Модуль потокового ввода
Модуль потокового ввода Docsvision обеспечивает массовый ввод документов в систему с помощью потоковых документ-сканеров.
Областью применения модуля являются задачи ввода большого количества документов со сканера с привязкой результатов сканирования либо к уже имеющимся в системе регистрационным карточкам документов либо к вновь создаваемым карточкам для последующей регистрации.
Модуль потокового ввода поддерживает работу со штрихкодом, нанесённым на документ для его идентификации, файлами сканированных изображений (в т.ч. со слоем распознанного текста, например, searchable PDF), и c отдельными файлами распознанного текста. Наличие штрихкода необязательно, но если он используется, то можно автоматически связывать результат сканирования с регистрационной карточкой соответствующего документа.
Использование модуля потокового ввода позволяет повысить оперативность ввода и регистрации, снизить затраты и уменьшить количество ошибок человеческого фактора, которые происходят при ручной регистрации.
Модуль потокового ввода Docsvision успешно прошёл тестирование под нагрузкой в 1 000 одновременно загружаемых документов.
Модуль используется совместно со сканерами и специализированным ПО распознавания графических файлов. Взаимодействие с ними осуществляется через экспорт-импорт файлов. Модуль совместим с российскими и иностранными сервисами: система потокового распознавания Soica, продукты ABBYY и т.д.
Потоковый ввод документов. Схема использования модуля в решении Docsvision.
Модуль полностью универсален и может быть настроен на совместную работу с любым сканером и ПО распознавания документов. Многообразие типов распознаваемого контента и гибкость настроек зависит от выбранного программного продукта, например, комплекс решений ABBYY разделяет анализ изображения на отдельные сервисы:
- ABBYY Scan Station (разделение потока на документы, в т.ч. по штрихкоду);
- ABBYY Recognition Server (дополнительно – распознавание текста);
- ABBYY FlexiCapture (дополнительно – распознавание форм).
Технически модуль выполняет следующие функции:
- Обнаружение файлов документов в папках файловой системы и их идентификация по имени файла.
- Обнаружение или создание соответствующих карточек документов СЭД и прикрепление к ним файлов документов:
- К заранее созданным карточкам, используя идентификацию по штрих-коду;
- К автоматически создаваемым карточкам.
- При создании и заполнении карточек, в зависимости от обнаруженных файлов и от настроек модуля к карточке в зависимости от настроек могут прикрепляться:
- Файл изображения (в т.ч. с дополнительным слоем распознанного текста);
- Файл распознанного текста (неструктурированный текстовый документ или XML).
- Заполняются атрибуты карточки на основании имени файла и/или распознанного структурированного текста (XML).
- Ведение журнала работы модуля.
- Уведомление пользователя о ключевых событиях в работе модуля.
- Настройка процесса на особенности используемого сканера или ПО распознавания.
Схема бизнес-процесса потокового ввода Docsvision.
Карточка настройки процесса потокового ввода в Docsvision.
Работа со структурированными документами, распознаваемыми в формате XML, как правило, требует проектного решения по настройке форм и в данной версии модуля не поддерживается. Интегрировать сканированные XML – документы с Docsvision можно используя стандартные функции бизнес-процесса и специально разработанные скрипты.
Оцифровка бумажных архивов
Самая востребованная бизнес-задача, для решения которой подключается Модуль потокового ввода – ретроконверсия накопленных бумажных архивов в систему электронного документооборота. Оцифровка документов во много раз повышает оперативность работы с архивом и обеспечивает лучшую сохранность бумажных экземпляров (при наличии цифровой копии исчезает необходимость обращаться к оригиналу).
С помощью Модуля потокового ввода можно быстро перевести в электронный вид даже большие объёмы бумажных документов, с минимальным количеством ошибок в сравнении с методом ручного ввода. Активно модуль применяется в решениях по формированию Электронного архива документов организации, потому что позволяет загружать и распознавать не только распространённые формы документов – договоры, заявления, счета и акты – но и чертежи, конструкторскую, техническую документацию и др. Модуль потокового ввода поддерживает все этапы задач массовой загрузки и оцифровки бумажных документов: от первоначального формирования архива в электронном виде до автоматизации процессов наполнения хранилища в операционной деятельности предприятия.
Передача данных в Общий центр обслуживания
Другой частый бизнес-сценарий характерен для организации с большим числом филиалов и одним Общим центром обслуживания. Например, операторы в фронт-офисах в течение дня принимают от клиентов несколько десятков или сотен заявлений, которые необходимо направить в центральный офис. На бланках заявлений по разным тематикам можно разместить разные штрихкоды, а в конце рабочего дня просто положить документы несортированной стопкой в документ-сканер: система отсканирует заявления, распознает штрихкоды и автоматически перенаправит в правильные подразделения для дальнейшей верификации и обработки.
Посмотреть примеры более сложной реализации этого сценария можно в решениях Договорной документооборот с контрагентами и Кадровый электронный документооборот. В этих решениях за счёт дополнительной интеграции со узкоспециализированными программами (ЭДО или кадровая учётная система) данные автоматически передаются не только Docsvision, но и во все связанные с процессом сервисы.
Автоматическая обработка первичных бухгалтерских документов
Аналогично можно решить задачу обработки большого объёма бухгалтерской «первички», например, такой сценарий реализован в специализированном решении Архив бухгалтерских документов.
Для ускорения процесса регистраторы могут создавать на каждый входящий документ регистрационную карточку и печатать штрихкод на специальном листе-разделителе, прикладываемом к документу. Потом загрузить в документ-сканер всю пачку документов и просканировать их за один раз. По листу-разделителю система определит, где завершился один комплект документов и начался следующий, автоматически свяжет первичные бухгалтерские документы с советующими карточками договоров, добавит к пакету документов по сделке. Если настроена интеграция с внешними учётными системами (1С, SAP и др.), то данные из Docsvision сразу будут переданы и в эту систему.
Модуль потокового ввода 5.2
В документации описаны не только функции модуля и возможности настройки, но и в целом решение по организации потокового ввода, начиная со сканирования и распознавания (со ссылками на документацию по документ-сканерам Canon и ПО распознавания ABBYY, совместимость с которыми тестировалась и гарантируется компанией ДоксВижн).
Интеграция со сканерами
Cовместно с компанией «НойХаус Груп», официальным дистрибьютором PFU Imaging Solutions GmBH в России, было проведено тестирование сканеров Fujitsu и системы Docsvision в сценариях совместного использования. В результате испытаний подтверждено, что использование документ-сканеров Fujitsu может быть рекомендовано для потокового ввода документов в СЭД Docsvision.
Для средних и крупных организаций в сценариях потокового ввода совместно с модулем потокового ввода Docsvision рекомендуется использование промышленных производительных сканеров серии Fi.
При необходимости использования модуля со сканерами и ПО других производителей можно реализовать программную доработку для обеспечения полноценной интеграции с оборудованием для потокового ввода.
Клиенты Docsvision в течение действия пакета обновлений могут обратиться в службу технической поддержки для консультации или решения технических вопросов, а также получения доступа к документации более ранних версий компонентов платформы.