По каким параметрам выбрать ECM/BPM-систему для территориально распределённой организации?

Ирина Чеча
3 октября 2022
Статьи

В выборе ИТ-решений руководители проектов по внедрению и развитию ECM/BPM-систем в корпорациях ставят на первое место масштабируемость и дружелюбный интерфейс. Также они внимательно изучают возможности встраивания нового решения в ИТ-ландшафт организации.

ИТ-лидеры, выбирая систему, опираются на технологический стек и желание сделать продукт комфортным для бизнес-пользователей. А когда потребности меняются – ИТ-система должна эволюционировать вместе с ними. Для этого она должна соответствовать ряду параметров: масштабируемость, гибкость, настраиваемый web-интерфейс, возможности интеграции, поддержка ЮЗДО и др.

Платформа Docsvision отвечает этим требованиям. В организациях она становится ИТ-инструментом для автоматизации различных внутренних процессов. Например, компания ЦФТ перевела на безбумажные рельсы порядка 20 бизнес-процессов, а в системе корпорации «ВОЛМА» настроено больше 23 сценариев. РКЦ «Прогресс» добавляет решения для новых контуров задач в виде подсистем (Канцелярия, Договоры, Служебные записки и т.д.), которые работают в едином интерфейсе, привычном пользователю. Банк SEB помимо базовых сценариев работы с документами использует специальное решение на базе Docsvision для автоматизации рассмотрения заявок на транши. А ГУП «Петербургский метрополитен» объединил свои ИТ-системы в интеграционный контур, связавший SAP, Docsvision, «1С:MDM» и «Босс-кадровик», которые подключены к централизованной системе управления НСИ, в Единое информационное пространство для обмена данными. Компании, которые сами активно развиваются и сталкиваются с новыми бизнес-вызовами, ожидают, что корпоративные системы обеспечат возможность непрерывного улучшения и расширения функциональности.

В этой статье мы рассмотрим ряд технологических особенностей платформы Docsvision. Архитектура системы определяет её возможность масштабироваться и встраиваться в корпоративную инфраструктуру.

Архитектура Docsvision – нет предела совершенству

Архитектура платформы Docsvision имеет 3-уровневую структуру, где ни один блок не является монолитным, а представляет из себя набор независимых сервисов. Если в системе растёт нагрузка на один из её узлов, то эту часть можно точечно масштабировать. Такой подход повышает отказоустойчивость – отказ одного узла системы не приводит к тотальному отключению всей системы.

Команда разработки совершенствует архитектуру платформы Docsvision с каждым релизом, чтобы поддерживать высокие требования к масштабируемости и отказоустойчивости. Для этого команда внимательно изучает технологические тренды, проектный опыт, чтобы предвосхищать ожидания.

Docsvision предоставляет возможность расширить узкие места в работе с базами данных. Сервер Docsvision по заложенным алгоритмам распределяет нагрузку между узлами кластера БД на базе СУБД MS SQL Server, PostgreSQL, Postgres Pro. В результате повышается отказоустойчивость системы.

Docsvision организует централизованный кэш на базе технологий Redis для работы со всеми БД. Он снижает число запросов к БД. Этот узел может быть переопределён под требования уже сформированной ИТ-инфраструктуры на предприятии.

Иерархическое файловое хранение позволяет управлять данными, которые копятся в системе при её длительной эксплуатации, а также стоимостью их хранения. Файлы можно вынести за пределы БД в хранилище, структурировать контент по размерам, логическим блокам – всё это удобно перемещать, копировать, управлять. Такой подход помогает избежать ситуации, когда данных накапливается много, и под них создаётся новая БД, требующая обслуживания, копирования, восстановления.

Архитектура Docsvision развивается как сервисная. На каждом уровне есть инструменты для расширения масштабируемости системы.

Интеграция систем для удобной работы пользователей

Платформа Docsvision содержит описанный API и шлюзы, которые позволяют интегрировать ECM/BPM-систему с другими корпоративными сервисами. Все объекты имеют xml-структуру и могут быть выгружены и загружены штатными средствами.

Например, шлюз к SAP позволяет использовать Docsvision как хранилище электронных документов, на которые ссылаются бизнес-объекты из учётной системы. Рабочий процесс для пользователей при этом не меняется, так как не требуется переходить в другую ИТ-систему.

Возможности по настройке web-интерфейса Docsvision

Web-интерфейсы уже давно стали стандартом в ИТ для предоставления доступа к корпоративным системам. Они привычны пользователям и соответствуют требованиям политики импортозамещения. Web-клиент Docsvision активно развивается. Например, полнотекстовый поиск дополнен фасетным поиском, который позволяет задавать дополнительные фильтры в уже сформированной выборке документов. Доступны разнообразные инструменты для настройки кастомного интерфейса под пользователя.

Сегодня web-клиент Docsvision – это платформа, где каждый элемент можно настроить, перейти от Outlook-подобных интерфейсам к любому удобному формату. При этом можно настроить разные интерфейсы для отдельного пользователя, для группы, для роли, для всей компании.

Пример настройки web-интерфейса Docsvision в стиле портала Госуслуг

Вместо заключения

Чтобы сравнить две ECM-системы, необходимо изучить не только функциональность, доступную пользователям и администраторам, ещё большее внимание следует уделить технологиям в основе системы. И уже с пониманием, как устроен двигатель, выбирать свою машину. Удачных проектов!

СЭД, ECM, BPM или CSP? →