Зачем бухгалтерии архив первички и как его готовят в 21 веке?

Марина Ремизова
13 мая 2021
Статьи

Диалог 1

— Ты сдала НДС? Завтра уже 25-ое!
— Нет, а ты?
— И я нет. Жду все документы из филиалов. Надоели. Просишь, письма шлешь, напоминаешь, а они словно не понимают. Ведь если отчёт вовремя не сдам, то штраф начислят. Такое впечатление, что это мне нужен НДС и я с налоговой заодно.

Продолжение истории «Заплати НДС и спи спокойно (но это не точно)»

Диалог 2

— У вас есть льгота по НДС?
— Нет?
— Повезло. Не в плане экономии налогов, конечно, а в том, что не нужно каждый квартал посылать в налоговую подтверждение. У меня уже сил нет ежеквартально собирать столько отчётной документации.

Продолжение истории «Льгота по НДС есть? А если найду?»

Диалог 3

— Когда училась в школе, а потом в институте, то очень любила весну. А ты?
— А я сейчас не люблю весну. Сначала закрытие года, а потом еще в марте к нам каждый год приходят аудиторы. Ненавижу это время. Не потому, что я плохой бухгалтер или что-то скрываю. Просто аудиторы — люди дотошные, подавай им всякие бумажки. Целыми днями вся бухгалтерия ищет договора, акты, накладные, потом сканирует и отправляет аудиторам. Уф, затратно по времени.

Продолжение истории «Зачем аудитору архив первички и как его готовят?»

Диалог 4

— Завидую тебе. Ты работаешь на предприятии с государственным финансированием.
— Почему?
— Вы не берете кредиты в банке. Наш финансовый директор очень любит брать кредиты. Не для себя, для любимых компаний, а у нас их несколько. Столько документов, сколько запрашивает банк, не просят ни налоговая, ни даже аудиторы!

Продолжение истории «Любовь к кредитам»

Знакомы ли вам такие ситуации? Исторически сложилось так, что бухгалтерская служба в любой организации отвечает не только за своевременную оплату счетов, сдачу отчетности в контролирующие органы, начисление заработной платы, но и за документы, которые подтверждают все финансовые операции и хозяйственную деятельность предприятия. Документы ежедневно поступают по почте, их доставляют курьеры, их получают через ЭДО. В месяц может приходить от 10 000 пакетов документов. И каждый конверт нужно открыть, проверить содержание, провести проводки в учётной системе и отправить на хранение в архив. Чтобы по требованию налоговой, аудиторов, банка или собственного руководства найти и предоставить доказательства, что все легально. Такие запросы тяжелым бременем ложатся на плечи бухгалтеров, у которых обычно в самый тихий рабочий день нет времени даже на чашку кофе.

Минимизировать нагрузку можно с помощью электронного архива бухгалтерских документов. Он позволит искать и находить в архиве документы как в поиске Яндекса по запросам. Хотя даже лучше поиска Яндекса, так как документы можно искать по ИНН, по контрагенту, по периоду, даже по номенклатуре.

Как работает электронный архив бухгалтерских документов?

Сотрудники сканируют документы или документы поступают от оператора ЭДО
Система извлекает реквизиты из документов
Сотрудник проверяет правильность распознавания, если система сомневается в правильности
Система загружает документы и реквизиты в архив
Документы из архива связываются с записями в учётной системе
При поступлении запроса из ФНС бухгалтер быстро находит документы по реквизитам, выгружает сканы и отправляет ответ

Какие документы хранятся в электронном архиве?

Товарная накладная ТОРГ-12
Универсальный передаточный документ (УПД)
Акт сдачи-приёмки выполненных работ
Товарно-транспортная накладная 1-Т
Счёт-фактура
Корректировочный счёт-фактура
Список расширяется….

Преимущества решения «Архив бухгалтерских документов» на платформе Docsvision

Документы хранятся централизованно и не теряются при пересылке между офисами
Любой документ находится за секунды
Снижаются затраты на передачу и хранение документов
Документы быстрее принимаются к учёту, ускоряется оборачиваемость средств
Снижаются трудозатраты и время поиска документов для ответов на запросы ФНС

Что важно учитывать при выборе решения для организации электронного архива бухгалтерских документов?

Качество распознавания при сканировании документов должно быть максимальным. Чем больше система распознает автоматически, тем меньше ручного ввода данных в систему потребуется от сотрудников бухгалтерии. Сравните, если система распознает 90%, то ежемесячно из 10 000 документов 1 000 потребует вводить в систему «руками». А если система может распознавать до 99%, то при том же объеме документов ручного труда потребуется всего на 100 документов.
Возможность извлечения только нужных данных из документов позволяет не плодить сущности в архиве, чтобы в дальнейшем поиск по документам был оптимальным.
Гибкая настройка и связь с учетными системами и операторами ЭДО. Многие бухгалтера предпочтут работать в рамках одной системы, а именно, в учетной системе, ежедневно используемой в работе. Поэтому организовать электронный архив лучше в связке с ней. А еще удобно, если получать документы можно от двух и более операторов ЭДО. Реализовать все эти возможности можно на базе платформы, у которой есть богатые функции для настройки.

«Архив бухгалтерских документов» на платформе Docsvision уже успешно используется в таких компаниях, как «Группа «ГАЗ», «Центр Финансовых Технологий», «Уральская консалтинговая компания».

Демонстрация решения →