Электронный архив документов организациина платформе Docsvision
Хранение электронных документов и любого контента компании в одной системе. Быстрое комплектование архива, удобный поиск, загрузка и выгрузка файлов, организация использования архива с разграничением прав доступа. Соблюдение всех норм архивного хранения и учёта документов.
Стоимость решения
Проблема
Компания накапливает большие объёмы документов, файлов, базу знаний. Но в архиве контент лежит «мёртвым грузом»: данные есть, но их сложно найти и быстрее создать документ заново. Проверка комплектности архива – трудоёмкая и долгая. Создать выборку по запросу регулятора – авральная работа.
Решение
Создание централизованной системы электронного архива документов. Настройка автоматического пополнения, интеграция с учётными системами и операторами ЭДО. Обеспечение информационной безопасности и доступа с мобильных. Выполнение требований регуляторов, быстрое реагирование на запросы.
примеры
Эффективные электронные архивы документов
-
Общий центр обслуживания (ОЦО)Централизованно обрабатывает документы, поступающие из филиалов и фронт-офисов. Извлекает данные и определяет их на хранение согласно построенным сценариям. Стандартизация всех этапов бизнес-процесса. Контроль и быстрый доступ к информации, необходимой для принятия операционных и стратегических решений.
-
Архив бухгалтерских документовХранит «первичку» и иные документы финансового блока, созданные в учётной системе предприятия или поступившие от контрагентов в электронном/бумажном виде. Быстрый поиск и выгрузка документов по запросам ФНС. Снижает риски «опережающей» уплаты НДС. Многократно снижает затраты на хранение документов.
-
Архив кадровых документовХранит все документы по личному составу и кадровому резерву в защищённой базе данных. Автоматизирует кадровые процессы (подбор, приём на работу, увольнение) и консолидирует информацию о сотрудниках в личных делах. Учёт и хранение социально значимых документов в безопасной системе, защищённой согласно требованиями ФЗ-152.
-
Архив конструкторской документацииХранит документацию, поступающую от проектировщиков на серийное предприятие. Исключает потери информации, учитывает извещения, управляет уровнями доступа. Снижает затраты на обновление, копирование и распространение документации.
-
Архив технической документацииХранит и поддерживает актуальность документов по управлению инфраструктурой (здания, коммуникации, оборудование и т.д.) Контролирует сроки техобслуживания, испы-таний и сертификации. Передаёт данные на мобильные устройства специалистов. Снижает затраты на экстренный ремонт и простой.
-
Архив документов компании (ECM)Хранит любой контент предприятия, превращая весь накопленный опыт в «цифровые активы», с которыми удобно работать всем сотрудникам. Обеспечивает долгосрочную сохранность контента, исключает хищения и утечки данных. Быстрый поиск и управление доступом.
наполнение электронного архива
Автоматизируем и ускоряем наполнение архива
Создание электронного архива документов начинается с внесения контента (документов, файлов и др). Решение Docsvision задействует различные способы и их комбинации для наполнения базы в автоматическом режиме.
-
Потоковый ввод бумажных документовПотоковое сканирование, распознава-ние содержания документа и настроен-ные правила каталогизации позволяют быстро обрабатывать пачки бумажных экземпляров. Скан-копии автоматичес-ки загружаются в архив и размещаются в правильных директориях.
-
Загрузка электронных документов из ЭДОДополнительный модуль интеграции позволяет загружать документы из личного кабинета одного или несколь-ких операторов ЭДО. И обратно – по запросу контрагента выгрузить из архива и передать через через ЭДО юридически значимые документы.
-
Синхронизация данных с учётными системамиЕсли настроить интеграцию с учётными системами (доступны шлюз к 1С, к SAP и др.), то в учётной системе появятся ссылки на документы в архиве: сами файлы хранятся в Docsvision, а открыть их можно из 1C или SAP.
-
Сохранение всех версий файловПри редактировании из системы можно автоматически создавать новую версию файла, оставляя возможность вернуться к предыдущему варианту и отследить изменения. Количество файлов любого формата и размера неограничено.
работа с электронным архивом
Используем архивные данные
Комфортно и быстро в режиме «одного окна»: найти нужный файл, просмотреть и изменить его в интерфейсе системы.
Адаптивность и мобильность: гибкий поиск и доступ через браузер.
-
Весь архив – в браузереWeb-клиент платформы Docsvision позволяет подключиться к электронному архиву из любой точки мира, где есть доступ в интернет: через компьютер, планшет или смартфон.
-
Предпросмотр файловПросматривайте файлы прямо в интерфейсе системы электронного архива. Функция поддерживает форматы doc, docx, xls, xlsx, txt, odt, ods, pdf, png, jpg, tiff, bmp, gif.
-
Поиск в архиве по реквизитамРазличные формы атрибутивного поиска архивного контента. Часть поисковых полей заполнается пользователем, а другие – подтягиваются из справочников системы.
-
Поиск по тексту документовТекстовые файлы можно найти по их содержимому: достаточно ввести какое-либо слово или фразу, и система отобразит список документов, в которых они встречаются.
-
История работы с документамиВ карточке документа фиксируется история: кто её открывал, какие изменения вносил, какие файлы смотрел. Можно посмотреть эти данные, сформировать отчёты по действиям пользователей в архиве.
-
Иерархическое хранение данныхМожно создать сложную иерархическую структуру из физических и виртуальных папок для хранения данных, настроить связи между файлами в архиве. Например, связать с карточкой проекта все документы по нему.
настройка и обслуживание электронного архива
Настраиваем и масштабируем
Гибкая Low-Code платформа включает 10 визуальных конструкторов для настройки без программирования. Масштабируемая архитектура позволяет хранить миллионы документов, сохраняя высокую скорость работы архива.
-
Встроенный конструктор интерфейса архиваУдобные инструменты для настройки интерфейса и создания форм карточек. Оптимальный набор модификаторов для документов в электронном архиве.
-
Автоматизация процессовМожно учесть и автоматизировать специальные бизнес-процессы компании, например, мониторить появление данных во внешних системах и автоматически загружать их в архив.
-
Единая платформа контентаХранение контента на единой платформе позволяет развить полноценную ECM-систему. Архитектура Docsvision масшта-бируется за счёт кластеризации всех сер-верных компонентов и СУБД, сохраняя производительность и скорость работы.
-
Безграничный объём данныхДля долгосрочного хранения можно задействовать архивные базы данных, использовать специальный сервис для подключения внешних ресурсов – внешние СУБД, файловые хранилища и различные облачные решения.
-
Уровни доступа к даннымДля разграничения прав доступа в электронном архиве используется ролевая модель, которая позволяет гибко настроить доступ в зависимости от роли пользователя и статуса документа.
-
Электронная подпись и шифрованиеЗаверяйте документы в архиве электрон-ной подписью, гарантируя их неизмен-ность. Шифрование файлов даст доступ к ним только указанным пользователям.
Посмотрите видеодемонстрацию электронного архива
Функции и использование архива: загрузка иерархии папок с файлами, поиск и предпросмотр документов, их комментирование и изменение, печать и выгрузка архивных данных в интерфейсе Docsvision.
Подробно возможности решения представлены на вебинаре, эксперты ответили на ключевые вопросы организации электронного архива. И рекомендуем наши видеообзоры о различных аспектах создания архива.Примеры внедрения
КОМУ ЭТО НУЖНО?
Выгоды решения
«Электронный архив документов организации»
«Электронный архив документов организации»
-
Руководитель: эффективный «цифровой актив» – единая база контента, мультимедиа, документов и накопленного опыта компании.
-
IT: инструменты для автоматизации поступления, распределения и хранения документов, обеспечение информационной безопасности.
-
Специалист: экономия времени на загрузку и извлечение документов, удобный поиск по тексту и параметрам любого вида контента.