RU

Краткая методичка по удалённой работе с СЭД Docsvision

Инструкция по применению системы электронного документооборота на «удалёнке»

Вынужденно и неожиданно перейдя на «удалёнку», многие пользователи корпоративных сервисов столкнулись с тем, что большая часть работы с документами по-прежнему требует присутствия в офисе, личных встреч для подписания и передачи бумажных экземпляров. Этой методичкой мы хотим напомнить руководителям и ИТ-менеджерам о возможностях Docsvision для полноценной дистанционной работы.

1. Безопасная публикация СЭД Docsvision в сети Интернет

Ваш системный администратор может опубликовать СЭД в сети Интернет с соблюдением необходимых мер безопасности. Это означает размещение точки входа в СЭД в DMZ (демилитаризованной зоне), доступной из сети Интернет, но не позволяющей злоумышленникам проникнуть внутрь вашей локальной офисной сети к другим информационным ресурсам. При этом удалённая работа в СЭД будет безопасной благодаря защищённому протоколу, обеспечивающему шифрование передаваемых данных, и поддерживаемому системой . Этот метод работает как для win-клиента, так и для web-клиента Docsvision, но в первую очередь рекомендуется для web-клиента, потому что он оптимизирован для возможности работы по удалённым каналам. Нужно только сообщить пользователям новый адрес для работы с СЭД, который они введут в браузере, в остальном их работа не будет отличаться от того, к чему они привыкли. Приобретать дополнительные клиентские лицензии или дополнительные модули не требуется.

Рис. 1. Главная страница web-клиента Docsvision

2. Безопасное VPN-соединение

Это универсальный способ доступа удалённых пользователей в вашу офисную локальную сеть. Для этого ваш системный администратор должен настроить защищённое VPN-соединение. Удалённо войдя в сеть, пользователи будут работать в привычной обстановке со всеми информационными системами и ресурсами, в том числе с СЭД Docsvision. Приобретать дополнительные клиентские лицензии или дополнительные модули Docsvision не требуется.

3. Почтовый клиент Docsvision

С помощью Почтового клиента Docsvision пользователи могут работать с СЭД без непосредственного соединения с ней. Обмен информацией происходит через электронную почту. Так можно получать документы на ознакомление, задания на исполнение, пересылать назад результаты исполнения, включая отчёты и документы, и даже согласовывать документы в почте. Результат, отправленный ответным письмом, будет зафиксирован в СЭД, и процесс автоматически пойдёт дальше. Работает в любом почтовом клиенте на любом устройстве. Для использования Почтового клиента необходимо приобрести этот дополнительный модуль, развернуть его на сервере, и настроить его в соответствии с вашим проектным решением СЭД.

Рис. 2. Задание на согласование в Почтовом клиенте

4. Доступ с мобильных устройств

Адаптивный веб-интерфейс позволяет комфортно работать в СЭД с любого мобильного устройства (смартфон, планшет) через Интернет. Можно создавать, выполнять и контролировать задания, работать с приложенными к ним документами, согласовывать их и подписывать электронной подписью. Использование web-клиента Docsvision обеспечивает идентичность интерфейса, настроенного сотрудником индивидуально под себя (табличные представления, отчёты, иерархия папок и списки), на каждом используемом устройстве. Таким образом можно легко переключаться с компьютера на мобильный телефон, а потом на ноутбук для командировок, оставаясь в удобной и привычной для пользователя среде.

5. Терминальный доступ к СЭД Docsvision

Это универсальный доступ к рабочему столу или любым приложениям, в т.ч. и СЭД, в условиях слабых каналов удалённого доступа. Передаётся не весь поток, как при обычной работе, а только сигналы с клавиатуры и изменения изображения на экране. Дополнительно потребуется выделение аппаратных ресурсов под терминальный сервер и лицензии терминального доступа к нему. Приобретать дополнительные клиентские лицензии или дополнительные модули Docsvision не требуется.

Работа пользователя практически не отличается от обычной работы в офисе. Есть нюансы с доступностью буфера обмена и периферийных устройств (принтера, сканера) локального компьютера, с которого удалённый пользователь подключается к терминальному серверу. Но ваш системный администратор наверняка с этим справится. Более тонкий момент, связанный именно с СЭД – корректная работа ссылок на документы и задания, полученных в уведомлениях на локальный почтовый клиент. На этот случай у нас есть подсказка в статье от специалистов технической поддержки Docsvision.

Важно! На портале технической поддержки Docsvision, помимо привычного функционала обращения в ТП, представлена оперативная информация, например, об обновлениях модулей и доступности сервисов, а также опубликована обширная база знаний: статьи по администрированию, инструкции по сбору логов и других диагностических данных, примеры настроек и т.д. Возможность использования портала техподдержки доступна только партнёрам по внедрению и заказчикам с правом получения технической поддержки (т.е. в течение года с момента приобретения первоначального пакета лицензий и срока действия пакета обновления).

Если вы еще не являетесь клиентом Docsvision или хотите продлить пакет обновлений – обратитесь к нам!

6. Электронная подпись вместо собственноручной

Методичка по переходу на ЮЗДОСкачать буклет, pdf (600кб) Даже после внедрения СЭД пользователи зачастую отправляют документы на ознакомление и согласовывают их в электронном виде, но на конечном этапе, для придания юридической значимости даже внутри предприятия распечатывают и подписывают их у руководителя собственноручной подписью на бумаге. В условиях тотальной самоизоляции и удалённой работы из дома это становится проблемой.

Наступил момент переходить как минимум на внутренний безбумажный юридически значимый документооборот – и все средства в Docsvision для этого есть.

Docsvision поддерживает использование всех видов электронной подписи (ЭП): простую, усиленную неквалифицированную (УНЭП), усиленную квалифицированную (УКЭП), облачную ЭП; подписи юридического и физического лица с применением машиночитаемой доверенности.

Простая ЭП, встроенная в Docsvision, содержит средства контроля неизменности подписанного ею документа, т.е. превосходит по надёжности простую ЭП, предусмотренную ФЗ-63 «Об электронной подписи». Юридическая значимость внутренних документов, подписанных такими бесплатными ЭП, обеспечивается соответствующим нормативным документом предприятия.

7. Обмен электронными документами с контрагентами через оператора ЭДО

Для того, чтобы исключить бумагу, собственноручные подписи, взаимодействие с Почтой РФ и курьерами во внешней переписке с контрагентами – переходите на обмен юридически значимыми электронными документами через операторов ЭДО (электронного документооборота между предприятиями). Эти операторы уже давно законно работают и позволяют вам не только избежать проблематичных личных встреч, но и сэкономить на бумажной почте. В СЭД Docsvision для этого есть модуль интеграции с операторами ЭДО и коннекторы к самым популярным из них. Вам понадобится подключиться к сервису оператора ЭДО, приобрести лицензии на модуль интеграции и коннектор, настроить СЭД для обмена конкретными видами документов.

Рис. 3. Обмен электронными документами с контрагентами через оператора ЭДО

В заключение – важный момент!

Мы уверены, что режим самоизоляции и вынужденной удалённой работы пройдёт, а наработанные за это время новые практики работы будут приносить вам пользу и после этого.

Похожие публикации
30 мая 2025
Сегодня ситуация с обработкой электронных документов постоянно меняется: развивается нормативная база, появляются новые отраслевые требования и технологические решения, что влияет на функциональность корпоративных СЭД. Дайджест новостей ЭДО от Docsvision помогает пользователям СЭД своевременно узнавать обо всех этих изменениях.
12 мая 2025
Как разрешить противоречие между долгосрочным планом развития СЭД и потребностями в новом функционале, возникшими «здесь и сейчас»? Один из возможных путей показывает проект модернизации ИТ-решения на платформе Docsvision, выполненный для крупной FMCG-компании.
Подпишитесь на рассылку
Нажимая на кнопку «Отправить», вы даёте согласие на обработку ваших персональных данных, в соответствии с политикой «ДоксВижн» в отношении обработки персональных данных.