Управление жизненным циклом договоровна платформе Docsvision
Решение для создания CLM-системы управления жизненным циклом договоров (Contract Lifecycle Management). Подготовка договора по шаблону, автоматизация процесса согласования, электронное подписание с МЧД, единый архив всех связанных документов, контроль исполнения договора.
Стоимость решения
Проблемы
Решение
Внутри компании
Затянутые сроки согласования договоров.
Нарушение регламентов, непонятно, на каком этапе задержался документ и как ускорить процесс. Сложно контролировать исполнение договоров.
Разрозненное хранение документов по договору.
Затянутые сроки согласования договоров.
Нарушение регламентов, непонятно, на каком этапе задержался документ и как ускорить процесс. Сложно контролировать исполнение договоров.
Разрозненное хранение документов по договору.
Создаём единый реестр договорных документов, автоматизируем маршруты согласования. Подключаем МЧД и электронную подпись. Настраиваем интеграцию с другими системами компании (ERP, CRM и т.д.).
Внешние контрагенты
Задержки в поставках и выполнении работ, пока не согласован договор. Долгий обмен оригиналами, затраты на почтовую и курьерскую доставку.
Ошибки ручного ввода, неправильные реквизиты.
Бухгалтеры не получают финансовые документы в отчётный период. Компания платит штрафы.
Задержки в поставках и выполнении работ, пока не согласован договор. Долгий обмен оригиналами, затраты на почтовую и курьерскую доставку.
Ошибки ручного ввода, неправильные реквизиты.
Бухгалтеры не получают финансовые документы в отчётный период. Компания платит штрафы.
Загружаем и обновляем данные контрагентов автоматически.
Объединяем системы внутреннего и внешнего документооборота (ЭДО).
Получаем и передаём юридически значимые электронные документы с МЧД мгновенно.
Получаем и передаём юридически значимые электронные документы с МЧД мгновенно.
Быстрее, проще, выгоднее.
CLM-система на платформе Docsvision
Регистрация и согласование договоров
Делаем согласование быстрым и контролируемым
Создаём договор по шаблону, реквизиты автоматически заполняются из справочников. Запускаем на согласование по преднастроенному маршруту. В два клика объединяем все правки от сотрудников и контрагента в финальный документ. Готово!
-
Создание нового договора без ошибокПреднастроенные карточки договора, акта и дополнительного соглашения. Поля заполняются автоматически из справочников, опечатки исключены, а сам текст документа формируется по готовому шаблону.
-
Досье контрагентовК карточке контрагента можно приекрепить его уставные документы и иные значимые файлы. Также можно настроить интеграцию с сервисами проверки благонадёжности контрагента по ИНН.
-
Гибкие маршруты согласования
Параллельное, последовательное и смешанное согласование. Можно настроить автоматические условия выбора маршрута (например, по сумме договора).
-
Удобное объединение всех версий в однуРешение позволяет быстро объединить все промежуточные версии договора в один файл, где будут отражены правки всех согласующих. Будут выявлены даже «скрытые» правки — внесённые не в режиме рецензирования.
Электронное подписание договоров
с МЧДУскоряем подписание договоров
По законодательству версии договора, подписанные на бумаге или в электронном виде электронной подписью, равнозначны. Docsvision позволяет обрабатывать договоры, подписанные как на бумаге, так и с электронной подписью, включая обмен электронными документами для договоров с использованием машиночитаемой доверенности (МЧД).
-
Маркировка бумажных договоровПри печати договора для него можно сформировать уникальный штрихкод. По этому штрихкоду потом можно быстро найти файл в системе и узнать всю историю работы с ним.
-
Сверка бумажного и электронного договораПеред подписанием договора на бумаге важно убедиться в том, что он не был изменен после согласования в электронном виде. Docsvision умеет выполнять сверку согласованного договора в системе с его бумажной копией.
-
Электронная подпись с МЧДВ платформе Docsvision реализовано подписание документов квалифицированной электронной подписью (КЭП). А если договор подписывается не генеральным директором, то прямо в Docsvision сотрудникам можно выпустить машиночитаемые доверенности и использовать их для подписания.
-
Обмен электронными договорами через ЭДОПрямо из Docsvision можно обмениваться подписанным электронным договорами с контрагентами через операторов ЭДО с сохранением юридической значимости.
Архив и исполнение договоров
Формируем архив и контролируем исполнение
Docsvision позволяет организовать единый, удобный электронный архив всех договорных документов. Встроенные функции платформы позволяют держать под контролем процесс исполнения договора.
-
Архив всех документов по договоруВ одном реестре в архиве Docsvision могут отображаться как скан-копии бумажных документов, так и электронные документы, полученные через оператора ЭДО.
-
Быстрый поискДокумент в системе можно найти за несколько секунд по любому полю карточки или по тексту. Реестр удобно фильтровать по контрагенту, дате и другим полям.
-
Связи между документамиМожно устанавливать связи между документами в архиве. Например, связать договор с первичными документами.
-
Уведомления о ходе исполненияАвтоматические оповещения сотрудников, настроенные по различным условиям и событиям: подсвечиваются строки и поля в интерфейсе, отправляются письма на почту.
-
Задачи по договоруВ Docsvision уже встроены все необходимые функции создания задач и контроля их исполнения. При создании задач можно указывать в качестве исполнителей сотрудников, роли, группы или отделы.
-
Интеграция с другими системами и сервисамиОткрытый API платформы Docsvision позволяет интегрироваться с любой другой учётной системой или, например, с сервисом сдачи отчётности в ФНС.
Демонстрация решения
Примеры внедрения
Кому это нужно?
Выгоды решения
«Управление жизненным циклом договоров»
«Управление жизненным циклом договоров»
-
Руководитель: контроль процесса согласования, точное понимание сроков и местонахождения договора в маршруте согласования.
-
Главный бухгалтер: снижение расходов, быстрый документооборот с контрагентами, своевременное и актуальное начисление налогов, удобная передача документов в ФНС.
-
Бухгалтер: автоматический обмен финансовыми документами с каждым контрагентом, сверка задолженностей.
-
IT-специалист: инструменты для автоматизации процессов документооборота и интеграции различных связанных с этим систем.
-
Администратор СЭД: настройка новых маршрутов согласований и карточек документов без программиста, через удобный визуальный конструктор.
-
Менеджер: экономия времени, доступ к договорам и связанным документам «из одного окна», контроль их движения в системе.