Конструктор поисковых запросов

Конструктор позволяет настраивать формы атрибутивных поисковых запросов и фильтров, для отображения наиболее подходящих результатов поиска.

Поисковый запрос в системе электронного документооборота – это слово, или группа слов, или набор символов, которые вводит пользователь, чтобы найти документы или иные объекты в системе. Поисковый фильтр – это набор условий, по которым будут отбираться карточки для отображения в качестве результата обработки поискового запроса. При помощи фильтров сужается поисковая выдача, отсекаются результаты, что соответствуют поисковому запросу, но не удовлетворяют всем условиям фильтров. Чем гибче настраивается интерфейс для работы с поиском, тем быстрее пользователи будут находить нужный контент в системе.

Поисковый запрос может использовать сам пользователь для поиска информации. А можно настроить в конструкторе запрос, чтобы он создавал поисковую/виртуальную/временную папку, при переходе в которую будет сразу отображаться результат выполнения привязанного к ней поискового запроса.

Конструктор поисковых запросов позволяет настраивать сложные условия поиска, при этом в качестве параметров запроса можно использовать как данные из системы, так и поисковые слова (например, «Я автор» или «Руководитель»).

Поисковый запрос в платформе Docsvision может применяться одновременно к карточкам различных типов и видов. Например, можно искать одновременно определённые документы вида «Договор» и все незавершенные по ним задания.

Демонстрация конструктора поисковых запросов Docsvision

Конструктор поисковых фильтров реализует функции настройки структуры и форм (визуальных элементов, полей, списков выбора значений, чек-боксов и др.) поисковых запросов, с помощью которых пользователь системы может составить выборку документов для выполнения определённой задачи. Такими задачами могут быть поиск документов в системе электронного документооборота, параметризация того или иного действия, например, создание виртуальной папки или установка связи между документами и пр.

Атрибутивная часть поискового запроса позволяет определить:

Набор атрибутов для карточек различных типов, включённых в поисковый запрос.
Условия отбора для каждого атрибута запроса. Набор возможных условий зависит от типа поля. Например: «равно», «содержит» и пр. – для строки; «больше», «не равно» и пр. – для числа.

В качестве атрибута может быть указано значение поля (для поля «Фамилия» – значение «Иванов») или поисковое слово (для поля «Дата исполнения» – «сегодня +2»). И значение, и поисковое слово могут выступать переменным параметром, то есть не фиксироваться жестко в запросе; тогда пользователю необходимо будет заполнять поле при каждом выполнении поиска.

Если заданы несколько условий атрибутивного и полнотекстового поиска, то их можно группировать при помощи логических операторов «И» / «ИЛИ».

Конструктор Docsvision предоставляет инструменты для тонкой настройки сложных, многофакторных отборов результатов поисковой выдачи, в том числе можно создавать запросы с объединением нескольких наборов атрибутов для различных типов карточек, включённых в поисковый запрос.

Полнотекстовая часть поискового запроса позволяет указать следующие условия:

Где искать? В теле документа, в названии, в атрибутах карточек.
В каких файлах искать? По дате создания, размерам, расширениям.
Искать в архиве и в «корзине» удалённых объектов?
Показывать в результатах поиска связанные карточки и карточки, принадлежащие к общей теме?

Конструктор поисковых фильтров также позволяет настраивать визуальную форму (дизайн) для ввода параметров поискового запроса.

В маршрутах обработки документа или задания поисковый запрос можно добавить в качестве автоматического этапа (шага), например, для поиска дублей документа, если он уже есть в системе, не только по его номеру, но и по косвенным признакам. Так в бизнес-логике следует группировать заявки в одно задание, например, если клиент любит досылать уточнения к заказу отдельными письмами, каждое из которых в базовом процессе создавало бы новое задание для менеджера.

Поисковый запрос может участвовать в компонентах приложения, в которых требуется отобразить актуальный список документов, соответствующих указанным условиям в определённый момент времени. Например, запрос можно использовать в качестве параметра функции получения перечня объектов для последующей обработки в ходе бизнес-процесса.

Использование поисковых запросов также применяется в формировании выборки данных для построения отчётов. Например, можно реализовать такой сквозной сценарий:

Настроить виртуальную папку в Docsvision, связав с ней поисковый запрос и представление.
Сформировать отчёт и выгрузить его (в формате .xls, .csv и др.) в локальную папку или сразу во внешний сервис, если настроена такая интеграция.
Данные из отчёта могут забираться для дальнейшей обработки в системах бизнес-аналитики или сервисах визуализации: Yandex DataLens, Power BI, Tableau и др.

Единые инструменты поиска – полнотекстового и атрибутивного – позволяют в результатах обработки одного поискового запроса собрать необходимый пул документов. Помимо упрощения использования системы это позволят формировать сложные выборки для анализа и извлечения знаний из информации, накопленной в системе.