23 октября 2024
В статье рассматриваются аспекты организации кадрового архива с учетом требований законодательства РФ по хранению юридически значимых документов.
Межведомственный документооборот
- Ольга Карачева
- 17 апреля 2013
- Статьи
- Docsvision для госструктур
- Импортозамещение в ИТ
- Интеграция СЭД
Межведомственный электронный документооборот (МЭДО) занимает важное место в построении единой системы электронного правительства — и подразумевает обеспечение взаимодействия систем электронного документооборота участников МЭДО: Администрации Президента РФ, Аппарата Правительства РФ, а также федеральных органов государственной власти. Положение о МЭДО было утверждено 22 сентября 2009 года.
Взаимодействие электронного документооборота институтов власти подразумевает ведение электронной переписки, содержащей как общедоступную информацию, так и данные, которые могут относиться к сведениям, составляющим служебную тайну.
Техническая инфраструктура МЭДО состоит из нескольких компонентов:
- головной узел межведомственного документооборота,
- узлы участников МЭДО,
- защищенные каналы связи.
Задачи межведомственного электронного документооборота
Основной задачей межведомственного документооборота является интеграция в единое информационное пространство систем электронного документооборота всех федеральных органов власти. Цель этой интеграции — добиться полного отказа от обмена бумажными документами между Администрацией Президента, аппаратом Правительства РФ и федеральными ведомствами, исключив таким образом временные задержки при их взаимодействии и потери информации.
Помимо этого, с помощью межведомственного электронного документооборота могут решаться задачи взаимодействия с региональными органами власти (РОИВ). В частности, с помощью МЭДО должна осуществляться передача обращений граждан, поступающих в приёмную президента, если их рассмотрение требует участия региональных органов исполнительной власти.
Как организовано МЭДО
Взаимодействие внутренних и внешних, единых и унифицированных инструментов обмена электронной документацией осуществляют посредством сообщений особого вида. В них должны быть:
- файлы с документами;
- реквизиты документации в виде метаданных;
- информация о состоянии документа, его принятии к исполнению, ходе рассмотрения и т. д.
Обмен и взаимодействие должны происходить в едином формате. При этом предприятиям и учреждениям необходимо обеспечить защищенность информации, полноценную интеграцию в единые системы, современную и удобную автоматизацию, соответствие законодательным нормам и непрерывность обмена данными. Поэтому программные комплексы, которые компании и госучреждения непосредственно используют для сопряжения с МЭДО, стоит подбирать придирчиво.
Государственные требования, оговаривающие «техническую сторону» вопроса, предусматривают наличие на рабочих местах шлюзов с операционными системами (например, Windows или Linux), соответствующее серверное программное обеспечение, адаптерный блок, приводящий карточки СЭД-документации организации в унифицированный формат и т.д. Полноценное, грамотно развернутое ПО позволит поддерживать взаимодействие на высоком качественном уровне.
Какие возможности предоставляет МЭДО для организации?
Общий принцип функционирования МЭДО — информационное взаимодействие, в процессе которого участники обмениваются документацией в цифровом виде, подтвержденной электронными подписями (усиленными, квалифицированными). Официальный формат обмена — PDF/A.
На практике взаимодействие происходит так:
- Отправители в собственной СЭД формируют документы, подписывают их электронной подписью (или несколькими, если нужно).
- Формируются регистрационные данные исходящего документа (графика, визуализация и так далее), их координаты и весь пакет отправляют получателю в виде сообщения для МЭДО.
- При получении нужно проверить документ и электронную подпись (соответствуют ли они государственным требованиям) и, если все в порядке, зарегистрировать в собственной СЭД.
Также в МЭДО реализован и полностью поддерживается механизм передачи официальной документации. Практические инструменты, безусловно, требуют постоянной доработки, но предприятиям, обменивающимся документами с федеральными или региональными органами власти, уже сейчас стоит стать частью государственной системы. Для этого нужно:
- получить адрес и идентификатор, чтобы стать участником системы — путем обращения в ФСО РФ;
- позаботиться о технической инфраструктуре и собственной СЭД, которая будет подключена к МЭДО;
- обеспечить должный уровень сопряжения систем — иметь современный и качественный «адаптер» в виде технического решения.
Решения Docsvision для интеграции внутрифирменных систем документооборота в МЭДО
Компания «ДоксВижн» обеспечивает полное и комплексное сопряжение своих СЭД, развернутых у заказчика, с общими государственными системами. Мы позаботимся, чтобы весь документооборот был сопряжен с межведомственным на должном уровне. Наши платформы (Docsvision, Docsvision Core) поддерживают механизмы интеграции со всеми официальными госсистемами, включая МЭДО и СМЭВ. «ДоксВижн» — лидирующий на рынке СНГ и Балтии разработчик инструментов управления документацией и бизнес-процессами, и мы предоставляем высококачественные СЭД/ЕСМ, соответствующие стандартам ISO 9001.
СЭД /ECM решения Docsvision позволяют:
- полностью автоматизировать межведомственное документационное взаимодействие и организовать его в соответствии с государственными правилами;
- вести удаленную работу с СЭД;
- организовать работу с МЭДО, а в дальнейшем — передачу документов в электронный архив;
- поддерживать полноценную работу с обращениями граждан, создавать удобные внутренние регламенты для их принятия и передачи и так далее.
При помощи СЭД / ECM платформы Docsvision можно осуществлять обмен документацией с электронными подписями или без них, регистрировать её в своей СЭД и проверять на соответствие техрегламенту. Мы предоставляем инструменты, позволяющие формировать и отображать графику/визуализацию, контролировать отправку и регистрацию бумаг, обрабатывать уведомления об их статусе и сохранять файлы в форматах МЭДО.
Примеры внедрений Docsvision с МЭДО
- Министерство экономического развития РФ
- Министерство сельского хозяйства РФ
- Федеральное агентство по рыболовству РФ
- Росморпорт и Речфлот
- Росаккредитация
- Роcстандарт
- Росрезерв (Федеральное агентство по государственным резервам)
Комплексная поддержка организации СЭД и МЭДО
Компания "ДоксВижн" совместно с сетью партнеров предоставляет не только современные платформы для развертывания СЭД на предприятиях и в государственных учреждениях, но и предлагает заказчикам комплексную поддержку:
- Создание специализированных решений, которые повысят управляемость и конкурентоспособность предприятия;
- Консультирование заказчика на всех этапах автоматизации документооборота и управленческой деятельности — техническая поддержка предоставляется с партнером, разработавшим конкретное решение при внедрении;
- Обучение персонал работе в СЭД и конкретных приложениях;
- Техническая поддержка, помощь во внедрении, модернизации и масштабировании системы.
Вы можете приобрести типовое готовое решение у Docsvision или одного из наших партнёров (рекомендуется на начальном этапе автоматизации). Также наши специалисты помогут сформулировать специфические требования и сконструировать индивидуальное решение на базе платформы.
Готовые решения СЭД в госсекторе →
Ольга Карачева
Владелец продукта «ДоксВижн»