Документооборот и делопроизводство

Говоря о внедрении корпоративной системы автоматизации документооборота очень часто понятия «документооборот» и «делопроизводство» не разделяются, то есть под внедрением СЭД в широком смысле понимают установку программного обеспечения для автоматизации процессов документационного обеспечения управления (ДОУ), иными словами, делопроизводства. Однако на практике задачи документооборота организации выходят далеко за границы сферы делопроизводства.

Запись вебинара об особенностях электронного делопроизводства
для работы в дистанционном или гибридном режиме организации

Задачи автоматизации делопроизводства

В контур задач классического делопроизводства входят следующие процессы:

  • Ведение номенклатуры дел компании.
  • Регистрация официальных документов организации (входящих, исходящих и организационно-распорядительных), присвоение им номеров,  отнесение к делу, формирование реестров документов и пр.
  • Ведение журналов передач документов между подразделениями организации и регистрация копий бумажных документов.
  • Фиксация информации о распоряжениях руководителей (резолюции) по отношению к конкретным документам и фиксация информации о состоянии исполнения документов.
  • Контроль исполнительской дисциплины путём построения отчётов, агрегирующих информацию о состоянии обработки документов;
  • Расследование инцидентов по обработке документов путём анализа журналов исполнения.

Появление систем автоматизации документооборота стало смещать и трансформировать процессы в сторону электронных документов. Для ускорения работы делопроизводителей и секретарей разрабатывались средства автоматизации процесса подготовки содержимого документа. Таким образом система наполнялась шаблонами с автозаполнением полей из справочников в зависимости от типа документа или сценария, то есть рабочей задачей, которая поставлена пользователю. Дополнительно обеспечивалась поддержка потокового ввода бумажных документов в СЭД ​и автоматического перевода их в электронный вид, включая механизмы распознавания текста и даже рукописных документов.

Недостаточно подготовить и отправить исходящее письмо, его ещё необходимо сохранить. Таким образом в СЭД начали появляться средства ведения архива электронных копий документов, а в последствии – и хранилища цифровых оригиналов, созданных и заверенных в системе, у которых никогда не было бумажного экземпляра с «мокрой» печатью.

Удобный архив тот, в котором нужны документ можно найти быстро даже при минимуме исходных данных для поиска. Это стимулирует развитие сервисов поиска: интеллектуального полнотекстового, атрибутивного, фасетного и др.

По мере развития функций СЭД расширялись и возможности включения конечных исполнителей в процессы делопроизводства: рассылка документов и резолюций исполнителям, автоматическое получение информации о состоянии обработки, различные виды контроля, автоматической маршрутизации документа в зависимости от нештатных ситуаций, использование разных видов электронной подписи для заверения и действий с документом и пр.

Задания в интерфейсе системы электронного документооборота Docsvision
Дашборд с перечнем заданий сотрудника в интерфейсе СЭД Docsvision

Однако перечисленные задачи отнюдь не покрывают всех возможных контекстов использования корпоративной СЭД для автоматизации процессов обработки документов.

Задачи автоматизации документооборота в компании

Современная система электронного документооборота, в дополнение к вышеописанным направлениям поддержки делопроизводства, также решает следующие задачи:

Более подробно об актуальных задачах СЭД мы рассказали в специальном материале.

Платформа Docsvision предоставляет базовые инструменты и набор готовых приложений для автоматизации всех перечисленных типов процессов обработки документов. Широкие возможности кастомизации приложений позволяют настроить приложения с учётом потребностей конкретной организации. Полный набор средств разработки и техническая поддержка от вендора платформы поддерживают реализацию любых дополнительных приложений на базе Docsvision.

Готовые решения для бизнес-задач →
Похожие публикации
8 декабря 2022
25% сотрудников организации участвует в подготовке и согласовании договоров. И большую часть времени – 92% – занимает именно процесс согласования. Как оптимизировать процесс?
14 ноября 2022
Госключ – это бесплатное приложение для мобильного телефона, которое выпускает государство. С его помощью можно создавать ключи и наносить электронные подписи на документы, использовать УКЭП и УНЭП.
Подпишитесь на рассылку
Нажимая на кнопку «Отправить», вы даёте согласие на обработку ваших персональных данных, в соответствии с политикой «ДоксВижн» в отношении обработки персональных данных.
Дорожная карта успешного внедрения СЭД Забирайте авторский чек-лист и запись митапа с экспертами в TG-канале Docsvision!
Дорожная карта успешного внедрения СЭД