стоимость редакции СЭД Docsvision зависит от количества пользователей и масштаба проекта.
Доступно 3 способа внедрения Docsvision: при помощи официальных партнёров-интеграторов, совместно с вендором платформы и самостоятельное внедрение.
Экономическая эффективность внедрения СЭД масштабируется к объёму документооборота и автоматизированным на базе платформы бизнес-процессам. Поэтому особенно выраженная выгода отмечается в крупных корпорациях, которые фиксируют значительное сокращение как прямых, так и сопутствующих издержек на обработку и хранение бумажных документов.
