Краткая методичка по удалённой работе с СЭД Docsvision

Инструкция по применению системы электронного документооборота на «удалёнке»

Вынужденно и неожиданно перейдя на удалённую работу, многие пользователи СЭД Docsvision столкнулись с тем, что большая часть работы с документами по-прежнему требует присутствия в офисе, личных встреч для подписания и передачи бумажных документов. Этой методичкой мы хотим напомнить руководителям и ИТ-менеджерам о возможностях Docsvision для полноценной удалённой работы.

1. Безопасная публикация СЭД Docsvision в сети Интернет

Ваш системный администратор может опубликовать СЭД в сети Интернет с соблюдением необходимых мер безопасности. Это означает размещение точки входа в СЭД в DMZ (демилитаризованной зоне), доступной из сети Интернет, но не позволяющей злоумышленникам проникнуть внутрь вашей локальной офисной сети к другим информационным ресурсам. При этом удалённая работа в СЭД будет безопасной благодаря защищённому протоколу, обеспечивающему шифрование передаваемых данных, и поддерживаемому системой . Этот метод работает как для Win-клиента, так и для Web-клиента Docsvision, но в первую очередь рекомендуется для Web-клиента, потому что он оптимизирован для возможности работы по удалённым каналам. Нужно только сообщить пользователям новый адрес для работы с СЭД, который они введут в браузере, в остальном их работа не будет отличаться от того, к чему они привыкли. Приобретать дополнительные клиентские лицензии или дополнительные модули не требуется.

Рис. 1. Главная страница Web-клиента Docsvision

2. Безопасное VPN-соединение

Это универсальный способ доступа удалённых пользователей в вашу офисную локальную сеть. Для этого ваш системный администратор должен настроить защищённое VPN-соединение. Удалённо войдя в сеть, пользователи будут работать в привычной обстановке со всеми информационными системами и ресурсами, в том числе с СЭД Docsvision. Приобретать дополнительные клиентские лицензии или дополнительные модули Docsvision не требуется.

3. Почтовый клиент Docsvision

С помощью Почтового клиента Docsvision пользователи могут работать с СЭД без непосредственного соединения с ней. Обмен информацией происходит через электронную почту. Так можно получать документы на ознакомление, задания на исполнение, пересылать назад результаты исполнения, включая отчёты и документы, и даже согласовывать документы в почте. Результат, отправленный ответным письмом, будет зафиксирован в СЭД, и процесс автоматически пойдёт дальше. Работает в любом почтовом клиенте на любом устройстве. Для использования Почтового клиента необходимо приобрести этот дополнительный модуль, развернуть его на сервере, и настроить его в соответствии с вашим проектным решением СЭД.

Рис. 2. Задание на согласование в Почтовом клиенте

4. Мобильное приложение «Пульс»

Работает на мобильных устройствах с iOS или Android в отсутствие какой-либо связи, а при появлении доступа к Интернет по Wi-Fi или сотовой связи автоматически синхронизируется с сервером СЭД. Через него можно создавать, выполнять и контролировать задания, работать с приложенными к ним документами, согласовывать документы и подписывать их электронной подписью. Для использования Мобильного клиента необходимо приобрести этот дополнительный модуль, развернуть его на сервере и на устройствах пользователей и настроить его в соответствии с вашим проектным решением СЭД.

Рис. 3. Интерфейс «Пульса» на планшете и смартфоне

5. Терминальный доступ к СЭД Docsvision

Это универсальный доступ к рабочему столу или любым приложениям, в т.ч. и СЭД, в условиях слабых каналов удалённого доступа. Передаётся не весь поток, как при обычной работе, а только сигналы с клавиатуры и изменения изображения на экране. Дополнительно потребуется выделение аппаратных ресурсов под терминальный сервер и лицензии терминального доступа к нему. Приобретать дополнительные клиентские лицензии или дополнительные модули Docsvision не требуется.

Работа пользователя практически не отличается от обычной работы в офисе. Есть нюансы с доступностью буфера обмена и периферийных устройств (принтера, сканера) локального компьютера, с которого удалённый пользователь подключается к терминальному серверу. Но ваш системный администратор наверняка с этим справится. Более тонкий момент, связанный именно с СЭД – корректная работа ссылок на документы и задания, полученных в уведомлениях на локальный почтовый клиент. На этот случай у нас есть подсказка в статье на Портале технической поддержки Docsvision

Важно! Возможность использования портала техподдержки доступна только партнёрам по внедрению и заказчикам с правом получения технической поддержки (т.е. в течение года с момента приобретения первоначального пакета лицензий и срока действия пакета обновления).

Если вы еще не являетесь клиентом Docsvision или хотите продлить пакет обновлений – обратитесь к нам!

6. Электронная подпись вместо собственноручной

Руководство по переходу на безбумажный документооборот Даже после внедрения СЭД пользователи зачастую отправляют документы на ознакомление и согласовывают их в электронном виде, но на конечном этапе, для придания юридической значимости даже внутри предприятия распечатывают и подписывают их у руководителя собственноручной подписью на бумаге. В условиях тотальной самоизоляции и удалённой работы из дома это становится проблемой.

Наступил момент переходить как минимум на внутренний безбумажный юридически значимый документооборот – и все средства в Docsvision для этого есть! Никаких дополнительных затрат не требуется.

Ключи неквалифицированной ЭП (электронной подписи) для пользователей можно генерировать встроенными средствами Windows. Во многих случаях можно обойтись и без них, т.к. простая ЭП, встроенная в Docsvision, содержит средства контроля неизменности подписанного ею документа, т.е. превосходит по надёжности простую ЭП, предусмотренную ФЗ-63 «Об электронной подписи». Юридическая значимость документов, подписанных такими бесплатными ЭП, обеспечивается соответствующим нормативным документом предприятия.

7. Обмен электронными документами с контрагентами через оператора ЭДО

Для того, чтобы исключить бумагу, собственноручные подписи, взаимодействие с Почтой РФ и курьерами во внешней переписке с контрагентами – переходите на обмен юридически значимыми электронными документами через операторов ЭДО (электронного документооборота между предприятиями). Эти операторы уже давно законно работают и позволяют вам не только избежать проблематичных личных встреч, но и сэкономить на бумажной почте. В СЭД Docsvision для этого есть Модуль интеграции с операторами ЭДО и Коннектор к «Диадок» - самому распространённому оператору. Вам понадобится подключиться к оператору ЭДО за небольшую плату, приобрести лицензии на Модуль интеграции и Коннектор, настроить СЭД для обмена конкретными видами документов.

Рис. 4. Схема взаимодействия через Диадок

В заключение – важный момент!

Мы уверены, что режим самоизоляции и вынужденной удалённой работы пройдёт, а наработанные за это время новые практики работы будут приносить вам пользу и после этого.

Похожие публикации
21 мая 2020
Статья, опубликованная инженером по техподдержке Docsvision Романом Ларчиковым на Хабре, будет интересна IT-специалистам, которые хотят узнать технические детали реализации масштабирования поиска с помощью Elasticsearch.
1 марта 2020
Обязательный элемент «цифровой» инфраструктуры современного предприятия или организации — это система документооборота.  Работу с внешними и внутренними документами относят к наиболее сложноорганизованному, трудоемкому и «проблемному» участку деятельности предприятий. Электронные решения дают возможность существенно упростить и оптимизировать ее.
Подпишитесь на рассылку
Нажимая на кнопку «Отправить», вы даете согласие на обработку ваших персональных данных, в соответствии с политикой «ДоксВижн» в отношении обработки персональных данных.