200 подразделений Центра ГАУ «МФЦ Иркутской области» работают в единой системе электронного документооборота

Центр ГАУ «МФЦ ИО» до старта проекта работал с бумажными документами «в ручном режиме», отсутствовали регламентирующие документы по документообороту. В связи с активным развитием сети филиалов Центра понадобилась разработка и внедрение СЭД, для того чтобы сделать эти процессы прозрачными, удобными и легко контролируемыми. Специалистами компании-интегратора RKIT (г. Иркутск) были разработаны соответствующие регламенты, процедуры управления документами стали прозрачными и эффективными, а для руководства учреждения был обеспечен удобный контроль процессов. К 2019 году количество подключенных подразделений МФЦ выросло с 16 до 200, в СЭД работают директора и их заместители, сотрудники дирекции и начальники отделов по обслуживанию заявителей.

ГАУ «МФЦ Иркутской области» даёт гражданам возможность физическим и юридическим лицам получать государственные и муниципальные услуги по принципу «одного окна». Процессы учреждения формализованы, а предоставление каждой услуги предваряет многоступенчатое согласование документов. В 2014 году в связи с активным развитием сети филиалов началась разработка и внедрение СЭД. 

Важным требованием к системе автоматизации была её масштабируемость для дальнейшего подключения новых территориально-распределенных подразделений. ГАУ «МФЦ ИО» уже сейчас включает 200 подразделений по Иркутской области, в том числе в районах крайнего севера с коммуникацией по спутниковой связи. По итогам оценки предложений поставщиков СЭД было принято решение выбрать компанию RKIT –  ключевого партнёра-интегратора Docsvision в регионе. 

По итогам проведённой работы полностью автоматизирована обработка входящих и исходящих писем, работа с внутренними документами (приказы, распоряжения, служебные записки), согласование проектов документов и поддержка библиотеки типовых документов. Ведется работа с личными поручениями: и сотрудникам, и руководителям удобно контролировать в системе исполнение задач.

Главное удобство – в повышении оперативности работы с документами, простоте соблюдения регламентов, появлении электронного архива. Система настроена с учётом всех регламентов и организационной структуры МФЦ.  Дополнительно реализовано параллельное согласование документов. Сегодня в Docsvision ежегодно регистрируется более 4000 входящих/исходящих писем, свыше 10000 служебных писем и договоров.

Перейти к полному описанию проекта

Похожие публикации
15 сентября 2022
Партнёрский форум – ежегодное событие в жизни сообщества Docsvision, на которым мы очно подводим итоги и определяем новые векторы развития платформы в кругу бизнес-единомышленников.
30 августа 2022
В деловой программе минимум докладов, максимум интерактива, круглых столов, мастер-классов и тренингов. Основные темы – это развитие продукта и продвижение платформы на рынок
Подпишитесь на рассылку
Нажимая на кнопку «Отправить», вы даёте согласие на обработку ваших персональных данных, в соответствии с политикой «ДоксВижн» в отношении обработки персональных данных.
Подключайтесь к нам в Telegram! Подписывайтесь на официальный Telegram-канал платформы Docsvision.
Подключайтесь к нам в Telegram!