Электронный архив документовна платформе Docsvision
Данные есть, но выгоды от них нет.
Она автоматически наполняется документами из различных источников, обеспечивает безопасный доступ и мощный поиск, интегрируется с учетными системами и гарантирует выполнение всех требований регуляторов, позволяя оперативно реагировать на любые запросы.
Виды электронных архивов
на платформе Docsvision
-
Архив клиентских делОбеспечивает централизованное хранение всех документов по клиентам с доступом из CRM и других систем. Гибко адаптирует процедуры хранения под изменяющиеся требования регуляторов.
-
Архив бухгалтерских документов
Хранит «первичку» и финансовые документы из учетных систем или от контрагентов. Позволяет мгновенно находить и выгружать документы для ФНС, снижая риски и затраты на хранение.
-
Архив кадровых документов
Интегрируется с системами КЭДО (HR Link, Контур.КЭДО и др.). Гарантирует долговременное (свыше 15 лет) хранение электронных кадровых документов с сохранением юридической силы подписей, а также скан-копий бумажных документов.
-
Архив конструкторской документации
Хранит документацию, поступающую от проектировщиков на серийное предприятие. Исключает потери информации, учитывает извещения, управляет уровнями доступа. Снижает затраты на обновление, копирование и распространение документации.
-
Архив технической документации
Хранит и поддерживает актуальность документов по управлению инфраструктурой (здания, коммуникации, оборудование и т.д.) Контролирует сроки техобслуживания, испытаний и сертификации. Передаёт данные на мобильные устройства специалистов. Снижает затраты на экстренный ремонт и простой.
Автоматизируем все этапы работы с архивными документами
-
Интеллектуальная обработка документов для загрузки в архив
- Автоматическое извлечение реквизитов из бумажных и электронных документов
- Проверка печатей и подписей на скан-копиях документов
- Автоматическое разделение пакетов, определение видов документов и проверка комплектности
- Автоматическое улучшение качества скан-копий для дальнейшей обработки
-
Удобные функции для работы с электронным архивом
- Загрузка документов из разных источников
- Доступ к документам архива через любой браузер, без установки приложения
- Быстрый поиск документов по реквизитам и тексту
- Разграничение прав доступа к документам в зависимости от роли пользователя
- Ведение номенклатуры дел в разрезе разделов, дел и томов
-
Обеспечение долговременного хранения документов в архиве
- Механизмы обеспечения целостности и сохранения юридической значимости документов в архиве
- Управление хранением документов в соответствии с требованиями законодательства и правилами Росархива – прием, выдача, уничтожение
- Резервное копирование электронных документов и их метаданных
Автоматизируем и ускоряем наполнение архива
Создание электронного архива документов и информации начинается с внесения контента (документов, файлов и др). Платформа Docsvision задействует различные способы и их комбинации для наполнения базы в автоматическом режиме.
-
Потоковый ввод бумажных документов
Потоковое сканирование, распознавание содержания документа и настроенные правила каталогизации позволяют быстро обрабатывать пачки бумажных экземпляров. Скан-копии автоматически загружаются в электронный архив и размещаются в правильных директориях.
-
Загрузка электронных документов из ЭДО
Дополнительный модуль интеграции позволяет загружать документы из личного кабинета одного или нескольких операторов ЭДО. И обратно – по запросу контрагента выгрузить из системы электронного архива и передать через ЭДО юридически значимые документы.
-
Синхронизация данных с учётными системамиЕсли настроить интеграцию с учётными системами (доступны шлюз к 1С, к SAP и др.), то в учётной системе появятся ссылки на документы в архиве: сами файлы хранятся в Docsvision, а открыть их можно из 1C или SAP.
-
Сохранение всех версий файлов
При редактировании из системы архива информации и данных можно автоматически создавать новую версию файла, оставляя возможность вернуться к предыдущему варианту и отследить изменения. Количество файлов любого формата и размера неограниченно.
Используем архивные данные с максимальной эффективностью
Комфортно и быстро в режиме «единого окна»: найти нужный файл, просмотреть и изменить его в интерфейсе системы.
Адаптивность и мобильность: гибкий поиск и доступ через браузер.
-
Весь архив – в браузере
Web-клиент платформы Docsvision позволяет подключиться к электронному архиву из любой точки мира, где есть доступ в интернет: через компьютер, планшет или смартфон.
-
Предпросмотр файлов
Просматривайте файлы прямо в интерфейсе информационной системы хранения электронных документов организации. Функция поддерживает форматы doc, docx, xls, xlsx, txt, odt, ods, pdf, png, jpg, tiff, bmp, gif.
-
Поиск в архиве по реквизитамРазличные формы атрибутивного поиска в электронном архиве. Часть поисковых полей заполянается пользователем, а другие – загружаются из справочников системы.
-
Поиск по тексту документовТекстовые файлы можно найти по их содержимому: достаточно ввести какое-либо слово или фразу, и система отобразит список документов, в которых они встречаются.
-
История работы с документамиВ карточке документа фиксируется история: кто её открывал, какие изменения вносил, какие файлы смотрел. Можно посмотреть эти данные, сформировать отчёты по действиям пользователей в архиве.
-
Иерархическое хранение данныхМожно создать сложную иерархическую структуру из физических и виртуальных папок для хранения данных, настроить связи между файлами в архиве. Например, связать с карточкой проекта все документы по нему.
Настраиваем и масштабируем под любые задачи
Гибкая Low-Code платформа Docsvision включает 10 визуальных конструкторов для настройки без программирования. Масштабируемая архитектура позволяет хранить миллионы документов, сохраняя высокую скорость работы архива.
-
Встроенный конструктор интерфейса архиваУдобные инструменты для настройки интерфейса и создания форм карточек. Оптимальный набор модификаторов для документов в электронном архиве.
-
Автоматизация процессовМожно учесть и автоматизировать специальные бизнес-процессы компании, например, мониторить появление данных во внешних системах и автоматически загружать их в архив.
-
Единая платформа контентаАрхитектура Docsvision масштабируется за счёт кластеризации всех серверных компонентов и СУБД, сохраняя производительность и скорость работы.
-
Безграничный объём данныхДля хранения можно задействовать архивные базы данных, а также использовать специальный сервис для подключения внешних хранилищ – внешние СУБД, файловые сервера или различные облачные хранилища (например, S3).
-
Уровни доступа к данным
Для разграничения прав доступа хранения документов в электронном архиве используется ролевая модель, они позволяет гибко настроить доступ в зависимости от роли пользователя и статуса документа в архиве.
Примеры внедрения
-
Для руководства
Создание единого защищённого «цифрового актива» компании — базы знаний, документов и контента. Снижение рисков и издержек, полный контроль. -
Для IT-департамента
Мощный и безопасный инструмент для автоматизации потоков документов. Гибкая настройка, масштабируемость и простая интеграция с существующей ИТ-инфраструктурой. -
Для специалистов и делопроизводителей
Экономия до 80% времени на поиск и работу с документами. Удобный интерфейс и мощный поиск по всем типам данных.