СЭД на крупном предприятии

Потребность в системе электронного документооборота на крупном предприятии непропорционально выше, чем на малых и средних. Это обусловлено, в первую очередь, именно его размером, сложной организационной структурой, количеством подразделений, их территориальной изолированностью друг от друга. Потребность растёт не линейно по мере роста предприятия, а пропорционально квадрату численности сотрудников.

СЭД – одна из ключевых ИТ-систем в больших компаниях, поэтому при выборе платформы необходимо учитывать специфику и опыт масштабных проектов внедрения.

По мере того, как сотрудники из одной комнаты (малое предприятие) рассаживаются по нескольким комнатам и этажам (среднее предприятие), а потом по нескольким зданиям и территориально удалённым площадкам (крупное предприятие) – деловые коммуникации между ними усложняются и затрудняются, и простые методы коллективной обработки документов перестают быть эффективными. Нужна серьёзная система, базирующаяся на современных информационных технологиях, которой сегодня выступает СЭД.

Запись вебинара о способах управления компанией и командами с применением корпоративных ИТ-систем

В «ручном» режиме управленческая деятельность в корпорациях и холдингах быстро упирается в потолок эффективности, а в случае стремительного изменения бизнес-ситуации работа компании может быть парализована. Поэтому оптимизация процессов, их автоматизация и унификация выходят на первый план, а СЭД становится в один ряд с такими критичными для бизнеса системами, как сервисы управления финансами, производством, закупками, продажами, персоналом. Более того, СЭД зачастую находится в фокусе внимания самого высшего руководства организации, собственников и топ-менеджеров.

Разнообразие задач СЭД на крупном предприятии

Прежде всего, задачи системы электронного документооборота отличаются тем большим разнообразием, чем больше процессов они охватывают и чем масштабнее сама компания, а сфера её деятельности – диверсифицирована. Начинается всё с традиционного делопроизводства или документационного обеспечения управления (ДОУ). По этой части крупное предприятие сравнимо с органами государственного управления федерального и регионального масштаба. Это касается как интенсивности документооборота, так и применяемых методик. Фактически инструкции по делопроизводству крупных предприятий базируются на типовых инструкциях для федеральных органов исполнительной власти.

Но если в государственной организации (которая, по сути, является предприятием по обработке документов) этим всё в основном и заканчивается, то на крупном промышленном предприятии это только начало. Закупки сырья, материалов и услуг, производство и сбыт продукции – основные бизнес-процессы, сопровождаемые интенсивным документооборотом. Если крупное предприятие занимается разработкой продукции или предоставлением услуг – это тоже «документоёмкие» виды деятельности. Причём, если делопроизводство на всех предприятиях в значительной степени стандартизовано, то документооборот, связанный с производственными процессами, зачастую довольно специфичен для каждого предприятия, и это вносит дополнительное разнообразие.

Также, ввиду масштаба, даже вспомогательные задачи, которым на малых и средних предприятиях не уделяется столько внимания с точки зрения их автоматизации, на крупном предприятии становятся отдельной темой и разделом в СЭД. Это могут быть, например, процессы оформления командировок, обработки разнообразных внутренних заявок, финансовый и кадровый документооборот.

Поэтому современная СЭД крупного предприятия, кроме модуля традиционного делопроизводства, должна содержать достаточное количество вспомогательных прикладных модулей, и/или обладать высокой универсальностью и развитыми инструментами быстрой настройки разработки, чтобы удовлетворить эти различные и специфические потребности. То есть выступать платформой развития единого информационного пространства для автоматизации задач всех подразделений и обеспечения эффективных коммуникаций.

Разнообразие должностей и большое количество вовлечённых пользователей

Крупное предприятие – это тысячи и десятки тысяч сотрудников. На таких предприятиях даже только на уровне делопроизводства в работу с СЭД вовлечены сотни и даже более тысячи человек. Это сотрудники канцелярии, аппарата управления, заводоуправления, руководители подразделений, их секретари, помощники и т.д. Но чем глубже СЭД проникает в операционную деятельность, в основные и вспомогательные функциональные процессы, тем больше число пользователей, достигающее нескольких тысяч. При этом интенсивность работы и функции различных категорий пользователей СЭД начинают сильно отличаться. В соответствии с этим начинают различаться и их требования к интерфейсу СЭД.

Делопроизводители и прочие профессионалы по работе с документами (например, ответственные за договоры или другие типы функциональных документов) нуждаются в развитых многофункциональных интерфейсах. Но, в зависимости от выполняемых функций, даже при работе с одними и теми же документами, в рамках одного и того же процесса, пользователям нужен различный интерфейс. При этом один и тот же сотрудник в одном процессе может играть одну роль (например, инициатора процесса обработки документа), а в другом – другую (например, согласующего или контролёра). Отсюда возникает новое требование к СЭД: возможность настройки интерфейсов пользователя, в зависимости от его ролей в различных процессах.

Руководители при выполнении своих задач в СЭД предъявляют свои требования: наглядность, «всё под рукой» и ничего лишнего. А многие пользователи прикасаются к СЭД лишь время от времени, выполняя в ней простейшие действия: ознакомиться с документом, согласовать документ, выполнить задание и т.п. Для них в таких случаях нужен простой, лёгкий, интуитивно понятный интерфейс «одной кнопки». Лучше всего, если для работы с СЭД этим пользователям не придётся осваивать какие-то новые интерфейсы, а взаимодействие с СЭД происходит через уже привычные приложения – например, через электронную почту. Для крупного предприятия это не просто документооборот, это корпоративная система электронного документооборота, объединяющая сотрудников.

Интеграции СЭД с другими ИТ-системами крупного предприятия

СЭД на крупном предприятии – важная, но далеко не единственная ИТ-система. Множество специализированных систем обеспечивают автоматизацию разнообразных задач управления предприятием: управление производством, запасами, готовой продукцией, финансами, персоналом и т.д. Причём документы и процессы их обработки тесно переплетены с большинством из них, а также связывают одни функции с другими в рамках этих процессов. Поэтому решение для электронного документооборота должно предоставлять инструменты для интеграции СЭД с другими ИТ-системами, сервисами и ПО, как по справочным данным, так и при передаче управления и необходимой оперативной информации в рамках сквозных бизнес-процессов.

Так, например, при появлении или изменении информации, при выполнении определённых действий в одной системе, СЭД реагирует на это, загружая соответствующие данные, передавая их на обработку сотрудникам, а затем – в другую систему. Для взаимодействия с типовыми базовыми системами (службой каталогов, почтой, файловой системой, порталом) СЭД крупного предприятия должна иметь встроенные настраиваемые механизмы. Аналогичные механизмы могут существовать для распространенных ERP-систем. Но всех вариантов необходимой интеграции не предусмотреть, поэтому должны присутствовать универсальные низкоуровневые инструментальные возможности: открытый интерфейс прикладного программирования (API), экспорт-импорт XML, и пр. При наличии таких возможностей СЭД может быть интегрирована в ИТ-ландшафт любого специфического предприятия и проекта.

Поддержка холдинговых и территориально-распределённых структур

Фактически любое крупное предприятие – это несколько юридических лиц. Они могут находиться на одной или нескольких территориально удалённых площадках, находиться в различных организационных отношениях: управляющая компания, филиалы, представительства, дочерние и зависимые общества, крупные обособленные производственные, сбытовые, сервисные предприятия и т.д.

Если электронный документооборот внедряется на всю эту взаимосвязанную структуру, то к такой СЭД на предприятии предъявляются особые требования. В первую очередь, логически структура справочника пользователей должна позволять отразить эту сложную оргструктуру «своих предприятий». При этом часто бывает, что одни и те же физические лица занимают различные должности в нескольких предприятиях. Нужно, чтобы они могли выполнять свои действия в системе в соответствующих контекстах от имени различных должностных лиц. Учитывая территориальную распределённость, соотношение интенсивности внутреннего документооборота площадок и документооборота между площадками, может возникнуть необходимость организации многосерверной структуры и взаимодействия между удаленными серверами (репликация, синхронизация, маршрутизация, и т.п.). Электронный документооборот в организации и, соответственно, система (СЭД) должна иметь для этого соответствующие механизмы межфилиального взаимодействия.

Требования по масштабированию, администрированию и безопасности СЭД

Ну и, наконец, крупное предприятие – это высокая нагрузка на систему. Тысячи документов и десятки тысяч заданий в день, тысячи одновременно выполняемых бизнес-процессов. СЭД должна обеспечивать высокую производительность и быстродействие при таких нагрузках, обеспечивать возможность масштабирования. В основе должна лежать современная трехзвенная архитектура (клиент – сервер приложений – сервер баз данных), разделяющая нагрузку по отображению интерфейса пользователя, бизнес-логике, обработке данных. Каждый из серверных уровней должен иметь возможности кластеризации для обеспечения масштабирования и отказоустойчивости. Благодаря этому при росте количества пользователей и интенсивности документооборота можно наращивать аппаратные мощности, обеспечивая требуемую производительность и быстродействие СЭД.

Вебинар из серии «Масштабирование Docsvision ECM», посвящённой техническим
особенностям высоконагруженных корпоративных систем

При большом количестве и территориальной распределённости пользователей также отдельной проблемой становится администрирование системы. Архитектура и арсенал средств администрирования должны позволять эффективно управлять всей системой из единого центра с минимальными трудозатратами на обслуживание. Несмотря на развитие чисто «вебных» интерфейсов, многие СЭД имеют клиентское ПО, устанавливаемое на рабочие станции для более эффективной работы. Для крупных инсталляций необходима возможность автоматической установки и обновления клиентов СЭД без участия администратора, при обращении их к серверу. Большое значение имеет также возможность автоматического распространения различных конфигурационных настроек на группы пользователей.

Повышенное внимание на крупных предприятиях уделяется безопасности ИТ-систем как с точки зрения их надежности, так и с точки зрения несанкционированного доступа. Архитектура СЭД должна обеспечивать устойчивость к сбоям, возможность быстрого восстановления после аварии. Как правило, информация, обрабатываемая в СЭД, очень чувствительна к разграничению доступа. Кроме базовых методов статической дискреционной безопасности (на основе списков доступа), бывает необходимо мандатное разграничение доступа (на основе меток безопасности «уровень доступау / уровень допуска»). Но поскольку информация в СЭД не статична, и ручные методы управления доступом в таких условиях слишком трудозатратны и медлительны, большое значение имеет возможность управлять не отдельными случаями, а правилами автоматического предоставления доступа на основе роли пользователя в контексте процесса, - так называемая «контекстно-ролевая безопасность».

Также система электронного документооборота должна поддерживать работу со всеми видами электронной подписи, которая верифицирует не только файлы документов, но и метаданные, и операции, выполняемые с документом в СЭД.

Docsvision на крупных предприятиях

Итого, сформулируем основные требования к СЭД на крупном предприятии:

  • архитектура отвечает современным информационным технологиям;
  • высокая производительность;
  • достаточное количество вспомогательных прикладных модулей;
  • высокая универсальность, инструменты быстрой настройки и разработки;
  • простой, интуитивно понятный интерфейс для разных групп пользователей;
  • возможность интеграции с другими ИТ-системами;
  • механизмы межфилиального взаимодействия;
  • поддержка требований по масштабированию и информационной безопасности;
  • удобство администрирования, инструменты настройки и кастомизации без программирования.

СЭД Docsvision изначально создавалась как система для крупных предприятий. Уже первые внедрения Docsvision в начале 2000-х годов – это проекты масштаба Октябрьской железной дороги и Министерства Экономического Развития РФ.

Версия платформы Docsvision 5.5 реализует все функций и отвечает актуальным требованиям, предъявляемых к современной СЭД/ECM/BPM корпоративной системе.

Стоимость внедрения СЭД на крупных предприятиях

Цена системы электронного документооборота складывается из собственно стоимости владения ПО и лицензий, затрат на организацию физической ИТ-инфраструктуры и услуг интегратора, который ведёт проект внедрения.

Docsvision – это платформа, которая поставляется как база и дополнительные модули, расширяющие основную функциональность. Поэтому для каждого заказчика собирается комплексное решение из тех блоков, которые оптимальны для его бизнес-процессов. Стоимость редакции СЭД Docsvision зависит от количества пользователей и масштаба проекта.

Доступно 3 способа внедрения Docsvision: при помощи официальных партнёров-интеграторов, совместно с вендором платформы и самостоятельное внедрение.

Экономическая эффективность внедрения СЭД масштабируется к объёму документооборота и автоматизированным на базе платформы бизнес-процессам. Поэтому особенно выраженная выгода отмечается в крупных корпорациях, которые фиксируют значительное сокращение как прямых, так и сопутствующих издержек на обработку и хранение бумажных документов.

Готовые решения СЭД →

Похожие публикации
21 декабря 2021
Российский рынок BPM-систем показал рост за 2020-2021 гг.
15 октября 2021
Одним из инструментов решения задачи сохранности данных является электронная подпись (ЭП).
Подпишитесь на рассылку
Нажимая на кнопку «Отправить», вы даёте согласие на обработку ваших персональных данных, в соответствии с политикой «ДоксВижн» в отношении обработки персональных данных.