Инструкция по применению системы электронного документооборота на «удалёнке»
Краткая методичка по удалённой работе с СЭД Docsvision
- Виктор Сущев
- 17 апреля 2020
- Статьи
Вынужденно и неожиданно перейдя на «удалёнку», многие пользователи корпоративных сервисов столкнулись с тем, что большая часть работы с документами по-прежнему требует присутствия в офисе, личных встреч для подписания и передачи бумажных экземпляров. Этой методичкой мы хотим напомнить руководителям и ИТ-менеджерам о возможностях Docsvision для полноценной дистанционной работы.
1. Безопасная публикация СЭД Docsvision в сети Интернет
Ваш системный администратор может опубликовать СЭД в сети Интернет с соблюдением необходимых мер безопасности. Это означает размещение точки входа в СЭД в DMZ (демилитаризованной зоне), доступной из сети Интернет, но не позволяющей злоумышленникам проникнуть внутрь вашей локальной офисной сети к другим информационным ресурсам. При этом удалённая работа в СЭД будет безопасной благодаря защищённому протоколу, обеспечивающему шифрование передаваемых данных, и поддерживаемому системой . Этот метод работает как для win-клиента, так и для web-клиента Docsvision, но в первую очередь рекомендуется для web-клиента, потому что он оптимизирован для возможности работы по удалённым каналам. Нужно только сообщить пользователям новый адрес для работы с СЭД, который они введут в браузере, в остальном их работа не будет отличаться от того, к чему они привыкли. Приобретать дополнительные клиентские лицензии или дополнительные модули не требуется.
Рис. 1. Главная страница web-клиента Docsvision
- Полезно! Демоверсия Docsvision, доступ к которой как раз опубликован в Интернете.
2. Безопасное VPN-соединение
Это универсальный способ доступа удалённых пользователей в вашу офисную локальную сеть. Для этого ваш системный администратор должен настроить защищённое VPN-соединение. Удалённо войдя в сеть, пользователи будут работать в привычной обстановке со всеми информационными системами и ресурсами, в том числе с СЭД Docsvision. Приобретать дополнительные клиентские лицензии или дополнительные модули Docsvision не требуется.
3. Почтовый клиент Docsvision
С помощью Почтового клиента Docsvision пользователи могут работать с СЭД без непосредственного соединения с ней. Обмен информацией происходит через электронную почту. Так можно получать документы на ознакомление, задания на исполнение, пересылать назад результаты исполнения, включая отчёты и документы, и даже согласовывать документы в почте. Результат, отправленный ответным письмом, будет зафиксирован в СЭД, и процесс автоматически пойдёт дальше. Работает в любом почтовом клиенте на любом устройстве. Для использования Почтового клиента необходимо приобрести этот дополнительный модуль, развернуть его на сервере, и настроить его в соответствии с вашим проектным решением СЭД.
Рис. 2. Задание на согласование в Почтовом клиенте
4. Доступ с мобильных устройств
Адаптивный веб-интерфейс позволяет комфортно работать в СЭД с любого мобильного устройства (смартфон, планшет) через Интернет. Можно создавать, выполнять и контролировать задания, работать с приложенными к ним документами, согласовывать их и подписывать электронной подписью. Использование web-клиента Docsvision обеспечивает идентичность интерфейса, настроенного сотрудником индивидуально под себя (табличные представления, отчёты, иерархия папок и списки), на каждом используемом устройстве. Таким образом можно легко переключаться с компьютера на мобильный телефон, а потом на ноутбук для командировок, оставаясь в удобной и привычной для пользователя среде.
5. Терминальный доступ к СЭД Docsvision
Это универсальный доступ к рабочему столу или любым приложениям, в т.ч. и СЭД, в условиях слабых каналов удалённого доступа. Передаётся не весь поток, как при обычной работе, а только сигналы с клавиатуры и изменения изображения на экране. Дополнительно потребуется выделение аппаратных ресурсов под терминальный сервер и лицензии терминального доступа к нему. Приобретать дополнительные клиентские лицензии или дополнительные модули Docsvision не требуется.
Работа пользователя практически не отличается от обычной работы в офисе. Есть нюансы с доступностью буфера обмена и периферийных устройств (принтера, сканера) локального компьютера, с которого удалённый пользователь подключается к терминальному серверу. Но ваш системный администратор наверняка с этим справится. Более тонкий момент, связанный именно с СЭД – корректная работа ссылок на документы и задания, полученных в уведомлениях на локальный почтовый клиент. На этот случай у нас есть подсказка от специалистов технической поддержки Docsvision.
Важно! На портале технической поддержки Docsvision, помимо привычного функционала обращения в ТП, представлена оперативная информация, например, об обновлениях модулей и доступности сервисов, а также опубликована обширная база знаний: статьи по администрированию, инструкции по сбору логов и других диагностических данных, примеры настроек и т.д. Возможность использования портала техподдержки доступна только партнёрам по внедрению и заказчикам с правом получения технической поддержки (т.е. в течение года с момента приобретения первоначального пакета лицензий и срока действия пакета обновления).
Если вы еще не являетесь клиентом Docsvision или хотите продлить пакет обновлений – обратитесь к нам!
6. Электронная подпись вместо собственноручной
Скачать буклет, pdf (600кб) Даже после внедрения СЭД пользователи зачастую отправляют документы на ознакомление и согласовывают их в электронном виде, но на конечном этапе, для придания юридической значимости даже внутри предприятия распечатывают и подписывают их у руководителя собственноручной подписью на бумаге. В условиях тотальной самоизоляции и удалённой работы из дома это становится проблемой.
Наступил момент переходить как минимум на внутренний безбумажный юридически значимый документооборот – и все средства в Docsvision для этого есть.
Docsvision поддерживает использование всех видов электронной подписи (ЭП): простую, усиленную неквалифицированную (УНЭП), усиленную квалифицированную (УКЭП), облачную ЭП; подписи юридического и физического лица с применением машиночитаемой доверенности.
Простая ЭП, встроенная в Docsvision, содержит средства контроля неизменности подписанного ею документа, т.е. превосходит по надёжности простую ЭП, предусмотренную ФЗ-63 «Об электронной подписи». Юридическая значимость внутренних документов, подписанных такими бесплатными ЭП, обеспечивается соответствующим нормативным документом предприятия.
7. Обмен электронными документами с контрагентами через оператора ЭДО
Для того, чтобы исключить бумагу, собственноручные подписи, взаимодействие с Почтой РФ и курьерами во внешней переписке с контрагентами – переходите на обмен юридически значимыми электронными документами через операторов ЭДО (электронного документооборота между предприятиями). Эти операторы уже давно законно работают и позволяют вам не только избежать проблематичных личных встреч, но и сэкономить на бумажной почте. В СЭД Docsvision для этого есть модуль интеграции с операторами ЭДО и коннекторы к самым популярным из них. Вам понадобится подключиться к сервису оператора ЭДО, приобрести лицензии на модуль интеграции и коннектор, настроить СЭД для обмена конкретными видами документов.
Рис. 3. Обмен электронными документами с контрагентами через оператора ЭДО
- Интересно! Вебинар: Переход на тотально безбумажный документооборот с контрагентами. Сейчас или никогда!
В заключение – важный момент!
Мы уверены, что режим самоизоляции и вынужденной удалённой работы пройдёт, а наработанные за это время новые практики работы будут приносить вам пользу и после этого.
Виктор Сущев
Директор по методологии и консалтингу Похожие публикации