Зачем обновлять Docsvision в 2022 году и как объяснить это бизнесу?

Меня зовут Алексей, в компании «ДоксВижн» я занимаюсь продуктовым маркетингом, провожу презентации и вебинары о всевозможных сценариях использования Docsvision, платформы для управления процессами и данными для крупного бизнеса и госкомпаний.

Простая ситуация из жизни натолкнула меня на идею написать эту статью. Моя 10-летняя дочка сказала, что ей нужен новый телефон. Это не был вопрос в лоб: «Хочу последний айфон». Она понимала, что тогда я сразу отвечу, что у неё уже есть телефон, который отлично работает, и новый ей не нужен. Поэтому она подготовила презентацию в PowerPoint, в которой перечислила причины, почему старый телефон её не устраивает, и какие возможности даст ей новый гаджет.

Так вот, после презентации моей дочки с аргументами в пользу обновления её телефона у меня и появилось желание написать эту статью. Многие ИТ-специалисты наших клиентов сталкиваются с проблемой — они могут отчётливо понимать необходимость обновления используемой в компании системы, но им ещё нужно обосновать это бизнесу, чтобы получить бюджет на такой проект. Чтобы помочь ИТ-специалистам наших клиентов обосновать выделение бюджета на обновление платформы Docsvision, я (по примеру моей дочки) подготовил список аргументов, которые убедят в необходимости обновления. Для каждого из них постарался дать краткие пояснения для бизнеса.

Полноценная работа с любого устройства

В Docsvision 5.5 появился полнофункциональный web-клиент, который  стал основным рабочим местом всех пользователей системы. Web-клиент не требует установки и обслуживания на конкретных рабочих местах, достаточно любого браузера и подключения к серверу Docsvision. При этом web-клиент был реализован в полном соответствии с концепцией платформы Docsvision — неограниченная гибкость и возможность настройки без программирования. Для реализации этой концепции был разработан новый Конструктор web-разметок, он позволяет модифицировать интерфейс системы (карточки, папки, меню), привязывать сложную бизнес-логику, менять CSS-стили интерфейса под фирменный стиль компании. Помимо этого, для web-клиента была разработана адаптивная вёрстка, чтобы иметь возможность удобно работать со смартфона или планшета. Web-клиент полностью заменяет мобильное приложение, при этом неважно какая версия мобильной ОС используется на устройстве.  Также полностью поддерживаются все возможности по кастомизации интерфейса и бизнес-логики.

Пояснение для бизнеса: 

Для Docsvision 5.5 разработан полнофункциональный web-клиент, он значительно легче и быстрее, а главное, больше не нужно ничего устанавливать и настраивать. Теперь web-клиент позволяет работать с Docsvision и на мобильных устройствах — планшетах или смартфонах, интерфейс системы будет адаптирован под размер экрана устройства. Дополнительно появилась возможность настраивать ролевые интерфейсы для различных групп пользователей, делая их удобными и персонализированными. Посмотреть интерфейс web-клиента Docsvision, в том числе на планшете, можно в демонстрационном ролике.

Завершение задач прямо из электронной почты

В Docsvision 5.5 получил развитие модуль «Почтовый клиент», он позволяет завершать задания Docsvision прямо из электронной почты сотрудников, без подключения к системе. Принцип работы модуля основан на обмене электронными письмами сотрудников с системой Docsvision. При назначении задания сотруднику Docsvision автоматически отправляет ему на электронную почту письмо, где сотрудник может ознакомиться с детальной информацией по заданию и файлами, приложенными к заданию. Также в письме содержатся ссылки с вариантами завершения задания, при нажатии на которые автоматически формируется ответное письмо, где можно написать комментарии и приложить файлы. Ответные письма сотрудников автоматически будут обработаны на сервере Docsvision, и задания будут завершены. При этом модуль «Почтовый клиент» работает с любыми почтовыми программами через стандартные почтовые протоколы и имеет возможности настройки формата писем.

Пояснение для бизнеса: 

Модуль «Почтовый клиент» для Docsvision 5.5 даёт возможность завершать задания прямо из электронной почты, не открывая отдельно систему – достаточно просто ответить на письмо и результат будет автоматически перенесён в Docsvision. Через электронную почту можно, например, исполнить поручение и приложить отчёт (даже в виде файла), согласовать договор (даже с правками по тексту) или ознакомиться с приказом. При этом модуль «Почтовый клиент» предоставляет возможность работы и в офлайн режиме – сотрудник может получить письмо с задачей, в оффлайн режиме (например, в самолёте) ознакомиться с ним, ответить на него, а при следующем появлении соединения письмо будет доставлено на сервер Docsvision, и задание завершится. Также с помощью модуля «Почтовый клиент» можно подключить к работе с системой большее количество сотрудников, при этом, не покупая для них отдельных лицензий для полноценного доступа к Docsvision, они смогут завершать назначенные им задачи просто через свою электронную почту. 

Переход на ЭДО с контрагентами без бумаги

Для платформы Docsvision 5.5 был разработан модуль интеграции с операторами ЭДО. Этот модуль позволяет настроить в Docsvision обмен электронными документами с любым оператором ЭДО (Диадок, Сбис и т. д.) или даже с несколькими операторами одновременно. В модуле уже реализована возможность отправки и получения электронных документов с электронными подписями из привычного пользователям интерфейса Docsvision. Обмен может быть как формализованными документами (УПД, счета-фактуры), так и неформализованными (договоры, акты, доверенности).

Пояснение для бизнеса: 

В Docsvision 5.5 появилась возможность обмениваться электронными юридически значимыми документами с контрагентами. Весь документооборот теперь можно осуществлять в одном окне в интерфейсе Docsvision: согласовать документ внутри организации, подписать его, отправить контрагенту, получить от него ответную подпись и сохранить документ в архиве. В результате обновления на Docsvision 5.5 компания получает возможность перехода на современный полный электронный документооборот со своими контрагентами.

Исключения риска достижения предела роста

В последней версии платформы Docsvision 5.5 мы разработали новую масштабируемую архитектуру и сняли все ограничения по росту количества пользователей и объёму обрабатываемых данных. Во-первых, теперь каждый серверный компонент Docsvision кластеризуется: и сервер приложений, и сервер баз данных. Во-вторых, в архитектуре платформы появился новый компонент — файловый сервис, который позволяет вытеснять файлы на различные внешние файловые хранилища, снижая нагрузку на базу данных.

Пояснение для бизнеса: 

При использовании устаревших версий платформы Docsvision рано или поздно будет достигнут предел роста по количеству пользователей или объёму обрабатываемых данных. В результате это скажется как минимум на производительности системы, а как максимум на её отказоустойчивости. При этом важно «сыграть на опережение» и не дожидаться этого предела роста, чтобы не решать вопрос обновления системы в критической ситуации, а запланировать плавный переход на последнюю версию. В последней версии платформы Docsvision 5.5 уже нет ограничений роста – количество пользователей может расти по мере роста бизнеса, а объём обрабатываемых данных не органичен за счёт возможности подключения внешних файловых хранилищ.

Новый полнотекстовый поиск по документам

К стандартному полнотекстовому «движку» SQL Server в Docsvision 5.5 добавлена возможность использования Elasticsearch. Это более производительный поисковый «движок» с открытым исходным кодом, ориентированный на работу с большими массивами данных. Ключевое преимущество Elasticsearch — это скорость индексирования новых данных. Помимо этого, в Elasticsearch можно вынести на отдельный сервер обработку индексирования и поиска контента в базах данных и хранилищах, что позволяет осуществлять поиск по большим массивам данных одновременно для запросов многих пользователей, сохраняя высокую производительность системы в целом.

Пояснение для бизнеса: 

В Docsvision 5.5 добавлена возможность использовать новый поиск по документам, такой же удобный, как и в популярных интернет-сервисах: Яндекс.Маркет, Netflix, Ozon. Новый поиск быстро находит документы по тексту, подсвечивает в тексте документов найденные слова и предоставляет готовые фильтры, для сужения результатов поиска.

Снижение риска зависимости от западного ПО

Начиная с версии Docsvision 5.5, для хранения данных была реализована возможность использования свободной СУБД PostgreSQL и Postgres Pro из реестра отечественного ПО. И в новой реальности ключевой задачей ИТ-департамента становится обеспечение непрерывной и стабильной работы всех систем, несмотря на различные санкции западных вендоров. Поэтому рекомендуется рассмотреть возможность переноса базы данных с Microsoft SQL Server на СУБД PostgreSQL. Чтобы правильно спланировать такой переход, наши специалисты совместно с компанией Postgres Professional подготовили рекомендации по миграции на СУБД Postgres Pro.

Пояснение для бизнеса: 

В связи с приостановлением компании Microsoft продажи товаров и услуг в России, возникают риски, связанные с доступностью данных и документов в системах, у которых база данных реализована на технологиях Microsoft. Переход на последнюю версию Docsvision позволит перенести все данные и документы в базу данных из реестра отечественного ПО, исключив риск их потери.

Повышение быстродействия системы

В Docsvision 5.5 появилась возможность подключить кэш-сервер, который позволяет минимизировать количество запросов в  базе данных, тем самым повышая производительность платформы. Кэш-сервер реализован с использованием не реляционной In-memorу базы данных Redis. Он обеспечивает временное хранение карточек, файлов, справочников и т.д. Также сервер кэширует и позволяет повторно использовать сложные данные, требующие выделения существенных вычислительных ресурсов для их формирования, например, представления с данными карточек или контекст ролевой модели для конкретного пользователя.

Пояснение для бизнеса: 

За счёт добавления системы кеширования в Docsvision 5.5 существенно повысилась скорость работы системы.  Теперь, если кто-то из пользователей совершил запрос данных в базу системы, то полученные данные кэшируются на сервере, и при следующем запросе этих же данных, даже каким-то другим пользователем, они предоставляются существенно быстрее.

Быстрое и удобное обновление системы

В Docsvision 5.5 единая монолитная платформа была разделена на несколько логических модулей. При этом каждый модуль платформы имеет свой инсталлятор, позволяющий их отдельную установку и обновление. Релизы новых версий платформы теперь также выходят по модулям, что позволяет последовательно обновлять каждый модуль платформы, не делая сложных проектов по обновлению всей платформы.

Пояснение для бизнеса:

Модульная архитектура платформы Docsvision 5.5 позволяет существенно сократить время на обновление и снизить трудоёмкость этой работы. В результате минимизируются риски, связанные с простоем системы из-за обновления, и снижается стоимость владения системой — больше не нужно обновлять всю платформу целиком, достаточно обновить только тот модуль, который вышел у разработчика.

Заключение

Ранее мы провели вебинар, на котором рассказали и показали все преимущества актуальной версии платформы Docsvision.

 

Надеюсь, перечисленные в этой статье аргументы позволят ИТ-специалистам наших клиентов подготовиться к разговору с бизнесом и получить бюджет на проект обновления и развития системы.

P.S. Моей дочери, правда, мы пока так и не купили последний айфон. Но договорились о ключевых показателях в учёбе, достижение которых будет поощряться финансово, и распоряжаться этим бюджетом дочь сможет самостоятельно, включая возможность накопить на тот телефон, который хочет.

Похожие публикации
8 августа 2022
О проекте внедрения архива бухгалтерских документов и автоматизации финансовой службы из первых уст. Часть 2
1 августа 2022
О проекте внедрения архива бухгалтерских документов и автоматизации финансовой службы из первых уст. Часть 1
Подпишитесь на рассылку
Нажимая на кнопку «Отправить», вы даёте согласие на обработку ваших персональных данных, в соответствии с политикой «ДоксВижн» в отношении обработки персональных данных.
Дорожная карта успешного внедрения СЭД
Дорожная карта успешного внедрения СЭД