Автоматизация договоров. ТОП-5 технологий от ИТ

По данным исследования MCC, 25% сотрудников организации участвует в подготовке и согласовании договоров, что говорит о высоком уровне межфункционального сотрудничества в процессе подготовки контрактов. И большую часть времени – 92% – занимает именно процесс согласования. Трения, возникающие в процессе согласования, снижают скорость заключения контрактов и могут повредить закрытию сделки.

Договорной документооборот – ключевой процесс организации

Подобный уровень вовлечённости в критически важный процесс требует его автоматизации. В результате алгоритмизации процесса и определения владельца процесса, заинтересованного в развитии его качества, компания может увеличить скорость работы с договорами, минимизировать ошибки. То же исследование MCC показывает, что инвестиции в процесс подготовки возвращаются сполна, усиливают конкурентные преимущества компании. В этой статье мы покажем, какие ИТ-решения позволят добиться новых результатов в договорной деятельности.

Преимущества для организаций, которые инвестируют в договорной документооборот:

  • На 80% сокращается среднее время подготовки договора: от подачи заявки до подписания.
  • До 8% компания снижает среднюю стоимость контракта.
  • Усовершенствованная аналитика рисков и потоки данных обеспечивают раннее предупреждение и упреждающую аналитику в неопределённых условиях, снижают финансовые и репутационные риски.
  • Организации, которые инвестируют в возможности, демонстрируют высокий уровень прибыльности.

Результаты от автоматизации согласования договоров

Большая часть времени в процессе подготовки договора тратится на его согласование, которое объединяет сотрудников разных уровней: от инициатора контракта до генерального директора предприятия. Большая вовлечённость, по идее, должна снизить риски ошибок в договоре. Однако, если обрабатывать правки «руками», есть риск сделать другие ошибки: не учесть все правки, запутаться в исправлениях и пожеланиях к документу. Автоматизация процесса согласования договоров, как любого другого процесса, позволяет измерять результат и эффективность, предупреждать несоответствия. Компания получает измеримый и быстрый результат в виде ускорения цикла.

По какому маршруту должен пройти договор, чтобы быть согласованным, зависит от ряда параметра: тип договора, сумма контракта, контрагент, ответственное за исполнение подразделение – в каждой организации процесс будет свой, и будет не один. Например, компания «Вебзавод» реализовала порядка 200 маршрутов согласования договоров в зависимости от десятка параметров - подробнее можно посмотреть запись вебинара. Платформа Docsvision обладает инструментами для построения маршрутов любой сложности и для их адаптации под новые бизнес-требования. В результате автоматизированный процесс полностью соответствует правилам и сложившейся практике в компании.

В завершение компания пересылает договор контрагенту для подписания. СЭД в результате интеграции с операторами ЭДО обеспечивает юридическую значимость электронных документов. В 2023 г. в силу вступят новые правила работы с электронными подписями. Сотрудник компании сможет подписать договор подписью физического лица, но подпись будет валидной вместе с машиночитаемой доверенностью, которая подтверждает право этого человека на подписание такого типа документов.

 

Демонстрация работы с договорами в интерфейсе платформы Docsvision

Преимущества от автоматизации согласования договоров

  • Исключение ошибок и «человеческого фактора»: 
    «есть риск взять не тот шаблон договора или указать в нём старые реквизиты контрагента».
  • Сокращение срока согласования:
    «пока договор не подписан, компания не получит товар или деньги за него».
  • Повышение прозрачности процесса и контроля за ним:
    «сложно понять, сколько в среднем в компании согласовывается договор и где он «зависает».
  • Безбумажный обмен, особенно в дистанционном режиме:
    «в дистанционном режиме сотрудникам сложно согласовывать договоры, а руководителю - их подписывать».

Результаты от автоматизации всего процесса управления контрактами: от создания до архива

Создание договора

Создание договора начинается с создания текстового документа в виде файла. Этот файл вводится в систему электронного документооборота, и запускается процесс согласования по маршруту. Система определяет маршрут автоматически в зависимости от данных о документе.

 

Запись вебинара про автоматизацию договорного документооборота

Однако при создании документа ответственный менеджер может использовать устаревший шаблон. Если юридический отдел каждый раз готовит уникальный договор, то он занимается рутиной, уделяя меньше внимания важным договорам. Оптимизировать процесс подготовки договора можно, если использовать конструктор. В интерфейсе платформы Doczilla инициатор отвечает на вопросы о типе договора, вводит данные контрагента – получает корректный относительно типовой договор. Юридический отдел больше концентрируется на важных задачах, чем проверяет повторяющиеся контакты.

В результате интеграции платформы Docsvision и конструктора документов Doczilla процесс создания будет проходить быстрее.

Проверить благонадёжность контрагента также можно в СЭД в онлайн-режиме в результате интеграции с сервисом Контур.Фокус.

Информация о контрагенте из сервиса Контур.Фокус:

  • Реквизиты, выписка из ЕГРЮЛ/ЕГРИП, статистика по арбитражным делам, финансовые показатели, статистика по связанным организациям, банкротство, наличие в санкционных списках.
  • Формирование отчётов благонадёжности по контрагенту.
  • Получение экспресс-отчёта в PDF, загрузка бухгалтерской отчётности, формирование финансового анализа.
  • Автоматический контроль за контрагентами.
  • Мониторинг изменения показателей контрагента, автоматическое уведомление сотрудников об изменениях.

Исполнение договора

Когда компания и контрагент подписали договор, бизнес начинает исполнять принятые обязательства. Этот этап можно также автоматизировать и отслеживать, например, процесс поступления своевременных платежей по договору. Компания «Диджитал Дизайн» полностью выстроила процесс управления лизинговой сделкой: от подготовки и согласования договора с клиентом до отслеживания своевременного поступления платежей по договору. Завершение работы по этапу договора закрывается актом, который фиксируется в СЭД и должен быть связан с сохранённым договором. Платформа Docsvision может быть интегрирована с ERP-системами организации для организации сквозного бизнес-процесса.

Архив

После завершения всех контрактных обязательств бухгалтерия обязана хранить договора, акты на протяжении 5 лет. Запросы контролирующих органов, банков или аудиторов могут заставить сдуть пыль с документов, чтобы ответить на поступивший вопрос. Поэтому косвенно бухгалтерия получает выгоду от автоматизации договорного процесса и организации архива электронных документов. Интеграция с системой Soica позволяет распознавать и извлекать данные из бумажных и электронных документов, а затем сохранять эти данные в электронном архиве. И уже с помощью системы поиска оперативно находить и выгружать нужные документы.

Оценка результатов

Договорной документооборот вовлекает в процесс согласования и подготовки четверть сотрудников организации. Автоматизация этого процесса в рамках системы электронного документооборота позволяет выстроить мосты между всеми участниками процесса, сделать каждый этап понятным. 65% компаний, реализовавших такие проекты, сделали это с целью «улучшения процессов». С другой стороны, подобные проекты – это предварительный этап к разработке цифровой стратегии, развитию ИТ-инструментов.

Показатели, свидетельствующие об оптимизации договорного документооборота:

  • Измеримое ускорение процесса согласования и повышения скорости принятия управленческих решений в рамках рабочей недели.
  • Снижение числа инцидентов с контрагентами в рамках финансового года.
  • Рост оборачиваемости финансов в рамках года.
     

Решение Docsvision для договоров →

Похожие публикации
14 ноября 2022
Госключ – это бесплатное приложение для мобильного телефона, которое выпускает государство. С его помощью можно создавать ключи и наносить электронные подписи на документы, использовать УКЭП и УНЭП.
29 октября 2022
Право на подпись: разбираем законодательные нововведения в использовании электронной подписи и машиночитаемых доверенностей
Подпишитесь на рассылку
Нажимая на кнопку «Отправить», вы даёте согласие на обработку ваших персональных данных, в соответствии с политикой «ДоксВижн» в отношении обработки персональных данных.
Новый релиз платформы и web-клиента Вебинар 2 февраля (четверг) 11:00 (мск)
Новый релиз платформы и web-клиента