Межведомственный документооборот

Межведомственный электронный документооборот (МЭДО) занимает важное место в построении единой системы электронного правительства — и подразумевает обеспечение взаимодействия систем электронного документооборота участников МЭДО: Администрации Президента РФ, Аппарата Правительства РФ, а также федеральных органов государственной власти. Положение о МЭДО было утверждено 22 сентября 2009 года.

Взаимодействие электронного документооборота институтов власти подразумевает ведение электронной переписки, содержащей как общедоступную информацию, так и данные, которые могут относиться к сведениям, составляющим служебную тайну.

Техническая инфраструктура МЭДО состоит из нескольких компонентов:

  • головной узел межведомственного документооборота,
  • узлы участников МЭДО,
  • защищенные каналы связи.

Задачи межведомственного электронного документооборота

Основной задачей межведомственного документооборота является интеграция в единое информационное пространство систем электронного документооборота всех федеральных органов власти. Цель этой интеграции — добиться полного отказа от обмена бумажными документами между Администрацией Президента, аппаратом Правительства РФ и федеральными ведомствами, исключив таким образом временные задержки при их взаимодействии и потери информации.

Помимо этого, с помощью межведомственного электронного документооборота могут решаться задачи взаимодействия с региональными органами власти (РОИВ). В частности, с помощью МЭДО должна осуществляться передача обращений граждан, поступающих в приёмную президента, если их рассмотрение требует участия региональных органов исполнительной власти.

Как организовано МЭДО

Взаимодействие внутренних и внешних, единых и унифицированных инструментов обмена электронной документацией осуществляют посредством сообщений особого вида. В них должны быть:

  • файлы с документами;
  • реквизиты документации в виде метаданных;
  • информация о состоянии документа, его принятии к исполнению, ходе рассмотрения и т. д.

Обмен и взаимодействие должны происходить в едином формате. При этом предприятиям и учреждениям необходимо обеспечить защищенность информации, полноценную интеграцию в единые системы, современную и удобную автоматизацию, соответствие законодательным нормам и непрерывность обмена данными. Поэтому программные комплексы, которые компании и госучреждения непосредственно используют для сопряжения с МЭДО, стоит подбирать придирчиво.

Государственные требования, оговаривающие «техническую сторону» вопроса, предусматривают наличие на рабочих местах шлюзов с операционными системами (например, Windows или Linux), соответствующее серверное программное обеспечение, адаптерный блок, приводящий карточки СЭД-документации организации в унифицированный формат и т.д. Полноценное, грамотно развернутое ПО позволит поддерживать взаимодействие на высоком качественном уровне.

Какие возможности предоставляет МЭДО для организации?

Общий принцип функционирования МЭДО — информационное взаимодействие, в процессе которого участники обмениваются документацией в цифровом виде, подтвержденной электронными подписями (усиленными, квалифицированными). Официальный формат обмена — PDF/A.

На практике взаимодействие происходит так:

  1. Отправители в собственной СЭД формируют документы, подписывают их электронной подписью (или несколькими, если нужно).
  2. Формируются регистрационные данные исходящего документа (графика, визуализация и так далее), их координаты и весь пакет отправляют получателю в виде сообщения для МЭДО.
  3. При получении нужно проверить документ и электронную подпись (соответствуют ли они государственным требованиям) и, если все в порядке, зарегистрировать в собственной СЭД.

Также в МЭДО реализован и полностью поддерживается механизм передачи официальной документации. Практические инструменты, безусловно, требуют постоянной доработки, но предприятиям, обменивающимся документами с федеральными или региональными органами власти, уже сейчас стоит стать частью государственной системы. Для этого нужно:

  • получить адрес и идентификатор, чтобы стать участником системы — путем обращения в ФСО РФ;
  • позаботиться о технической инфраструктуре и собственной СЭД, которая будет подключена к МЭДО;
  • обеспечить должный уровень сопряжения систем — иметь современный и качественный «адаптер» в виде технического решения.

Решения Docsvision для интеграции внутрифирменных систем документооборота в МЭДО

Компания «ДоксВижн» обеспечивает полное и комплексное сопряжение своих СЭД, развернутых у заказчика, с общими государственными системами. Мы позаботимся, чтобы весь документооборот был сопряжен с межведомственным на должном уровне. Наши платформы (Docsvision, Docsvision Core) поддерживают механизмы интеграции со всеми официальными госсистемами, включая МЭДО и СМЭВ. «ДоксВижн» — лидирующий на рынке СНГ и Балтии разработчик инструментов управления документацией и бизнес-процессами, и мы предоставляем высококачественные СЭД/ЕСМ, соответствующие стандартам ISO 9001.

СЭД /ECM решения Docsvision позволяют:

  • полностью автоматизировать межведомственное документационное взаимодействие и организовать его в соответствии с государственными правилами;
  • вести удаленную работу с СЭД;
  • организовать работу с МЭДО, а в дальнейшем — передачу документов в электронный архив;
  • поддерживать полноценную работу с обращениями граждан, создавать удобные внутренние регламенты для их принятия и передачи и так далее.

При помощи СЭД / ECM платформы Docsvision можно осуществлять обмен документацией с электронными подписями или без них, регистрировать её в своей СЭД и проверять на соответствие техрегламенту. Мы предоставляем инструменты, позволяющие формировать и отображать графику/визуализацию, контролировать отправку и регистрацию бумаг, обрабатывать уведомления об их статусе и сохранять файлы в форматах МЭДО. 

Примеры внедрений Docsvision с МЭДО

Комплексная поддержка организации СЭД и МЭДО

Компания "ДоксВижн" совместно с сетью партнеров предоставляет не только современные платформы для развертывания СЭД на предприятиях и в государственных учреждениях, но и предлагает заказчикам комплексную поддержку:

  • Создание специализированных решений, которые повысят управляемость и конкурентоспособность предприятия;
  • Консультирование заказчика на всех этапах автоматизации документооборота и управленческой деятельности — техническая поддержка предоставляется с партнером, разработавшим конкретное решение при внедрении;
  • Обучение персонал работе в СЭД и конкретных приложениях;
  • Техническая поддержка, помощь во внедрении, модернизации и масштабировании системы.

Вы можете приобрести типовое готовое решение у Docsvision или одного из наших партнёров (рекомендуется на начальном этапе автоматизации). Также наши специалисты помогут сформулировать специфические требования и сконструировать индивидуальное решение на базе платформы.

Готовые решения СЭД в госсекторе →

Похожие публикации
3 октября 2022
ИТ-лидеры, выбирая систему, опираются на технологический стек и желание сделать продукт комфортным для бизнес-пользователей.
21 сентября 2022
Можно ли делать больше, не увеличивая штат разработчиков? На этот вопрос ответил Денис Елхов, руководитель отдела производства «ДоксВижн».
Подпишитесь на рассылку
Нажимая на кнопку «Отправить», вы даёте согласие на обработку ваших персональных данных, в соответствии с политикой «ДоксВижн» в отношении обработки персональных данных.
Подключайтесь к нам в Telegram! Подписывайтесь на официальный Telegram-канал платформы Docsvision.
Подключайтесь к нам в Telegram!